PAGE行政值班工作規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政值班管理，確保公司行政工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，及時處理各類突發(fā)事件和緊急情況，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體行政值班人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保值班工作合法合規(guī)。2.堅(jiān)守崗位，認(rèn)真履行職責(zé)，及時、準(zhǔn)確地處理各類事務(wù)。3.保持通訊暢通，確保信息傳遞及時、有效。4.注重協(xié)作配合，與各部門密切溝通，共同做好公司整體運(yùn)營保障工作。二、值班安排（一）值班人員構(gòu)成行政值班人員由公司各部門輪流選派，包括但不限于行政部、財(cái)務(wù)部、人力資源部、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員。（二）值班周期實(shí)行[具體周期，如每周一輪值]的值班制度，確保公司每天都有行政值班人員在崗。（三）值班時間值班時間為[具體時間段，如工作日的8:0017:00]，如有特殊情況需調(diào)整值班時間，應(yīng)提前通知相關(guān)部門和人員。（四）值班人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)接聽公司電話，接待來訪人員，做好記錄并及時傳達(dá)相關(guān)信息。2.對公司辦公區(qū)域進(jìn)行巡查，檢查門窗、水電、消防等設(shè)施設(shè)備是否正常，發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)告并協(xié)助處理。3.處理一般性行政事務(wù)，如文件收發(fā)、蓋章登記等，緊急事務(wù)及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。4.協(xié)助處理突發(fā)事件和緊急情況，按照應(yīng)急預(yù)案采取相應(yīng)措施，并及時通知相關(guān)部門和人員。5.填寫值班記錄，詳細(xì)記錄值班期間的工作情況、突發(fā)事件處理過程等，值班結(jié)束后將值班記錄交至行政部存檔。三、值班流程（一）值班前準(zhǔn)備1.提前了解當(dāng)天公司的重要工作安排和可能出現(xiàn)的情況，熟悉應(yīng)急預(yù)案。2.檢查值班所需的辦公用品，如電話、電腦、文件資料等是否齊全、正常。3.準(zhǔn)時到達(dá)值班崗位，做好值班準(zhǔn)備工作。（二）值班期間工作1.接聽電話禮貌接聽，使用規(guī)范用語，如“您好，[公司名稱]行政值班”。認(rèn)真記錄來電內(nèi)容，包括來電時間、來電人姓名、單位、聯(lián)系電話、事項(xiàng)等。對于一般性問題，能當(dāng)場解答的及時給予答復(fù)；不能當(dāng)場解答的，告知對方會及時轉(zhuǎn)達(dá)相關(guān)部門或人員，并在規(guī)定時間內(nèi)回復(fù)。2.接待來訪熱情接待來訪人員，詢問來訪事由。引導(dǎo)來訪人員到相應(yīng)的接待區(qū)域，為其提供必要的服務(wù)，如茶水等。詳細(xì)記錄來訪人員的信息和來訪事項(xiàng)，及時通知相關(guān)部門或人員，并協(xié)助安排會見。3.巡查工作按照規(guī)定的巡查路線和時間間隔，對公司辦公區(qū)域進(jìn)行巡查。重點(diǎn)檢查門窗是否關(guān)閉、水電設(shè)施是否正常、消防器材是否完好、有無安全隱患等。發(fā)現(xiàn)問題及時拍照記錄，并填寫巡查記錄表。對于一般性問題，能自行處理的立即處理；對于重大問題或難以處理的問題，及時報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，并采取臨時防范措施。4.行政事務(wù)處理及時處理各類文件收發(fā)，按照文件類別進(jìn)行登記、編號、傳閱、歸檔等操作。對于需要蓋章的文件，嚴(yán)格按照公司印章管理制度進(jìn)行審核和蓋章登記，確保手續(xù)齊全、規(guī)范。處理其他一般性行政事務(wù)，如辦公用品領(lǐng)用登記、會議室預(yù)約等，確保工作有序進(jìn)行。5.突發(fā)事件處理接到突發(fā)事件報(bào)告后，立即啟動應(yīng)急預(yù)案。按照預(yù)案要求，迅速采取相應(yīng)措施，如組織人員疏散、保護(hù)現(xiàn)場、通知相關(guān)部門和人員等。及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)事件進(jìn)展情況，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示協(xié)調(diào)各方力量進(jìn)行處理。事件處理完畢后，詳細(xì)記錄事件發(fā)生的時間、地點(diǎn)、經(jīng)過、處理結(jié)果等信息，并形成書面報(bào)告交至行政部存檔。（三）值班交接1.值班結(jié)束前，整理好當(dāng)天的文件資料，將未處理完的事項(xiàng)詳細(xì)記錄在值班交接本上，并向接班人員交接清楚。2.與接班人員共同巡查辦公區(qū)域，確認(rèn)各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備正常，無異常情況后進(jìn)行簽字交接。