PAGE物料存卡管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物料管理，規(guī)范物料存卡的使用與管理，確保物料信息準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，保障生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及物料存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)的部門和崗位，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量控制部門等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：物料存卡記錄應(yīng)與實(shí)際物料情況完全相符，確保數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。2.及時(shí)性原則：物料出入庫等變動(dòng)信息應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地記錄在存卡上，不得延誤。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和流程填寫物料存卡，保證其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。4.保密性原則：物料存卡中的信息屬于公司商業(yè)機(jī)密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。二、物料存卡的設(shè)置與管理（一）物料存卡的格式與內(nèi)容1.物料存卡應(yīng)包含以下基本信息：物料編碼、物料名稱、規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位、庫存數(shù)量、出入庫記錄（日期、憑證號(hào)、出入庫數(shù)量、經(jīng)手人等）、結(jié)存數(shù)量、備注等。2.格式應(yīng)統(tǒng)一、清晰，便于填寫、查閱和存檔。（二）物料編碼規(guī)則1.公司采用[具體編碼規(guī)則名稱]作為物料編碼體系，確保每個(gè)物料都有唯一的編碼。2.物料編碼應(yīng)涵蓋物料的類別、屬性、規(guī)格等關(guān)鍵信息，便于快速識(shí)別和管理。（三）物料存卡的建立與發(fā)放1.倉庫管理部門根據(jù)物料采購入庫情況，在物料到達(dá)倉庫后及時(shí)建立相應(yīng)的物料存卡。2.物料存卡應(yīng)發(fā)放至相關(guān)崗位，如倉庫管理員、生產(chǎn)領(lǐng)料員等，確保其能夠及時(shí)獲取物料信息。（四）物料存卡的存放位置1.物料存卡應(yīng)存放在物料存放區(qū)域附近，便于隨時(shí)查閱和更新。2.對(duì)于貴重物料或特殊物料，可單獨(dú)設(shè)置存卡存放地點(diǎn)，并采取必要的安全防護(hù)措施。三、物料出入庫管理（一）入庫管理1.采購部門在物料采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)通知倉庫管理部門做好入庫準(zhǔn)備。2.物料到貨時(shí)，倉庫管理員應(yīng)依據(jù)采購訂單、送貨單等憑證，對(duì)物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。3.核對(duì)無誤后，倉庫管理員在物料存卡上記錄入庫日期、憑證號(hào)、入庫數(shù)量、經(jīng)手人等信息，并更新庫存數(shù)量。4.對(duì)于驗(yàn)收不合格的物料，應(yīng)及時(shí)通知采購部門處理，并在物料存卡上注明“不合格”字樣及相關(guān)處理情況。（二）出庫管理1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃填寫領(lǐng)料單，注明所需物料的編碼、名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.領(lǐng)料單經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，交倉庫管理部門。3.倉庫管理員依據(jù)領(lǐng)料單，在物料存卡上記錄出庫日期、憑證號(hào)、出庫數(shù)量、經(jīng)手人等信息，并更新庫存數(shù)量。4.對(duì)于限額領(lǐng)料的物料，倉庫管理員應(yīng)嚴(yán)格按照限額控制發(fā)放數(shù)量，并在物料存卡上進(jìn)行相應(yīng)標(biāo)注。5.銷售部門發(fā)貨時(shí)，倉庫管理部門按照銷售訂單辦理出庫手續(xù)，同樣在物料存卡上做好記錄。四、物料存卡的盤點(diǎn)與核對(duì)（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.倉庫管理部門應(yīng)制定年度、季度和月度物料盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、時(shí)間、人員安排等。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知相關(guān)部門和人員，確保盤點(diǎn)工作順利進(jìn)行。（二）盤點(diǎn)方法1.采用實(shí)地盤點(diǎn)法，對(duì)物料的實(shí)際數(shù)量進(jìn)行逐一清點(diǎn)。2.在盤點(diǎn)過程中，應(yīng)同時(shí)核對(duì)物料存卡記錄與實(shí)際物料情況是否一致。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理員應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果，包括盤盈、盤虧數(shù)量及原因分析等。2.對(duì)于盤盈、盤虧的物料，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果調(diào)整物料存卡記錄，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確無誤。（四）賬實(shí)核對(duì)1.定期（每月至少一次）進(jìn)行物料存卡記錄與財(cái)務(wù)賬目之間的核對(duì)，確保賬實(shí)相符。2.如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整和記錄更新。五、物料存卡的變更與注銷（一）變更管理1.當(dāng)物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、計(jì)量單位等信息發(fā)生變更時(shí)，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)更新物料存卡上的相應(yīng)信息。2.變更信息應(yīng)注明變更日期、變更原因及相關(guān)依據(jù)，并確保所有相關(guān)崗位的物料存卡信息同步更新。（二）注銷管理1.物料報(bào)廢、丟失、調(diào)出公司等情況發(fā)生時(shí)，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)注銷相應(yīng)的物料存卡。2.注銷的物料存卡應(yīng)妥善保存，以備查閱和審計(jì)。六、物料存卡信息的查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.公司內(nèi)部相關(guān)人員根據(jù)工作需要，經(jīng)授權(quán)后可查詢物料存卡信息。2.授權(quán)應(yīng)明確查詢范圍、查詢方式等，確保信息安全。（二）信息使用1.物料存卡信息主要用于物料管理、生產(chǎn)安排、成本核算、質(zhì)量控制等工作。2.使用人員應(yīng)按照規(guī)定的用途和流程使用物料存卡信息，不得擅自篡改或泄露。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)物料存卡管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.倉庫管理部門應(yīng)定期對(duì)本部門物料存卡管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問題。（二）考核機(jī)制1.建立物料存卡管理工作考核機(jī)制，對(duì)相關(guān)部門和人員的工作進(jìn)行量化考核。2.考核內(nèi)容包括物料存卡記錄的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、規(guī)范性，盤點(diǎn)工作的完成情況，賬實(shí)相符情況等。3.對(duì)于考核結(jié)果優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于違反制度規(guī)定的進(jìn)行相應(yīng)處罰。八、附則（