PAGE用章管理嚴格規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強公司/組織印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護公司/組織合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及全體員工在與公司/組織業(yè)務相關活動中涉及印章使用的行為。（三）印章種類及定義1.公章：公司/組織法定名稱章，代表公司/組織對外行使權(quán)力、承擔責任，具有最高法律效力。2.合同專用章：用于簽訂各類合同、協(xié)議等具有法律約束力的文件，明確公司/組織在合同關系中的權(quán)利和義務。3.財務專用章：專門用于公司/組織財務核算、資金收付等財務活動，是財務事項的重要印鑒。4.法定代表人章：由法定代表人個人使用，用于特定的個人授權(quán)行為或在相關文件上作為個人簽署的標識。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要自行刻制的印章，用于部門內(nèi)部文件、通知、報表等業(yè)務往來，僅代表部門行使職權(quán)。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司/組織公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章的刻制，須經(jīng)公司/組織法定代表人批準，由行政管理部門統(tǒng)一辦理。2.部門章的刻制，由部門負責人提出申請，經(jīng)分管領導審核，報公司/組織法定代表人批準后，由行政管理部門負責刻制。3.印章刻制必須選擇具有公安機關指定資質(zhì)的正規(guī)刻章單位，確保印章質(zhì)量符合國家標準和法律法規(guī)要求。4.刻制印章時，應明確印章的名稱、樣式、規(guī)格、材質(zhì)等詳細信息，并留存印章印模備案。（二）印章啟用1.新印章啟用前：行政管理部門應填寫《印章啟用申請表》，詳細注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，經(jīng)相關領導簽字批準后，方可啟用。2.印章啟用流程行政管理部門將新印章印模分發(fā)給相關部門和人員，并進行登記備案。組織召開印章啟用會議，向相關人員介紹印章的管理規(guī)定和使用流程，確保相關人員熟悉并遵守制度要求。在公司/組織內(nèi)部發(fā)布印章啟用通知，明確告知各部門和全體員工新印章已啟用及相關注意事項。三、印章的保管（一）保管原則1.實行專人專管制度，確保印章安全存放，防止印章被盜用、丟失或損壞。2.印章保管人員應具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守印章管理規(guī)定，不得擅自將印章交予他人使用。（二）保管職責1.公章保管：由行政管理部門指定專人負責保管，保管人員應將公章存放在公司/組織指定的保險柜內(nèi)，并確保保險柜的安全可靠。2.合同專用章保管：由合同管理部門指定專人保管，保管人員應在使用后及時將合同專用章存放回保險柜，并做好使用記錄。3.財務專用章保管：由財務部門指定專人保管，保管人員應嚴格按照財務制度和操作規(guī)程使用財務專用章，確保財務資金安全。4.法定代表人章保管：由法定代表人或其授權(quán)的專人保管，保管人員應根據(jù)法定代表人的指示使用法定代表人章，并做好相關記錄。5.部門章保管：由各部門指定專人保管，保管人員應妥善保管部門章，并在部門內(nèi)部嚴格按照規(guī)定使用。（三）保管要求1.印章保管人員應建立印章使用登記臺賬，詳細記錄印章使用日期、事由、批準人、使用人等信息，確保印章使用情況可追溯。2.印章存放處應配備必要的安全設施，如保險柜、監(jiān)控設備等，確保印章存放環(huán)境安全。3.印章保管人員應定期對印章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應及時報告并申請更換。4.印章保管人員離職或崗位變動時，應及時辦理印章交接手續(xù)，確保印章交接清楚、責任明確。四、印章的使用（一）使用原則1.嚴格按照規(guī)定的使用范圍和審批程序使用印章，確保印章使用合法、合規(guī)、有效。2.未經(jīng)批準，嚴禁擅自使用印章，嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。（二）使用流程1.填寫用章申請表：使用部門或個人需填寫《用章申請表》，詳細注明用章事由、用章文件名稱、用章范圍、用章數(shù)量等信息，并簽字確認。2.審批一般事項用章：由部門負責人審核簽字后，報分管領導批準。重要事項用章：經(jīng)部門負責人、分管領導審核簽字后，報公司/組織法定代表人批準。涉及財務、合同等重大事項用章：除上述審批流程外，還需經(jīng)財務部門、合同管理部門等相關部門審核簽字。3.用章：經(jīng)批準后，印章保管人員憑《用章申請表》在用章文件上加蓋印章，并在印章使用登記臺賬上做好記錄。4.用章文件存檔：用章完畢后，使用部門或個人應將用章文件原件或復印件存檔，以備查閱。（三）特殊情況用章1.緊急情況用章：如遇緊急情況，無法按照正常審批程序用章時，使用部門或個人應電話請示相關領導同意后，先加蓋印章，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.異地用章：因工作需要在異地使用印章時，使用部門或個人應提前將用章文件傳真或郵寄至公司/組織，經(jīng)相關領導批準后，由印章保管人員通過快遞或?qū)Ｈ怂瓦_等方式將印章送至異地指定地點，并監(jiān)督用章過程。用章完畢后，印章保管人員應及時將印章收回，并做好相關記錄。五、印章的停用與銷毀（一）印章停用1.因公司/組織名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由行政管理部門填寫《印章停用申請表》，經(jīng)相關領導批準后，發(fā)布印章停用通知。2.印章停用后，保管人員應及時將印章封存，并在印章使用登記臺賬上注明停用日期。（二）印章銷毀1.對于已停用的印章，由行政管理部門定期進行清理，提出銷毀意見，報公司/組織法定代表人批準后，組織專人進行銷毀。2.印章銷毀時，應填寫《印章銷毀申請表》，詳細記錄印章名稱、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式等信息，并由銷毀人員簽字確認。3.印章銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無法恢復使用。銷毀過程應進行拍照或錄像記錄，留存?zhèn)洳椤Ａ?、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司/組織設立印章管理監(jiān)督小組，由行政管理部門、審計部門、法務部門等相關人員組成，負責對印章管理情況進行定期檢查和不定期抽查。（二）檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章的刻制、啟用、保管、使用、停用與銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.印章使用登記臺賬的記錄情況，是否真實、準確、完整。3.印章保管人員的履職情況，是否嚴格遵守印章管理規(guī)定。（三）問題處理1.監(jiān)督小組在檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題時，應及時向相關部門或人員發(fā)出整改通知，要求限期整改。2.對于違反印章管理制度的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、辭退等。3.因印章管理不善給公司/組織造成經(jīng)濟損失或法