PAGE規(guī)范采購業(yè)務(wù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購業(yè)務(wù)管理，規(guī)范采購流程，保障公司物資供應(yīng)，降低采購成本，提高采購效率，確保采購活動合法合規(guī)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購業(yè)務(wù)活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，不得偏袒任何供應(yīng)商，維護(hù)市場競爭的公平性。3.效益原則：在保證物資質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.誠信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，嚴(yán)格履行采購合同。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目，制定采購戰(zhàn)略和政策，監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門采購部門是公司采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行主體，負(fù)責(zé)具體采購項(xiàng)目的實(shí)施。采購部門應(yīng)根據(jù)公司需求，制定采購計(jì)劃，尋找合格供應(yīng)商，組織采購談判，簽訂采購合同，跟蹤采購進(jìn)度，驗(yàn)收采購物資等。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，支付采購款項(xiàng)，對采購成本進(jìn)行核算和控制。3.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，確保采購物資符合質(zhì)量要求。4.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)審查采購合同，提供法律咨詢和支持，確保采購合同合法合規(guī)。三、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時間等信息，并提交給采購部門。2.《采購申請表》應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后生效。（二）采購計(jì)劃制定1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合公司庫存情況和采購預(yù)算，制定采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容，并提交給采購決策委員會審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找：采購部門通過多種渠道尋找合格供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并建立供應(yīng)商信息庫管理。2.供應(yīng)商評估：采購部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。評估可采用實(shí)地考察、問卷調(diào)查、樣品測試、供應(yīng)商業(yè)績評價等方式進(jìn)行。3.供應(yīng)商選擇：采購部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.供應(yīng)商管理：采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核和評價，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作關(guān)系。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予獎勵和優(yōu)先合作機(jī)會；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時進(jìn)行整改或淘汰。（四）采購談判與合同簽訂1.采購談判：采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購物資的價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取達(dá)成雙方滿意的采購協(xié)議。2.合同簽訂：采購談判達(dá)成一致后，采購部門負(fù)責(zé)起草采購合同，并提交給法務(wù)部門審核。審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購活動的順利進(jìn)行。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購訂單下達(dá)：采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。2.采購跟蹤：采購部門定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量交付。如遇問題，應(yīng)及時采取措施解決，并向相關(guān)部門匯報。（六）采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：需求部門在采購物資到貨前，應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具、安排驗(yàn)收人員等。2.驗(yàn)收實(shí)施：采購物資到貨后，需求部門按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。驗(yàn)收合格后，需求部門填寫《采購驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)。3.驗(yàn)收結(jié)果處理：如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)問題，需求部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。對于不合格物資，應(yīng)要求供應(yīng)商及時更換或處理。如因供應(yīng)商原因?qū)е虏少徫镔Y無法按時、按質(zhì)、按量交付，采購部門應(yīng)按照采購合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（七）采購付款1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收情況，填寫《采購付款申請表》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購金額、付款方式等信息，并提交給財(cái)務(wù)部門審核。2.付款審核：財(cái)務(wù)部門對《采購付款申請表》進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收結(jié)果、發(fā)票真實(shí)性等方面。審核通過后，由財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。3.付款方式：采購付款方式應(yīng)根據(jù)采購合同約定進(jìn)行，可采用支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等方式支付。對于金額較大的采購項(xiàng)目，可采用分期付款方式。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場價格波動、供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、法律風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估可采用定性和定量相結(jié)合的方法，對風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評估，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場價格波動風(fēng)險：采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場價格動態(tài)，建立價格預(yù)警機(jī)制，及時調(diào)整采購策略。對于價格波動較大的物資，可采用套期保值、簽訂長期合同等方式降低價格風(fēng)險。2.供應(yīng)商違約風(fēng)險：采購部門應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核和評價。在簽訂采購合同前，應(yīng)要求供應(yīng)商提供有效的擔(dān)?；虮ＷC金，以降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。3.質(zhì)量問題風(fēng)險：采購部門應(yīng)加強(qiáng)對采購物資質(zhì)量的控制，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。在采購合同中應(yīng)明確質(zhì)量違約責(zé)任，對于質(zhì)量不合格的物資，應(yīng)要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.法律風(fēng)險：采購部門應(yīng)加強(qiáng)對法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和了解，確保采購活動合法合規(guī)。在簽訂采購合同前，應(yīng)要求法務(wù)部門對合同進(jìn)行審核，避免合同糾紛和法律風(fēng)險。五、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.采購部門應(yīng)定期向公司管理層匯報采購業(yè)務(wù)情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和檢查。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供采購業(yè)務(wù)資料，接受政府部門的監(jiān)督和管理。2.公司可邀請外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，以提高采購業(yè)務(wù)的透明度和規(guī)范性。六、采購績效評估（一）評估指標(biāo)1.采購成本：評估采購物資的價格水平，計(jì)算采購成本降低率。2.采購質(zhì)量：評估采購物資的質(zhì)量合格率，計(jì)算質(zhì)量問題發(fā)生率。3.采購效率：評估采購訂單的執(zhí)行周期，計(jì)算采購及時率。4.供應(yīng)商滿意度：評估供應(yīng)商對公司采購業(yè)務(wù)的滿意度，計(jì)算供應(yīng)商滿意度得分。（二）評估方法1.采購部門定期收集采購業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，按照評估指標(biāo)進(jìn)行計(jì)算和分析，形成采購績效評估報告。2.采購績效評估報告應(yīng)包括采購業(yè)務(wù)的基本情況、評估指標(biāo)完成情況、存在的問題及改進(jìn)措施等內(nèi)容，并提交給公司管理層和相關(guān)部門。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購部門和采購人員進(jìn)行績效考核，將考核結(jié)果與薪酬、晉升等掛鉤，激勵采購部門和采購人員提高采購業(yè)務(wù)水平。2.針對采購績效評估中發(fā)現(xiàn)的問題，及時制定改進(jìn)措施，不斷完善采購業(yè)務(wù)管