PAGE行政事務(wù)提醒制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，提高工作效率，確保各項(xiàng)行政工作按時(shí)、準(zhǔn)確完成，避免因疏忽或遺忘導(dǎo)致工作延誤或失誤，特制定本行政事務(wù)提醒制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括各部門(mén)、各崗位涉及行政事務(wù)處理的相關(guān)人員。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：提醒信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保接收者能夠清楚了解所提醒的行政事務(wù)內(nèi)容、要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.及時(shí)性原則：根據(jù)行政事務(wù)的重要程度和時(shí)間要求，及時(shí)發(fā)出提醒，避免因提醒不及時(shí)而影響工作進(jìn)展。3.責(zé)任明確原則：明確提醒者和接收者的責(zé)任，確保行政事務(wù)得到有效跟進(jìn)和處理。二、提醒內(nèi)容及方式（一）提醒內(nèi)容1.會(huì)議安排提醒：包括會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等信息。2.文件提交提醒：提醒相關(guān)人員按時(shí)提交各類(lèi)行政文件，如報(bào)告、報(bào)表、申請(qǐng)等，并明確文件的格式、內(nèi)容要求和提交截止日期。3.工作任務(wù)提醒：針對(duì)各項(xiàng)行政工作任務(wù)，提醒責(zé)任人工作內(nèi)容、完成標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間要求等，確保工作按計(jì)劃推進(jìn)。4.重要事項(xiàng)提醒：如公司重大活動(dòng)、節(jié)假日安排、行政規(guī)章制度更新等重要信息的提醒。（二）提醒方式1.郵件提醒：通過(guò)公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)發(fā)送提醒信息，郵件主題應(yīng)明確提醒事項(xiàng)，正文詳細(xì)說(shuō)明提醒內(nèi)容和要求。2.即時(shí)通訊工具提醒：利用公司常用的即時(shí)通訊工具，如企業(yè)微信、釘釘?shù)?，發(fā)送提醒消息。提醒消息應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，必要時(shí)可附上相關(guān)文件或鏈接。3.手機(jī)短信提醒：對(duì)于重要且緊急的行政事務(wù)，可通過(guò)手機(jī)短信發(fā)送提醒，但應(yīng)確保短信內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范，避免引起誤解。4.當(dāng)面提醒：對(duì)于一些重要或復(fù)雜的行政事務(wù)，提醒者可與接收者進(jìn)行當(dāng)面溝通，確保接收者清楚了解提醒內(nèi)容，并解答其疑問(wèn)。三、提醒流程（一）提醒發(fā)起1.行政事務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)工作安排和時(shí)間要求，確定需要提醒的事項(xiàng)，并填寫(xiě)《行政事務(wù)提醒申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明提醒事項(xiàng)的內(nèi)容、提醒對(duì)象、提醒時(shí)間、提醒方式等信息。2.《行政事務(wù)提醒申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門(mén)。（二）提醒審核行政部門(mén)收到《行政事務(wù)提醒申請(qǐng)表》后，對(duì)提醒事項(xiàng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括提醒信息的準(zhǔn)確性、完整性、合理性以及提醒方式的適用性等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與提醒發(fā)起部門(mén)溝通并進(jìn)行修改。（三）提醒發(fā)送經(jīng)審核通過(guò)的提醒信息，由行政部門(mén)按照預(yù)定的提醒方式及時(shí)發(fā)送給相關(guān)人員。發(fā)送后，行政部門(mén)應(yīng)記錄提醒發(fā)送的時(shí)間、方式、接收人員等信息，以便跟蹤和查詢(xún)。（四）提醒跟進(jìn)1.接收提醒的人員應(yīng)及時(shí)查看提醒信息，并按照要求進(jìn)行相應(yīng)的行政事務(wù)處理。如對(duì)提醒內(nèi)容有疑問(wèn)或異議，應(yīng)及時(shí)與提醒發(fā)起部門(mén)或行政部門(mén)溝通。2.提醒發(fā)起部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)提醒事項(xiàng)的處理情況進(jìn)行跟進(jìn)，確保行政事務(wù)按時(shí)、高質(zhì)量完成。對(duì)于未能按時(shí)完成的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行督促和協(xié)調(diào)。（五）提醒記錄與存檔行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)所有行政事務(wù)提醒進(jìn)行記錄和存檔，建立《行政事務(wù)提醒臺(tái)賬》。臺(tái)賬應(yīng)詳細(xì)記錄提醒事項(xiàng)的編號(hào)、提醒內(nèi)容、提醒對(duì)象、提醒時(shí)間、提醒方式、處理情況等信息，以便查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析。四、會(huì)議安排提醒規(guī)范（一）會(huì)議計(jì)劃制定1.各部門(mén)應(yīng)提前制定本部門(mén)的會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議的主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等信息，并提交至行政部門(mén)匯總。2.行政部門(mén)根據(jù)各部門(mén)的會(huì)議計(jì)劃，結(jié)合公司整體工作安排，制定公司月度會(huì)議計(jì)劃，并發(fā)布至全體員工。（二）會(huì)議通知發(fā)送1.行政部門(mén)應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前[X]個(gè)工作日，按照預(yù)定的提醒方式向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知。會(huì)議通知應(yīng)包含會(huì)議的詳細(xì)信息，如會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、會(huì)議要求等。2.對(duì)于重要會(huì)議，行政部門(mén)可提前電話(huà)或當(dāng)面提醒參會(huì)人員，確保其按時(shí)參加會(huì)議。（三）會(huì)議提醒跟進(jìn)1.在會(huì)議召開(kāi)前[X]小時(shí)，行政部門(mén)再次向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議提醒，提醒其會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)等信息，確保參會(huì)人員不會(huì)忘記。