PAGE火災檔案查詢制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司/組織消防安全管理，規(guī)范火災檔案查詢工作，確保火災檔案信息的完整、準確、安全，便于火災事故調(diào)查、分析和預防，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及火災檔案查詢的所有部門、崗位及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，確?；馂臋n案查詢工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障火災檔案信息安全，防止信息泄露，維護公司/組織及相關方的合法權益。3.準確及時原則：保證查詢信息的準確性和及時性，為火災相關工作提供可靠依據(jù)。4.規(guī)范有序原則：明確查詢流程和要求，使火災檔案查詢工作規(guī)范有序進行。二、火災檔案的定義與分類（一）定義火災檔案是指公司/組織在消防安全管理活動中形成的，與火災發(fā)生、撲救、調(diào)查等相關的各類文件、資料、記錄等的總和。（二）分類1.火災事故檔案火災事故報告：包括火災發(fā)生時間、地點、經(jīng)過、損失情況等詳細信息?，F(xiàn)場勘查記錄：如火災現(xiàn)場照片、視頻、平面圖、剖面圖等。調(diào)查詢問筆錄：對火災相關人員的詢問記錄?；馂氖鹿收J定書：消防部門出具的火災事故認定文件。2.消防安全管理檔案消防設施設備檔案：包括消防設施設備的采購、安裝、維護、檢測等記錄。消防安全檢查記錄：日常消防安全檢查、專項檢查等記錄?；馂碾[患排查與整改記錄：發(fā)現(xiàn)的火災隱患及整改情況記錄。消防演練記錄：演練方案、過程及效果評估等記錄。3.火災預防宣傳教育檔案消防安全培訓記錄：對員工進行消防安全培訓的內(nèi)容、時間、人員等記錄。消防安全宣傳活動記錄：開展的各類消防安全宣傳活動的資料。員工消防安全教育檔案：員工個人消防安全培訓、考核等記錄。三、火災檔案的收集與整理（一）收集職責1.消防管理部門：負責收集火災事故相關的現(xiàn)場勘查記錄（如由消防部門負責勘查的，協(xié)助獲取相關資料）、調(diào)查詢問筆錄、火災事故認定書等。2.各部門：負責收集本部門涉及消防安全管理的相關資料，如消防設施設備檔案、消防安全檢查記錄、火災隱患排查與整改記錄等，并及時移交至消防管理部門。3.培訓部門：負責收集火災預防宣傳教育方面的檔案資料，如消防安全培訓記錄、宣傳活動記錄等，并定期匯總至消防管理部門。（二）收集要求1.各責任部門應在火災事故發(fā)生后及相關消防安全管理活動結束后的規(guī)定時間內(nèi)，完成資料收集工作，并確保資料的真實性和完整性。2.收集的資料應注明來源、時間、相關人員等信息，以便追溯和查詢。（三）整理規(guī)范1.消防管理部門對收集到的火災檔案進行統(tǒng)一整理。按照火災檔案的分類，對各類資料進行分類編號、排序。2.對于紙質(zhì)檔案，應進行裝訂、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.對于電子檔案，應進行分類存儲，建立電子檔案索引，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。同時，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、火災檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.設立專門的火災檔案存儲場所，確保存儲環(huán)境安全、干燥、通風，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.對于紙質(zhì)檔案，應采用檔案柜、檔案架等進行存放，按照檔案類別和時間順序排列整齊。3.對于電子檔案，應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行分區(qū)管理，設置不同的權限，防止未經(jīng)授權的訪問和修改。（二）保管期限1.火災事故檔案：長期保管，直至火災事故處理完畢且相關責任明確后，根據(jù)實際情況確定最終保管期限，但不得少于[X]年。2.消防安全管理檔案：一般保管期限為[X]年，重要的消防安全管理檔案應長期保管。3.火災預防宣傳教育檔案：保管期限為[X]年。（三）保管責任1.明確專人負責火災檔案的保管工作，保管人員應具備一定的檔案管理知識和技能，熟悉消防安全相關規(guī)定。2.保管人員應定期對火災檔案進行檢查、清點，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施。3.嚴格限制非檔案保管人員進入檔案存儲場所，確需查閱的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。五、火災檔案的查詢流程（一）內(nèi)部查詢1.查詢申請公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查詢火災檔案的，應填寫《火災檔案查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容、查詢時間等信息。