3.將值班記錄、巡查記錄表等相關(guān)資料交至行政部存檔。四、信息傳遞與溝通（一）內(nèi)部溝通1.值班人員在處理事務(wù)過程中，如遇涉及多個部門的問題，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保信息共享，共同解決問題。2.對于突發(fā)事件和緊急情況，要按照應(yīng)急預(yù)案規(guī)定的流程及時通知相關(guān)部門和人員，如公司領(lǐng)導(dǎo)、安全管理部門、技術(shù)支持部門等，并保持密切溝通，隨時匯報(bào)事件進(jìn)展情況。3.定期召開行政值班工作交流會，分享值班經(jīng)驗(yàn)和遇到的問題，加強(qiáng)值班人員之間的溝通與協(xié)作。（二）外部溝通1.值班人員在接待來訪人員和接聽電話過程中，要保持禮貌、專業(yè)的態(tài)度，準(zhǔn)確傳達(dá)公司信息，維護(hù)公司良好形象。2.對于外部單位的來電、來函等，要及時登記并按照規(guī)定流程進(jìn)行處理，需要回復(fù)的要在規(guī)定時間內(nèi)給予準(zhǔn)確、恰當(dāng)?shù)幕貜?fù)。3.涉及公司重要業(yè)務(wù)或敏感信息的溝通，要嚴(yán)格遵守公司保密制度，確保信息安全。五、應(yīng)急處理（一）應(yīng)急預(yù)案制定公司應(yīng)制定完善的行政值班應(yīng)急預(yù)案，明確各類突發(fā)事件和緊急情況的應(yīng)急處理流程、責(zé)任分工、資源調(diào)配等內(nèi)容。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行修訂和演練，確保其有效性和可操作性。（二）應(yīng)急處理流程1.突發(fā)事件發(fā)生后，值班人員應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，并按照預(yù)案規(guī)定的流程進(jìn)行處理。2.首先要確保人員安全，及時組織疏散、救援等工作；同時保護(hù)好現(xiàn)場，以便后續(xù)進(jìn)行調(diào)查和處理。3.迅速通知相關(guān)部門和人員，如公司領(lǐng)導(dǎo)、安全管理部門、技術(shù)支持部門、消防部門、公安部門等，并及時匯報(bào)事件進(jìn)展情況。4.根據(jù)事件性質(zhì)和嚴(yán)重程度，采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，如搶險救災(zāi)、設(shè)備搶修、信息發(fā)布等，盡量減少損失和影響。5.在應(yīng)急處理過程中，要做好記錄工作，包括事件發(fā)生的時間、地點(diǎn)、經(jīng)過、處理措施、人員傷亡情況等，為后續(xù)的總結(jié)分析和改進(jìn)工作提供依據(jù)。（三）后續(xù)跟進(jìn)1.事件處理完畢后，值班人員要及時對事件進(jìn)行總結(jié)分析，評估應(yīng)急處理措施的有效性，提出改進(jìn)建議。2.協(xié)助相關(guān)部門做好事故調(diào)查、原因分析等工作，配合公司進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定和處理。3.對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂和完善，針對事件處理過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時調(diào)整應(yīng)急預(yù)案的相關(guān)內(nèi)容，提高應(yīng)急預(yù)案的科學(xué)性和實(shí)用性。六、值班紀(jì)律與考核（一）值班紀(jì)律1.值班人員必須嚴(yán)格遵守值班時間，不得遲到、早退、曠工，如有特殊情況需要請假，應(yīng)提前向行政部申請并安排好替班人員。2.堅(jiān)守崗位，不得擅自離崗、脫崗，嚴(yán)禁在值班期間從事與值班工作無關(guān)的事情，如玩游戲、看電視、睡覺等。3.嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露公司機(jī)密信息和敏感數(shù)據(jù)。4.認(rèn)真履行職責(zé)，對值班期間發(fā)生的各類事務(wù)要及時、準(zhǔn)確地處理，不得推諉、拖延。5.保持通訊暢通，確保能夠及時接收和傳達(dá)信息。值班人員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至正常狀態(tài)，不得關(guān)機(jī)或設(shè)置靜音，如有特殊情況需要調(diào)整通訊方式，應(yīng)提前向行政部報(bào)告。（二）考核辦法1.行政部負(fù)責(zé)對值班人員的工作情況進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括值班紀(jì)律執(zhí)行情況、職責(zé)履行情況、突發(fā)事件處理能力等。2.考核方式采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，定期檢查每周進(jìn)行一次，不定期抽查根據(jù)實(shí)際情況隨時進(jìn)行。3.考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于考核優(yōu)秀的值班人員，給予適當(dāng)?shù)莫剟?，如表彰、獎金等；對于考核不合格的值班人員，進(jìn)行批評教育，并根據(jù)情節(jié)輕重