2.會(huì)議開(kāi)始前，行政部門(mén)應(yīng)檢查參會(huì)人員的簽到情況，對(duì)于未按時(shí)參會(huì)的人員，及時(shí)進(jìn)行電話(huà)或短信提醒，了解其原因，并根據(jù)情況進(jìn)行相應(yīng)的處理。五、文件提交提醒規(guī)范（一）文件提交計(jì)劃制定1.行政部門(mén)根據(jù)公司各項(xiàng)行政工作的要求，制定文件提交計(jì)劃，明確各類(lèi)文件的提交時(shí)間、提交對(duì)象、文件格式和內(nèi)容要求等信息，并發(fā)布至相關(guān)部門(mén)和人員。2.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)文件提交計(jì)劃，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件的準(zhǔn)備和提交工作，確保文件按時(shí)、準(zhǔn)確提交。（二）文件提交提醒發(fā)送1.行政部門(mén)應(yīng)在文件提交截止日期前[X]個(gè)工作日，按照預(yù)定的提醒方式向相關(guān)人員發(fā)送文件提交提醒。提醒內(nèi)容應(yīng)包括文件的名稱(chēng)、提交截止日期、文件格式和內(nèi)容要求等。2.對(duì)于重要文件或緊急文件，行政部門(mén)可提前電話(huà)或當(dāng)面提醒相關(guān)人員，確保其按時(shí)提交文件。（三）文件提交跟進(jìn)1.在文件提交截止日期前，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)文件提交情況，對(duì)于未按時(shí)提交的人員，及時(shí)進(jìn)行電話(huà)或短信提醒，了解其原因，并督促其盡快提交文件。2.行政部門(mén)收到文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核和登記，并將審核結(jié)果反饋給提交部門(mén)和人員。對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)及時(shí)通知提交部門(mén)和人員進(jìn)行修改和重新提交。六、工作任務(wù)提醒規(guī)范（一）工作任務(wù)分解與分配1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和本部門(mén)工作目標(biāo)，將各項(xiàng)行政工作任務(wù)進(jìn)行分解，并分配給具體的責(zé)任人。2.工作任務(wù)分配應(yīng)明確任務(wù)的內(nèi)容、完成標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間要求、質(zhì)量要求等信息，并填寫(xiě)《行政工作任務(wù)分配表》。（二）工作任務(wù)提醒發(fā)送1.行政部門(mén)根據(jù)《行政工作任務(wù)分配表》，在任務(wù)開(kāi)始前[X]個(gè)工作日，按照預(yù)定的提醒方式向責(zé)任人發(fā)送工作任務(wù)提醒。提醒內(nèi)容應(yīng)包括任務(wù)的詳細(xì)信息，如任務(wù)名稱(chēng)、任務(wù)內(nèi)容、完成標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間要求、質(zhì)量要求等。2.對(duì)于重要或緊急的工作任務(wù)，行政部門(mén)可提前電話(huà)或當(dāng)面提醒責(zé)任人，確保其清楚了解任務(wù)要求，并按時(shí)開(kāi)展工作。（三）工作任務(wù)跟進(jìn)1.責(zé)任人在完成工作任務(wù)過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作進(jìn)展情況。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)工作任務(wù)的完成情況進(jìn)行檢查和督促，確保工作任務(wù)按時(shí)、高質(zhì)量完成。2.行政部門(mén)對(duì)各項(xiàng)工作任務(wù)的完成情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)，對(duì)于未能按時(shí)完成的任務(wù)，及時(shí)與相關(guān)部門(mén)和責(zé)任人溝通，了解原因，并協(xié)調(diào)解決問(wèn)題。七、重要事項(xiàng)提醒規(guī)范（一）重要事項(xiàng)收集與整理1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)收集公司內(nèi)部的重要事項(xiàng)，如公司重大活動(dòng)安排、節(jié)假日安排、行政規(guī)章制度更新等，并進(jìn)行整理和分類(lèi)。2.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)送本部門(mén)涉及的重要事項(xiàng)，確保重要信息的及時(shí)收集和傳達(dá)。（二）重要事項(xiàng)提醒發(fā)送1.行政部門(mén)根據(jù)重要事項(xiàng)的性質(zhì)和時(shí)間要求，確定提醒對(duì)象和提醒方式，并在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間向相關(guān)人員發(fā)送重要事項(xiàng)提醒。2.重要事項(xiàng)提醒應(yīng)明確事項(xiàng)的內(nèi)容、時(shí)間、要求等信息，確保接收者能夠清楚了解重要事項(xiàng)的相關(guān)情況。（三）重要事項(xiàng)跟進(jìn)1.對(duì)于重要事項(xiàng)，行政部門(mén)應(yīng)跟蹤其執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與相關(guān)部門(mén)和人員溝通協(xié)調(diào)，采取措施解決問(wèn)題。2.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)重要事項(xiàng)的提醒效果進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，不斷完善重要事項(xiàng)提醒制度，提高提醒工作的準(zhǔn)確性和有效性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)行政事務(wù)提醒制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期檢查提醒信息的發(fā)送情況、接收人員的反饋情況以及行政事務(wù)的處理進(jìn)度等。2.公司設(shè)立監(jiān)督舉報(bào)郵箱和電話(huà)，鼓勵(lì)員工對(duì)行政事務(wù)提醒制度執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行舉報(bào)和反饋。行政部門(mén)對(duì)收到的舉報(bào)和反饋信息進(jìn)行及時(shí)處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報(bào)人。（二）考核辦法1.將行政事務(wù)提醒制度的執(zhí)行情況納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)提醒發(fā)起部門(mén)和接收人員的工作進(jìn)行考核。2.對(duì)于提醒發(fā)起及時(shí)、準(zhǔn)確，行政事務(wù)處理按