PAGE規(guī)范學(xué)籍管理臺賬制度一、總則（一）目的為加強公司/組織的學(xué)籍管理，確保學(xué)籍信息的準確性、完整性和安全性，規(guī)范學(xué)籍管理臺賬的建立、使用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及學(xué)籍管理的所有部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和教育部門相關(guān)規(guī)定，確保學(xué)籍管理工作合法合規(guī)。2.準確完整原則：保證學(xué)籍信息的真實、準確、完整，不得遺漏或虛假填報。3.安全保密原則：加強學(xué)籍信息安全管理，防止信息泄露，保護學(xué)生隱私。4.便捷高效原則：優(yōu)化管理流程，提高工作效率，為學(xué)生和相關(guān)部門提供便捷服務(wù)。二、學(xué)籍管理臺賬的建立（一）臺賬內(nèi)容1.學(xué)生基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、民族、籍貫、家庭住址、聯(lián)系電話等。2.入學(xué)信息：入學(xué)時間、入學(xué)年級、就讀專業(yè)、學(xué)制等。3.學(xué)習(xí)成績：各學(xué)期課程成績、考試成績、補考成績、重修成績等。4.獎懲情況：獲得的獎勵（如獎學(xué)金、榮譽稱號等）和受到的處分（如警告、記過、留校察看等）。5.學(xué)籍變動情況：休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等變動記錄及原因。6.畢業(yè)信息：畢業(yè)時間、畢業(yè)去向（就業(yè)、升學(xué)、待業(yè)等）。（二）信息采集1.新生入學(xué)時，由招生部門負責(zé)收集學(xué)生基本信息，并確保信息的真實性和準確性。2.學(xué)生在校期間，各教學(xué)部門應(yīng)及時記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、獎懲情況等信息，并定期更新。3.學(xué)籍變動信息由相關(guān)部門按照規(guī)定程序辦理，并及時通知學(xué)籍管理部門進行記錄。（三）臺賬格式與存儲1.學(xué)籍管理臺賬應(yīng)采用電子表格形式，統(tǒng)一格式，便于數(shù)據(jù)統(tǒng)計和查詢。2.電子臺賬應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.同時，應(yīng)建立紙質(zhì)臺賬作為輔助，以備不時之需。紙質(zhì)臺賬應(yīng)與電子臺賬內(nèi)容一致，由專人負責(zé)保管。三、學(xué)籍管理臺賬的使用（一）查詢與統(tǒng)計1.各部門根據(jù)工作需要，可按照規(guī)定權(quán)限查詢學(xué)籍管理臺賬中的相關(guān)信息。2.學(xué)籍管理部門應(yīng)定期對臺賬數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為學(xué)校教學(xué)管理、學(xué)生管理等提供決策依據(jù)。統(tǒng)計內(nèi)容包括學(xué)生人數(shù)、成績分布、學(xué)籍變動情況等。（二）證明出具1.根據(jù)學(xué)生或相關(guān)部門的申請，學(xué)籍管理部門可出具學(xué)籍證明、成績證明等相關(guān)材料。2.出具的證明應(yīng)加蓋公司/組織學(xué)籍管理專用章，并注明日期和有效期。（三）數(shù)據(jù)共享1.在確保信息安全和符合相關(guān)規(guī)定的前提下，學(xué)籍管理部門應(yīng)與其他部門實現(xiàn)必要的數(shù)據(jù)共享，以提高工作協(xié)同效率。2.數(shù)據(jù)共享應(yīng)明確共享范圍、方式和權(quán)限，簽訂數(shù)據(jù)共享協(xié)議，確保數(shù)據(jù)使用的合法性和規(guī)范性。四、學(xué)籍管理臺賬的維護（一）日常維護1.學(xué)籍管理人員應(yīng)定期對臺賬數(shù)據(jù)進行檢查和核對，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.及時更新學(xué)生的基本信息、學(xué)習(xí)成績、獎懲情況等變動信息，保證臺賬數(shù)據(jù)與實際情況一致。（二）數(shù)據(jù)審核1.對于重要的學(xué)籍變動信息（如轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等），應(yīng)進行嚴格的審核程序。審核內(nèi)容包括變動原因、相關(guān)手續(xù)是否齊全等。2.審核通過后方可進行臺賬記錄更新，并留存相關(guān)證明材料作為檔案。（三）安全管理1.加強學(xué)籍管理臺賬信息安全防護，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和修改數(shù)據(jù)。2.定期對服務(wù)器和存儲設(shè)備進行安全檢查和維護，安裝必要的殺毒軟件和防火墻，防止數(shù)據(jù)被病毒攻擊或泄露。3.對涉及學(xué)生隱私的信息嚴格保密，不得隨意泄露給無關(guān)人員。五、學(xué)籍管理臺賬的歸檔與銷毀（一）歸檔1.學(xué)籍管理臺賬應(yīng)按照學(xué)年或?qū)W期進行歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔內(nèi)容包括電子臺賬備份文件、紙質(zhì)臺賬及相關(guān)證明材料等。3.檔案應(yīng)分類存放，建立清晰的檔案索引，便于查詢和調(diào)閱。（二）保管期限1.學(xué)籍管理臺賬檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和教育部門相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.一般情況下，學(xué)生畢業(yè)后的學(xué)籍檔案應(yīng)保管[X]年，以備后續(xù)查詢和審核。（三）銷毀1.超過保管期限的學(xué)籍管理臺賬檔案，經(jīng)相關(guān)部門審批后，可進行銷毀處理。2.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、檔案內(nèi)容、銷毀方式等，確保銷毀工作的合規(guī)性。3.銷毀記錄應(yīng)與檔案一同保存一定期限，以備查考。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立學(xué)籍管理監(jiān)督小組，定期對學(xué)籍管理臺賬制度的執(zhí)行情況進行檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點檢查臺賬信息的準確性、完整性，數(shù)據(jù)維護的及時性，以及信息安全管理等方面的情況。3.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部檢查1.積極配合教育部門等相關(guān)外部機構(gòu)的檢查工作，如實提供學(xué)籍管理臺賬資料。2.對于外部檢查提出的意見和建議，應(yīng)認真研究并及時整改，確保學(xué)籍管理工作符合要求。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.凡違反本制度規(guī)定，在學(xué)籍管理臺賬建立、使用、維護過程中存在以下行為的，視為違規(guī)：故意提供虛假學(xué)籍信息；擅自修改、刪除臺賬數(shù)據(jù)；泄露學(xué)生學(xué)籍信息；未按規(guī)定程序辦理學(xué)籍變動手續(xù)；其他違反學(xué)籍管理規(guī)定的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對于違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的責(zé)任追究：情節(jié)較輕的，給予批評教育、責(zé)令改正；情節(jié)較重的，給予警告、記過等處分；情節(jié)嚴重的，給予降級、撤職等處分，涉及違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。2.因違規(guī)行為給學(xué)生或公司/組織造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。八、