PAGE證章臺賬管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司證章管理，規(guī)范證章臺賬記錄，確保公司證章的安全、正確使用以及相關信息的準確可查，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及證章管理及使用的部門和人員，包括但不限于公司公章、法人章、合同章、部門章、各類資質(zhì)證書、榮譽證書等相關證章及臺賬的管理。（三）基本原則1.合法性原則：證章管理嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準要求，確保公司證章的使用合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障證章的存放安全，防止證章丟失、被盜用或濫用。3.規(guī)范性原則：明確證章的申請、審批、使用、保管、歸還等流程，規(guī)范臺賬記錄內(nèi)容和格式，確保各項操作有章可循。4.責任性原則：明確各環(huán)節(jié)責任人，對證章管理及使用過程中的行為負責，出現(xiàn)問題追究相關人員責任。二、證章管理職責（一）管理部門公司綜合管理部為證章管理的歸口部門，負責制定和完善證章管理制度，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)證章的日常管理工作，監(jiān)督檢查各部門證章使用情況。（二）保管人員1.公司公章、法人章由綜合管理部指定專人負責保管，合同章由合同管理部門指定專人保管，部門章由各部門負責人指定專人保管。2.證章保管人員應具備高度的責任心，嚴格遵守證章管理制度，妥善保管證章，確保證章安全。（三）使用審批人員1.公司公章、法人章的使用由公司總經(jīng)理審批；合同章的使用由合同管理部門負責人及分管領導審批；部門章的使用由各部門負責人審批。2.使用審批人員應認真審核用章申請，確保用章事項合法合規(guī)、真實必要，對審批結(jié)果負責。（四）使用人員1.因工作需要使用證章的公司員工為證章使用人員。2.使用人員應嚴格按照規(guī)定流程申請用章，在用章過程中遵守相關規(guī)定，不得擅自更改用章內(nèi)容和用途，用章完畢后及時歸還證章。三、證章種類及管理（一）公司公章1.定義：公司公章是公司對外行使權(quán)力的重要標志，具有最高法律效力。2.用途：主要用于公司各類重要文件、合同、協(xié)議、報表等的簽署，以及其他需要代表公司對外證明或確認的事項。3.保管：由綜合管理部專人保管于公司保險柜中，實行雙人保管制度，鑰匙分別由兩人持有，開啟保險柜時需兩人同時在場。4.使用流程：使用部門填寫《公司公章使用申請表》，詳細說明用章事項、用章文件名稱及份數(shù)、用章時間等信息。將申請表提交部門負責人審核簽字后，報總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，使用人員持申請表到綜合管理部辦理用章手續(xù)。保管人員對照申請表內(nèi)容進行核對，無誤后在用章文件上加蓋公章，并在《公司公章使用臺賬》上詳細記錄用章情況，包括用章日期、用章文件名稱、用章份數(shù)、使用部門、使用人等信息。用章完畢后，使用人員及時將公章歸還保管人員，并在臺賬上簽字確認。（二）法人章1.定義：法人章是公司法定代表人的個人印鑒，代表公司法定代表人行使職權(quán)。2.用途：主要用于公司法定代表人授權(quán)的特定事項，如辦理銀行開戶、簽訂特定合同等。3.保管：由綜合管理部專人保管于公司保險柜中，保管要求同公司公章。4.使用流程：使用部門填寫《法人章使用申請表》，注明用章事項、授權(quán)范圍、用章文件名稱及份數(shù)、用章時間等。提交部門負責人審核簽字后，報總經(jīng)理審批，總經(jīng)理審批時需確認法定代表人已授權(quán)該事項。審批通過后，使用人員持申請表到綜合管理部辦理用章，保管人員按規(guī)定操作并記錄于《法人章使用臺賬》，內(nèi)容包括用章日期、用章文件名稱、用章份數(shù)、使用部門、使用人、授權(quán)事項等。用章結(jié)束后，及時歸還法人章并簽字確認。（三）合同章1.定義：合同章用于公司簽訂各類經(jīng)濟合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。2.用途：專門用于合同文本的簽署，確保合同的有效性和嚴肅性。3.保管：由合同管理部門指定專人保管于部門保險柜中。4.使用流程：使用部門填寫《合同章使用申請表》，詳細說明合同名稱、合同編號、簽訂對方、合同金額、用章時間等合同主要信息。提交合同管理部門負責人審核合同條款及相關資料，審核通過后簽字，再報分管領導審批。審批通過后，使用人員到合同管理部門辦理用章，保管人員在用章前仔細核對合同內(nèi)容與申請表一致，無誤后加蓋合同章，并在《合同章使用臺賬》記錄用章情況，包括合同名稱、合同編號、簽訂對方、合同金額、用章日期、使用部門、使用人等。用章后，及時歸還合同章并簽字。（四）部門章1.定義：部門章是各部門在其職責范圍內(nèi)使用的印章，用于處理部門內(nèi)部相關事務。2.用途：如部門文件、通知、報表等的加蓋，不得用于對外簽訂合同或具有法律效力的文件。3.保管：由各部門負責人指定專人保管于部門專用抽屜或保險柜中。4.使用流程：使用人員填寫《部門章使用申請表》，注明用章事項、用章文件名稱及份數(shù)、用章時間等。提交部門負責人審批，部門負責人根據(jù)實際情況進行審核，確保用章事項符合部門職責范圍。