PAGE機密文件管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強公司機密文件的管理，確保公司機密信息的安全，防止機密文件的泄露、丟失或不當使用，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及機密文件的部門、人員及相關業(yè)務活動。（三）定義1.機密文件：指公司在經(jīng)營管理過程中產(chǎn)生的，涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等重要信息，一旦泄露可能對公司造成重大損失或不良影響的文件。2.密級劃分：根據(jù)機密文件的重要程度和影響范圍，將機密文件劃分為絕密、機密、秘密三個等級。絕密：最重要的機密文件，泄露后會使公司的核心利益受到嚴重損害，如公司的核心技術資料、重大戰(zhàn)略決策、未公開的財務數(shù)據(jù)等。機密：重要的機密文件，泄露后會對公司的經(jīng)營活動產(chǎn)生較大影響，如重要業(yè)務合同、客戶名單、技術方案等。秘密：一般的機密文件，泄露后會對公司的正常運營造成一定影響，如一般性的市場調研報告、內部管理制度等。二、機密文件的產(chǎn)生與標識（一）產(chǎn)生1.各部門在工作過程中，凡涉及公司機密信息的文件，應按照本制度進行管理。2.文件起草人在起草文件時，應根據(jù)文件內容確定密級，并在文件首頁右上角標注相應的密級標識。（二）標識1.絕密文件：在文件首頁右上角標注“絕密★”字樣，并用紅色字體突出顯示。2.機密文件：在文件首頁右上角標注“機密”字樣，并用藍色字體突出顯示。3.秘密文件：在文件首頁右上角標注“秘密”字樣，并用黑色字體突出顯示。三、機密文件的流轉與傳遞（一）流轉1.機密文件在公司內部流轉時，應嚴格按照規(guī)定的流程進行，確保文件的安全傳遞。2.文件接收部門應及時對收到的機密文件進行登記，并按照密級妥善保管。3.文件傳閱應嚴格控制范圍，僅限于相關人員，傳閱過程中不得擅自擴大傳閱范圍。（二）傳遞1.機密文件如需傳遞給外部單位或個人，必須經(jīng)過公司相關領導審批，并采取加密傳輸、專人遞送等安全措施，確保文件在傳遞過程中的安全。2.嚴禁通過普通郵件、傳真、互聯(lián)網(wǎng)等不安全方式傳遞機密文件。四、機密文件的存儲與保管（一）存儲1.機密文件應存儲在專門的保密柜或保險柜中，確保存儲環(huán)境安全可靠。2.保密柜或保險柜應放置在安全的房間內，房間應具備防火、防盜、防潮、防蟲等功能。3.不同密級的文件應分類存儲，不得混放。（二）保管1.各部門應指定專人負責機密文件的保管工作，保管人員應具備良好的保密意識和責任心。2.保管人員應定期對機密文件進行盤點和檢查，確保文件的完整性和安全性。3.如發(fā)現(xiàn)機密文件有損壞、丟失或被盜等情況，應立即報告公司相關領導，并采取相應的措施進行處理。五、機密文件的查閱與使用（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱機密文件時，應填寫《機密文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、密級、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，方可查閱。2.查閱機密文件應在指定的場所進行，查閱過程中不得擅自摘抄、復印、拍照等。3.查閱結束后，查閱人員應將文件歸還保管人員，并在《機密文件查閱登記表》上簽字確認。（二）使用1.公司內部人員因工作需要使用機密文件時，應填寫《機密文件使用申請表》，注明使用文件的名稱、密級、使用目的、使用期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和公司分管領導審批后，方可使用。2.使用機密文件應嚴格按照審批的用途進行，不得擅自擴大使用范圍。3.使用過程中應妥善保管文件，不得將文件轉借他人或帶出公司。4.使用結束后，使用人員應將文件歸還保管人員，并在《機密文件使用登記表》上簽字確認。六、機密文件的銷毀（一）銷毀條件1.機密文件超過保密期限或已失去使用價值的，應及時進行銷毀。2.因工作失誤或其他原因導致機密文件不再需要保存的，應及時進行銷毀。（二）銷毀程序1.各部門應定期對本部門保管的機密文件進行清理，確定需要銷毀的文件清單，并填寫《機密文件銷毀申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，報公司保密工作領導小組審核。2.公司保密工作領導小組審核通過后，指定專人負責銷毀工作。銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀文件的名稱、密級、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等。3.機密文件的銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件無法恢復。4.銷毀工作完成后，銷毀人員應在《機密文件銷毀登記表》上簽字確認，并將銷毀記錄報公司保密工作領導小組備案。七、保密培訓與教育（一）培訓計劃公司應制定年度保密培訓計劃，定期組織員工參加保密培訓，提高員工的保密意識和技能。（二）培訓內容1.國家有關保密法律法規(guī)和公司保密制度。2.機密文件的管理流程和操作規(guī)范。3.保密意識和職業(yè)道德教育。（三）培訓方式1.內部培訓：由公司保密工作領導小組成員或專業(yè)人員進行授課。2.外部培訓：邀請保密專家或相關機構進行培訓。3.在線學習：通過公司內部網(wǎng)絡平臺提供保密培訓課程，供員工自主學習。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制公司應建立健全保密監(jiān)督機制，定期對各部門的機密文件管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）檢查內容1.機密文件的管理制度執(zhí)行情況。2.機密文件的存儲、保管、流轉、查閱、使用、銷毀等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范執(zhí)行情況。3.員工的保密意識和技能。（三）檢查方式1.定期檢查：公司保密工作領導小組定期對各部門進行檢查，檢查結果進行通報。2.不定期抽查：公司保密工作領導小組不定期對各部門進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自查閱、復印、拍照、摘抄、銷毀機密文件的。2.擅自擴大機密文件傳閱范圍或轉借他人的。3.將機密文件帶出公司或在非指定場所使用的。4.因保管不善導致機密文件丟失、被盜或泄露的。5.違反保密制度的其他行為。（二）處理措施1.對于違反機密文件管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、降職、