申請表經(jīng)部門負責人簽字批準后，提交至消防管理部門。2.受理審核消防管理部門收到查詢申請表后，對申請內(nèi)容進行審核。審核重點包括查詢目的是否合理、查詢內(nèi)容是否明確、申請部門及人員權限等。對于符合查詢條件的申請，消防管理部門予以受理；對于不符合條件的申請，應及時告知申請部門并說明理由。3.查詢辦理消防管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，安排專人進行查詢。查詢?nèi)藛T應按照規(guī)定的查詢方式和范圍進行操作，確保查詢結果的準確性。如需查閱紙質(zhì)檔案，查詢?nèi)藛T應在檔案存儲場所內(nèi)進行查閱，并做好查閱記錄，注明查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等。查閱完畢后，應及時將檔案歸還原位。如需獲取電子檔案信息，查詢?nèi)藛T應通過規(guī)定的系統(tǒng)或方式進行查詢，并按照要求提供相關數(shù)據(jù)或文件。嚴禁擅自復制、傳播電子檔案信息。4.結果反饋查詢?nèi)藛T完成查詢后，應及時將查詢結果反饋給申請部門。查詢結果應以書面形式或電子文檔形式提供，確保信息清晰、準確。如申請部門對查詢結果有疑問或需要進一步補充信息的，消防管理部門應協(xié)助進行核實和處理。（二）外部查詢1.因司法機關、政府部門等外部單位依法需要查詢公司/組織火災檔案的，應出具相關法律文書或正式函件，并按照公司/組織對外信息查詢的相關規(guī)定辦理手續(xù)。2.消防管理部門在收到外部查詢申請后，應及時與公司/組織相關負責人溝通，并按照法律法規(guī)要求進行審核。審核通過后，安排專人協(xié)助外部單位進行查詢。3.外部查詢過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關人員透露火災檔案信息。查詢結束后，應要求外部單位歸還查閱的檔案資料，并做好記錄。六、火災檔案的使用與保密（一）使用規(guī)定1.火災檔案僅供公司/組織內(nèi)部因消防安全管理、事故調(diào)查、預防等工作需要使用，未經(jīng)批準，嚴禁將檔案信息提供給外部單位或個人。2.使用火災檔案時，應嚴格按照規(guī)定的查詢流程進行操作，不得擅自更改、刪除檔案內(nèi)容。3.如需引用火災檔案中的信息，應注明檔案來源和出處，確保信息引用的準確性和合法性。（二）保密措施1.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的火災檔案，應采取嚴格的保密措施。保管人員和查詢?nèi)藛T應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。2.在檔案存儲場所和查詢過程中，應采取必要的技術手段和管理措施，防止檔案信息泄露。如對存儲場所進行監(jiān)控，對電子檔案進行加密等。3.如發(fā)現(xiàn)火災檔案信息泄露事件，應立即采取措施進行調(diào)查和處理，并及時向上級報告。對造成信息泄露的責任人員，依法依規(guī)追究責任。七、火災檔案的銷毀（一）銷毀條件1.火災檔案保管期限屆滿，且根據(jù)相關規(guī)定無需繼續(xù)保存的，可以進行銷毀。2.因火災檔案內(nèi)容涉及的事項已處理完畢，且不再具有保存價值的，經(jīng)公司/組織相關負責人批準后，可以銷毀。（二）銷毀程序1.消防管理部門定期對保管期限屆滿或不再具有保存價值的火災檔案進行清理，提出銷毀意見，并填寫《火災檔案銷毀申請表》。2.《火災檔案銷毀申請表》經(jīng)消防管理部門負責人審核、公司/組織分管領導批準后，方可實施銷毀。3.銷毀工作應指定專人負責，采用合適的方式進行銷毀。對于紙質(zhì)檔案，應采用焚燒、粉碎等方式確保檔案信息無法恢復；對于電子檔案，應進行徹底刪除或格式化處理。4.銷毀過程中，應做好記錄，注明銷毀時間、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。記錄應保存[X]年。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責公司/組織內(nèi)部設立專門的監(jiān)督機構或指定專人負責對火災檔案查詢制度規(guī)范的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.火災檔案的收集、整理、存儲、保管等工作是否符合本制度規(guī)范要求。2.火災檔案查詢流程是否規(guī)范，查詢申請、受理審核、查詢辦理、結果反饋等環(huán)節(jié)是否嚴格執(zhí)行。3.火災檔案的使用與保密情況，是否存在信息泄露等違規(guī)行為。4.火災檔案銷毀工作是否按照規(guī)定程序進行，銷毀記錄是否完整。（三）檢查方式1.定期檢查：每[X]年對火災檔案管理工作進行全面檢查，確保制度執(zhí)行的有效性。2.不定期抽查：根據(jù)實際情況，對火災檔案管理的關鍵環(huán)節(jié)和重點部門進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（四）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，明確整改要求和期限。2.責任部門應按照整改通知書要求，制定整改措施