PAGE職稱檔案保管制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司職稱檔案的管理，確保職稱檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及職稱評(píng)定、晉升、考核等相關(guān)檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司職稱檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)集中保管，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映員工職稱相關(guān)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工職稱檔案信息的安全，防止信息泄露。4.完整性原則：全面收集、整理與職稱相關(guān)的各類資料，保證檔案的完整性。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善職稱檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中保管公司員工的職稱檔案，建立檔案目錄和索引，方便查詢和利用。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、裝訂、編號(hào)等日常管理工作，確保檔案的整齊、有序。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，保障檔案的安全。5.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部各部門(mén)及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。7.負(fù)責(zé)檔案的信息化管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)員工職稱相關(guān)資料的收集、整理和歸檔工作，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.確保提供的檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理的要求。3.在檔案形成過(guò)程中，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定和流程進(jìn)行操作，保證檔案的規(guī)范性。4.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.員工應(yīng)積極配合所在部門(mén)和檔案管理部門(mén)做好職稱檔案的管理工作，如實(shí)提供個(gè)人相關(guān)信息和資料。2.不得擅自涂改、偽造、銷毀個(gè)人職稱檔案資料。3.如需查閱或借閱本人檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。三、檔案內(nèi)容與分類（一）檔案內(nèi)容職稱檔案主要包括以下內(nèi)容：1.職稱申報(bào)材料：包括職稱申報(bào)表、學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、專業(yè)技術(shù)資格證書(shū)、任職資格證書(shū)、業(yè)績(jī)成果證明材料、論文發(fā)表情況等。2.職稱評(píng)審材料：評(píng)審委員會(huì)的評(píng)審意見(jiàn)、評(píng)審結(jié)果通知等。3.職稱晉升材料：晉升申請(qǐng)報(bào)告、晉升考核材料、繼續(xù)教育證明等。4.職稱考核材料：年度考核表、任期考核表等。5.其他相關(guān)材料：如榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)勵(lì)文件、培訓(xùn)記錄等與職稱相關(guān)的各類資料。（二）檔案分類根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)，職稱檔案分為以下幾類：1.申報(bào)類檔案：按照不同職稱系列和級(jí)別，將每次申報(bào)職稱的相關(guān)材料單獨(dú)歸檔。2.評(píng)審類檔案：記錄職稱評(píng)審過(guò)程和結(jié)果的檔案。3.晉升類檔案：與職稱晉升相關(guān)的各類材料檔案。4.考核類檔案：集中存放職稱考核相關(guān)資料的檔案。5.其他類檔案：包含上述未涵蓋的其他與職稱有關(guān)的資料檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.檔案形成部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將員工職稱相關(guān)資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.資料收集范圍應(yīng)涵蓋上述檔案內(nèi)容所涉及的各項(xiàng)材料，確保無(wú)遺漏。3.對(duì)于重要的原始資料，如證書(shū)原件等，應(yīng)進(jìn)行復(fù)印，并在復(fù)印件上注明“與原件核對(duì)無(wú)誤”字樣，由檔案形成部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（二）檔案整理1.檔案管理部門(mén)收到檔案形成部門(mén)移交的資料后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詳細(xì)分類。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.去除資料中的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等，對(duì)紙張進(jìn)行平整處理。4.按照檔案內(nèi)容的邏輯順序，對(duì)材料進(jìn)行排列和裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、類別、題名、日期、頁(yè)數(shù)等詳細(xì)信息，便于快速查找檔案內(nèi)容。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序存放于檔案柜中，便于查找和取用。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，不同類別的檔案之間應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，便于區(qū)分和管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，檢查檔案的數(shù)量、完整性和存放情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（三）保管期限1.職稱檔案的保管期限根據(jù)不同類型和性質(zhì)確定。一般情況下，申報(bào)類檔案、評(píng)審類檔案、晉升類檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管；考核類檔案保管期限為[X]年；其他類檔案根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。2.保管期限屆滿后，按照檔案銷毀程序進(jìn)行鑒定和銷毀。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱職稱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)查閱。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。查閱過(guò)程中應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得涂改、損壞檔案內(nèi)容。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱職稱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進(jìn)行任何標(biāo)記或批注。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)與接觸檔案的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.嚴(yán)格限制檔案的查閱和借閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱或借閱檔案。3.在檔案管理過(guò)程中，對(duì)涉及員工個(gè)人隱私和敏感信息的內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。4.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)自身的保密意識(shí)，妥善保管檔案管理工作中使用的各類鑰匙、密碼等，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范措施，安裝必要的監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保庫(kù)房安全。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等事故，應(yīng)及時(shí)采取措施，保護(hù)檔案安全，并向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。3.對(duì)檔案管理設(shè)備和設(shè)施進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或設(shè)施損壞，應(yīng)及時(shí)維修或更換，防止因設(shè)備問(wèn)題影響檔案的安全保管。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)詳細(xì)登記檔案的名稱、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息，形成《檔案銷毀清冊(cè)》。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行