PAGE緊急采購管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司緊急采購行為，確保緊急情況下物資和服務(wù)的及時供應(yīng)，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營的緊急需求，同時保障采購活動合法合規(guī)、高效有序，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在遇到緊急情況時進(jìn)行的物資采購和服務(wù)采購活動。（三）基本原則1.及時性原則：以最快速度完成緊急采購，確保緊急需求得到及時滿足，不影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營活動。2.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購活動合法合規(guī)。3.性價比原則：在滿足緊急需求的前提下，充分考慮成本效益，爭取最優(yōu)的采購價格和質(zhì)量。4.透明性原則：緊急采購過程應(yīng)保持一定程度的透明，接受必要的監(jiān)督和審計。二、緊急采購的定義與適用情形（一）定義緊急采購是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，因遇到不可預(yù)見且對公司正常運營產(chǎn)生重大影響的緊急情況，無法按照正常采購流程進(jìn)行采購時，所采取的特殊采購行為。（二）適用情形1.生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障：致使生產(chǎn)無法正常進(jìn)行，急需采購關(guān)鍵零部件或維修設(shè)備以恢復(fù)生產(chǎn)。2.自然災(zāi)害等不可抗力：如地震、洪水、臺風(fēng)等導(dǎo)致公司設(shè)施損壞，需要緊急采購物資進(jìn)行修復(fù)和重建。3.市場需求突然變化：客戶訂單緊急增加，現(xiàn)有庫存無法滿足，必須迅速采購原材料或零部件以保證按時交貨。4.公共衛(wèi)生事件：如突發(fā)疫情，為保障公司員工安全及運營所需，緊急采購防護(hù)用品、消毒物資等。5.其他緊急情況：經(jīng)公司管理層認(rèn)定，對公司正常運營造成嚴(yán)重影響，需要立即采取緊急采購措施的情況。三、緊急采購的流程（一）需求部門申請1.當(dāng)出現(xiàn)緊急采購情形時，需求部門應(yīng)立即填寫《緊急采購申請表》，詳細(xì)說明緊急采購的原因、所需物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等信息。2.申請表需由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并附上相關(guān)證明材料，如設(shè)備故障報告、客戶緊急訂單等，以證明緊急采購的必要性。（二）審批1.《緊急采購申請表》提交至采購部門后，采購部門應(yīng)在[X]小時內(nèi)進(jìn)行初步審核，核實申請信息的完整性和緊急程度。2.對于金額較?。ň唧w金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實際情況設(shè)定，如[X]元以下）的緊急采購申請，采購部門負(fù)責(zé)人可直接審批；對于金額較大的申請，采購部門應(yīng)提交至公司管理層進(jìn)行審批。3.公司管理層在收到申請后的[X]小時內(nèi)完成審批，審批通過的申請返回采購部門，審批不通過的應(yīng)注明原因并反饋給需求部門。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批通過的《緊急采購申請表》，迅速確定供應(yīng)商。優(yōu)先選擇與公司有良好合作關(guān)系、信譽良好、能夠快速供貨的供應(yīng)商。2.采購人員與供應(yīng)商溝通緊急采購需求，明確交貨時間、質(zhì)量要求、價格等關(guān)鍵條款，并以書面形式（如采購訂單、合同補充協(xié)議等）記錄雙方達(dá)成的共識。3.在采購過程中，采購人員應(yīng)實時跟蹤采購進(jìn)度，及時與供應(yīng)商協(xié)調(diào)解決可能出現(xiàn)的問題，確保物資或服務(wù)按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（四）驗收1.物資到貨前，需求部門應(yīng)做好驗收準(zhǔn)備工作，包括安排驗收人員、準(zhǔn)備驗收工具和場地等。2.物資到貨后，需求部門應(yīng)按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)立即組織驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面。3.驗收合格的物資，需求部門應(yīng)在驗收報告上簽字確認(rèn)；驗收不合格的物資，需求部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等，并記錄相關(guān)情況。（五）付款1.采購部門根據(jù)驗收結(jié)果和合同約定，及時辦理付款手續(xù)。2.對于符合付款條件的緊急采購項目，財務(wù)部門應(yīng)在收到相關(guān)單據(jù)后的[X]個工作日內(nèi)完成付款審批和支付工作。3.付款過程應(yīng)嚴(yán)格遵守公司財務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)，確保付款流程規(guī)范、準(zhǔn)確。四、緊急采購的供應(yīng)商管理與選擇（一）供應(yīng)商儲備1.采購部門應(yīng)建立緊急采購供應(yīng)商儲備庫，定期收集、評估和更新供應(yīng)商信息。2.儲備庫中的供應(yīng)商應(yīng)具備以下條件：具有良好的信譽和商業(yè)道德，具備較強的生產(chǎn)能力和供貨能力，能夠在緊急情況下快速響應(yīng)并提供所需物資或服務(wù)，產(chǎn)品質(zhì)量可靠，價格合理。