審批通過后，使用人員到部門章保管人員處辦理用章，保管人員在用章文件上加蓋部門章，并在《部門章使用臺賬》記錄，內(nèi)容包括用章日期、用章文件名稱、用章份數(shù)、使用部門、使用人等。用章完畢后，及時歸還部門章并簽字。（五）資質(zhì)證書、榮譽證書等1.定義：包括公司取得的各類行業(yè)資質(zhì)證書、榮譽稱號證書等，是公司實力和信譽的體現(xiàn)。2.用途：用于公司業(yè)務拓展、宣傳展示、資質(zhì)年審等相關活動。3.保管：由綜合管理部指定專人保管于公司專門的證書檔案柜中，建立電子檔案，詳細記錄證書名稱、頒發(fā)機構(gòu)、頒發(fā)時間、有效期等信息。4.使用流程：使用部門填寫《證書使用申請表》，說明使用證書的用途、使用時間和預計歸還時間等。提交部門負責人審核簽字后，報綜合管理部負責人審批。審批通過后，使用人員到綜合管理部辦理證書借用手續(xù)，保管人員在《證書使用臺賬》記錄證書名稱、使用部門、使用人、使用時間、預計歸還時間等信息，并開具借用憑證。使用人員在用完證書后，按時歸還綜合管理部，保管人員核對無誤后在臺賬上記錄歸還時間，并銷號。如證書有損壞或遺失，使用人員應及時報告并承擔相應責任。四、證章臺賬管理（一）臺賬建立1.綜合管理部負責建立各類證章使用臺賬，包括《公司公章使用臺賬》《法人章使用臺賬》《合同章使用臺賬》《部門章使用臺賬》《證書使用臺賬》等。2.臺賬應采用紙質(zhì)和電子兩種形式同時記錄，紙質(zhì)臺賬由保管人員負責填寫和保管，電子臺賬由專人定期更新維護，確保數(shù)據(jù)的一致性和準確性。（二）臺賬記錄內(nèi)容1.證章名稱、編號。2.使用日期。3.用章文件名稱、編號、份數(shù)。4.使用部門、使用人。5.用章事項詳細說明。6.審批意見及審批人簽字。7.歸還日期（如有借用情況）。（三）臺賬查閱與核對1.各部門因工作需要查閱證章臺賬時，需填寫《臺賬查閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字后，報綜合管理部審批。2.綜合管理部指定專人負責提供查閱服務，并做好查閱記錄，包括查閱部門、查閱人、查閱時間、查閱內(nèi)容等。3.保管人員應定期對證章臺賬進行核對，確保賬實相符。每月末對當月證章使用情況進行匯總統(tǒng)計，與電子臺賬進行核對，如有不符及時查明原因并進行調(diào)整。每年末對全年證章臺賬進行全面清查，編制年度證章使用情況報告，報公司管理層審閱。五、證章使用規(guī)范（一）申請用章要求1.用章申請應一事一表，不得將多項用章事項合并申請。2.申請表內(nèi)容應填寫完整、準確、清晰，用章事項必須明確、合法、合規(guī)，涉及經(jīng)濟合同的需附上合同文本及相關說明。3.申請部門應確保用章事項已經(jīng)過充分的內(nèi)部審批流程，申請表上的審核簽字應齊全。（二）用章現(xiàn)場監(jiān)督1.原則上，證章使用應在公司內(nèi)部指定地點進行，不得攜帶證章外出使用。特殊情況需外出用章的，必須經(jīng)總經(jīng)理批準，并采取嚴格的安全措施，確保證章安全。2.用章時，保管人員應在現(xiàn)場監(jiān)督用章過程，不得將證章交予使用人員自行加蓋。使用人員應按照申請表內(nèi)容準確加蓋證章，不得擅自更改用章位置、內(nèi)容或用途。3.用章完畢后，保管人員應立即收回證章，檢查用章文件是否完整、無誤，如有問題及時與使用人員溝通解決。（三）禁止事項1.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋證章。2.未經(jīng)批準，不得將證章轉(zhuǎn)借他人使用。3.不得利用證章從事任何違法違規(guī)活動。六、證章保管與維護（一）保管環(huán)境1.證章應存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的保管設施中，保險柜應放置在干燥、通風、防火、防盜的房間內(nèi)。2.存放證章的保險柜應定期檢查，確保其性能良好，能夠正常使用。（二）日常維護1.保管人員應定期對證章進行清潔和保養(yǎng)，防止證章生銹、損壞或變形。2.對于有磨損或損壞跡象的證章，保管人員應及時報告綜合管理部負責人，并根據(jù)情況進行修復或更換。（三）證章遺失處理1.如發(fā)現(xiàn)證章遺失，保管人員應立即報告綜合管理部負責人，并采取緊急措施防止證章被非法使用。2.綜合管理部應及時向公司內(nèi)部發(fā)布遺失聲明，通知各部門注意防范風險。同時，根據(jù)遺失證章的種類和性質(zhì)，按照相關法律法規(guī)要求，及時辦理掛失、補辦等手續(xù)，并向相關部門報備。3.對因證章遺失導致的公司損失，將追究相關保管人員及責任人的責任。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.綜合管理部定期對各部門證章管理及使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括證章保管是否安全、臺賬記錄是否完整準確、用章流程是否規(guī)范等。2.各部門負責人應定期對本部門證章使用情況進行自查，確保本部門證章管理工作符合制度要求。（二）違規(guī)處理1.對于違反證章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。2.初次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予警告