PAGE油卡管理制度規(guī)范最新一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司油卡的管理，確保油卡使用的合理性、安全性和透明度，有效控制公司車輛用油成本，提高資源使用效率，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展。（二）適用范圍本制度適用于公司所有配備油卡的車輛，包括公司自有車輛和租賃車輛。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保油卡管理活動合法合規(guī)。2.真實性原則：油卡使用記錄必須真實、準(zhǔn)確、完整，嚴(yán)禁虛假報賬。3.節(jié)約性原則：鼓勵合理用油，降低油耗，節(jié)約能源，減少不必要的浪費。4.安全性原則：加強油卡保管，防止丟失、被盜用，確保資金安全。二、油卡的申請與審批（一）油卡申請1.車輛使用部門根據(jù)車輛行駛里程、業(yè)務(wù)需求等情況，預(yù)估每月用油額度，填寫《油卡申請表》，詳細(xì)說明申請油卡的車輛信息、預(yù)計月用油量、申請理由等。2.申請表需由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，證明申請情況屬實且符合部門實際工作需要。（二）審批流程1.《油卡申請表》提交至行政部門，行政部門對申請信息進行初步審核，核實車輛信息及申請額度的合理性。2.審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)公司預(yù)算安排以及以往用油情況，對申請額度進行最終審批。3.財務(wù)部門審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一辦理油卡開戶及充值手續(xù)。三、油卡的發(fā)放與保管（一）油卡發(fā)放1.行政部門在油卡辦理完成并充值后，及時將油卡發(fā)放至車輛使用部門指定的專人手中。2.發(fā)放過程需填寫《油卡發(fā)放登記表》，詳細(xì)記錄油卡卡號、發(fā)放時間、領(lǐng)取人姓名、所屬車輛等信息，并由領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。（二）油卡保管1.油卡領(lǐng)取人負(fù)責(zé)油卡的日常保管，必須妥善保存，防止丟失、損壞或被盜用。2.如發(fā)現(xiàn)油卡丟失，領(lǐng)取人應(yīng)立即向行政部門報告，并協(xié)助采取掛失等措施，避免造成經(jīng)濟損失。3.禁止將油卡轉(zhuǎn)借他人使用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將追究相關(guān)人員責(zé)任。四、油卡的使用（一）使用范圍1.公司油卡僅限用于公司車輛加油，不得用于其他任何非公司車輛相關(guān)的加油消費。2.車輛在外出執(zhí)行任務(wù)過程中，如遇特殊情況需在非指定加油站加油，必須提前向行政部門報備，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用現(xiàn)金支付加油費用，并在回公司后及時辦理報銷手續(xù)。（二）加油操作規(guī)范1.車輛加油時，加油人員應(yīng)要求加油站工作人員在加油憑證上準(zhǔn)確填寫加油日期、加油量、加油金額、加油站名稱等信息，并加蓋加油站公章。2.加油完畢后，加油人員需當(dāng)場核對加油憑證與實際加油情況是否一致，如有疑問應(yīng)及時與加油站工作人員溝通解決。3.嚴(yán)禁使用油卡為私人車輛或其他無關(guān)車輛加油，嚴(yán)禁通過虛構(gòu)加油業(yè)務(wù)等方式套取油卡資金。（三）油卡使用記錄1.車輛使用部門應(yīng)建立油卡使用臺賬（可采用電子表格形式），詳細(xì)記錄每輛車每次加油的日期、加油站名稱、加油量、加油金額、行駛里程等信息。2.臺賬記錄應(yīng)及時、準(zhǔn)確，每月末由專人負(fù)責(zé)匯總統(tǒng)計，并與加油憑證進行核對，確保賬實相符。3.行政部門定期對各部門油卡使用臺賬進行檢查，核實記錄的完整性和準(zhǔn)確性。五、油卡的充值與結(jié)算（一）充值管理1.根據(jù)車輛使用部門的用油情況及油卡余額，行政部門定期統(tǒng)計各車輛油卡的剩余金額，制定油卡充值計劃。2.油卡充值金額應(yīng)根據(jù)實際需求合理確定，避免過度充值造成資金閑置或浪費。3.充值申請由行政部門填寫《油卡充值申請表》，注明充值車輛信息、充值金額、充值原因等，經(jīng)財務(wù)部門審核后進行充值操作。（二）結(jié)算流程1.每月末，車輛使用部門將當(dāng)月油卡使用臺賬及加油憑證整理成冊，提交至行政部門。2.行政部門對臺賬和憑證進行審核，確保記錄準(zhǔn)確無誤后，編制《油卡使用情況匯總表》，詳細(xì)列出每輛車當(dāng)月的加油明細(xì)及費用合計。3.《油卡使用情況匯總表》經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)匯總表及相關(guān)憑證進行賬務(wù)處理，與加油站進行費用結(jié)算，并將結(jié)算結(jié)果反饋給行政部門。4.財務(wù)部門定期對油卡使用情況進行分析，對比實際用油與預(yù)算情況，如有異常波動及時查明原因并采取相應(yīng)措施。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門負(fù)責(zé)對油卡的日常管理工作進行監(jiān)督檢查，定期檢查油卡使用臺賬、加油憑證等資料，核實油卡使用的真實性和合規(guī)性。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對油卡充值、費用結(jié)算等財務(wù)環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，確保資金使用合理、安全，賬目清晰準(zhǔn)確。3.公司審計部門定期對油卡管理情況進行審計，重點審查油卡使用的合規(guī)性、費用支出的合理性以及內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用油卡的行為，一經(jīng)查實，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.對于輕微違規(guī)行為（如加油記錄不完整、未及時報備特殊加油情況等），責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期整改，并給予警告處分。3.對于嚴(yán)重違規(guī)行為（如套取油卡資金、轉(zhuǎn)借油卡等），除追回違規(guī)所得外，并根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。七、信息管理與保密（一）信息管理1.行政部門負(fù)責(zé)建立油卡管理信息檔案，包括油卡申請表、發(fā)放登記表、充值申請表、使用臺賬、加油憑證、審計報告等相關(guān)資料，確保資料的完整性和可追溯性。2.油卡管理信息檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，以便于日后查詢和審計。（二）保密規(guī)定1.涉及油卡管理的各類信息屬于公司內(nèi)部機密，所有參與油卡管理工作的人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露給無關(guān)人員。2.嚴(yán)禁通過任何方式（如網(wǎng)絡(luò)、電話、郵件等）向外傳播油卡管理的敏感信息，防止公司利益受損。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，