3.采購部門應(yīng)與儲備庫中的供應(yīng)商保持定期溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品更新情況等，確保供應(yīng)商能夠持續(xù)滿足公司緊急采購需求。（二）供應(yīng)商選擇1.在緊急采購時，采購人員應(yīng)優(yōu)先從供應(yīng)商儲備庫中選擇合適的供應(yīng)商。如儲備庫中無滿足需求的供應(yīng)商，可通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、同行介紹等方式尋找新的供應(yīng)商。但新供應(yīng)商必須經(jīng)過嚴(yán)格的資質(zhì)審查和評估。2.對新供應(yīng)商的評估內(nèi)容包括：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)資質(zhì)證明文件；生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量控制體系等；信譽狀況，如是否存在不良記錄、合同糾紛等；價格水平及報價的合理性。3.采購人員應(yīng)收集至少[X]家供應(yīng)商的報價和相關(guān)資料，進(jìn)行綜合比較和分析，選擇最符合緊急采購需求且性價比最高的供應(yīng)商。五、緊急采購的風(fēng)險管理（一）需求風(fēng)險1.需求部門應(yīng)準(zhǔn)確評估緊急采購的需求，避免因需求預(yù)測不準(zhǔn)確導(dǎo)致采購物資過多或過少。2.在緊急采購申請前，需求部門應(yīng)對緊急情況進(jìn)行詳細(xì)分析，明確所需物資或服務(wù)的具體規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量要求，確保采購的針對性和有效性。3.如因需求變更導(dǎo)致緊急采購的物資或服務(wù)不再適用，需求部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，盡量減少損失。（二）供應(yīng)商風(fēng)險1.采購部門應(yīng)加強對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，確保供應(yīng)商能夠按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。2.在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)充分考慮供應(yīng)商的信譽、實力和抗風(fēng)險能力，避免因供應(yīng)商原因?qū)е戮o急采購失敗。3.與供應(yīng)商簽訂的合同中應(yīng)明確違約責(zé)任和賠償條款，如供應(yīng)商未能按時交貨、提供的物資或服務(wù)質(zhì)量不合格等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。（三）價格風(fēng)險1.緊急采購時，由于時間緊迫，可能無法進(jìn)行充分的市場調(diào)研和價格談判，導(dǎo)致采購價格偏高。2.采購部門應(yīng)在緊急采購過程中，盡量通過多種渠道獲取價格信息，與供應(yīng)商進(jìn)行適當(dāng)?shù)膬r格協(xié)商，爭取合理的采購價格。3.對于價格波動較大的物資或服務(wù)，采購部門可考慮采用套期保值等方式降低價格風(fēng)險。（四）質(zhì)量風(fēng)險1.緊急采購可能因時間原因無法對物資或服務(wù)進(jìn)行全面的質(zhì)量檢驗，增加了質(zhì)量風(fēng)險。2.需求部門和采購部門應(yīng)加強對緊急采購物資或服務(wù)的質(zhì)量控制，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，并在到貨后及時進(jìn)行驗收。3.如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)按照合同約定及時與供應(yīng)商溝通解決，如退貨、換貨、要求供應(yīng)商承擔(dān)維修或賠償責(zé)任等。六、緊急采購的監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對緊急采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查，審查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.審計部門可通過查閱相關(guān)文件、記錄，訪談采購人員、需求部門人員和供應(yīng)商等方式進(jìn)行監(jiān)督檢查，并形成審計報告。3.對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見和建議，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)緊急采購的資料和信息。2.對于外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)提出的意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對待，及時進(jìn)行整改，確保緊急采購活動合法合規(guī)。七、緊急采購的信息管理（一）建立緊急采購檔案1.采購部門應(yīng)建立緊急采購檔案，對每次緊急采購活動的相關(guān)文件和資料進(jìn)行整理歸檔。2.緊急采購檔案應(yīng)包括《緊急采購申請表》、審批文件、采購合同、驗收報告、付款憑證等，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確。（二）信息共享與溝通1.采購部門應(yīng)及時將緊急采購的相關(guān)信息反饋給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，確保各部門之間信息暢通。2.建立