PAGE檔案實(shí)名登記制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和安全性，規(guī)范檔案實(shí)名登記工作，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門、崗位及人員，包括但不限于檔案的形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案實(shí)名登記信息應(yīng)如實(shí)反映檔案形成者、檔案內(nèi)容等真實(shí)情況，不得虛假登記。2.完整性原則：確保登記信息涵蓋檔案的關(guān)鍵要素，無遺漏，保證檔案信息的全面性。3.安全性原則：采取必要措施保障登記信息的安全，防止信息泄露、篡改等情況發(fā)生。4.及時(shí)性原則：檔案形成或變動后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行實(shí)名登記，保證信息的時(shí)效性。二、檔案實(shí)名登記的主體與內(nèi)容（一）檔案形成者登記1.個(gè)人：對于以個(gè)人名義形成的檔案，如員工個(gè)人工作記錄、科研成果等，應(yīng)登記個(gè)人姓名、性別、身份證號、所在部門、崗位、聯(lián)系方式等基本信息。2.部門：部門形成的檔案，登記部門名稱、負(fù)責(zé)人姓名、聯(lián)系電話等。3.外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人：涉及與外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人合作產(chǎn)生的檔案，登記對方機(jī)構(gòu)名稱、法定代表人、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系方式、合作項(xiàng)目名稱等。（二）檔案內(nèi)容登記1.文件類檔案：登記文件標(biāo)題、文號、發(fā)文日期、密級、保管期限等。2.合同類檔案：登記合同名稱、合同編號、簽訂日期、合同雙方主體信息、合同主要條款摘要、保管期限等。3.項(xiàng)目類檔案：登記項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號、項(xiàng)目起止時(shí)間、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目內(nèi)容簡介、保管期限等。4.證照類檔案：登記證照名稱、證照編號、頒發(fā)機(jī)關(guān)、頒發(fā)日期、有效期、保管期限等。（三）檔案變動登記1.檔案移交：記錄移交時(shí)間、移交部門、接收部門、移交檔案清單等。2.檔案借閱：登記借閱人姓名、所在部門、借閱檔案名稱及編號、借閱日期、歸還日期等。3.檔案銷毀：記錄銷毀時(shí)間、銷毀檔案清單、審批人等信息。三、檔案實(shí)名登記流程（一）檔案形成階段1.檔案形成者在檔案產(chǎn)生后，應(yīng)及時(shí)填寫檔案實(shí)名登記表，確保信息準(zhǔn)確無誤。2.將填寫好的登記表提交至所在部門檔案管理人員進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括信息完整性、準(zhǔn)確性、與檔案內(nèi)容的一致性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)反饋給檔案形成者進(jìn)行修正。（二）檔案整理階段1.部門檔案管理人員對收集到的檔案進(jìn)行整理時(shí)，再次核對實(shí)名登記信息，確保信息與檔案實(shí)體相符。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行分類編號，并將實(shí)名登記信息與檔案編號對應(yīng)，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。（三）檔案入庫階段1.整理后的檔案移交至檔案保管部門時(shí)，保管部門檔案管理人員根據(jù)移交清單，對檔案實(shí)名登記信息進(jìn)行最終審核。2.審核通過后，將檔案入庫，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入實(shí)名登記信息，建立電子檔案目錄，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體與電子信息的關(guān)聯(lián)存儲。（四）檔案利用階段1.借閱：借閱人填寫借閱申請表，注明借閱檔案名稱、編號、借閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案保管部門。2.檔案保管部門根據(jù)審批后的申請表，進(jìn)行實(shí)名登記，記錄借閱相關(guān)信息，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，提供檔案借閱服務(wù)。3.歸還：借閱人歸還檔案時(shí)，檔案保管部門檢查檔案是否完好無損，核對歸還時(shí)間，并在實(shí)名登記記錄中注明歸還情況。（五）檔案變動階段1.移交：移交部門填寫檔案移交申請表，詳細(xì)列出移交檔案清單及實(shí)名登記信息，經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理檔案移交手續(xù)。檔案保管部門接收后，更新實(shí)名登記信息及檔案管理系統(tǒng)記錄。2.銷毀：檔案保管部門定期對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案清單及實(shí)名登記信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，組織實(shí)施銷毀，并在實(shí)名登記記錄中注明銷毀情況。四、檔案實(shí)名登記信息管理（一）信息存儲1.建立專門的檔案實(shí)名登記信息數(shù)據(jù)庫，采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，確保信息的長期保存。2.對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)存儲在異地，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）信息維護(hù)1.檔案管理人員定期對實(shí)名登記信息進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)信息變更或錯(cuò)誤時(shí)，及時(shí)進(jìn)行更新和修正。2.對于離職、崗位變動等人員信息變化情況，所在部門應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門，以便及時(shí)更新實(shí)名登記信息。（三）信息安全1.設(shè)定不同的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制對實(shí)名登記信息的訪問。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查詢、修改相關(guān)信息。2.采取數(shù)據(jù)加密、防火墻、入侵檢測等安全技術(shù)手段，防止信息泄露、被篡改或遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.對涉及個(gè)人隱私的實(shí)名登記信息，嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行管理，確保信息安全。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對檔案實(shí)名登記制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查登記信息的真實(shí)性、完整性、及時(shí)性，以及登記流程的合規(guī)性。2.檔案管理部門定期開展自查自糾工作，對本部門檔案實(shí)名登記工作進(jìn)行全面梳理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)檔案實(shí)名登記資料。2.根據(jù)外部監(jiān)督意見和建議，及時(shí)完善檔案實(shí)名登記制度規(guī)范，改進(jìn)工作流程。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案實(shí)名登記制度的行為，如虛假登記、信息泄露、未及時(shí)登記等，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.因違規(guī)行為給公司/組織造成損失的，依法追究相關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法處理。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織檔案實(shí)名登記制度培訓(xùn)，針對不同崗位人員開展有針對性的培訓(xùn)內(nèi)容。培訓(xùn)對象包括檔案形成者、檔案管理人員、利用檔案的相關(guān)人員等。2.培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋制度規(guī)范解讀、登記流程操作、信息安全知識等，通過案例分析、實(shí)際操作演示等方式，提高培訓(xùn)效果。3.對新入職員工進(jìn)行檔案實(shí)名登記制度的入職培訓(xùn)，使其盡快熟悉并掌握相關(guān)要求。（二）宣傳1.通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、工作手冊等多種渠道，宣傳檔案實(shí)名登記制度的重要性和具體要求。2.制作宣傳海報(bào)、宣傳視頻等資料，直觀展示檔案實(shí)名登記的流程和注意事項(xiàng)，提高全體員工對制