PAGE騰訊采購部門制度規(guī)范總則目的本制度旨在規(guī)范騰訊采購部門的各項工作流程，確保采購活動的合法性、公正性、透明性和高效性，保障公司利益，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的順利開展。適用范圍本制度適用于騰訊采購部門及其相關(guān)工作人員，以及參與騰訊采購活動的供應(yīng)商、合作伙伴等?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公正性原則：采購過程應(yīng)公平、公正地對待所有供應(yīng)商，不得偏袒任何一方。3.透明性原則：采購信息應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整地公開，接受公司內(nèi)部和外部的監(jiān)督。4.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。5.誠實守信原則：采購部門及相關(guān)人員應(yīng)誠實守信，履行合同約定，維護(hù)公司信譽(yù)。采購流程規(guī)范采購需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，定期或不定期向采購部門提交采購需求申請：包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、預(yù)計采購時間等詳細(xì)信息。2.采購需求申請應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至采購部門：審核內(nèi)容包括需求的合理性、必要性、預(yù)算的準(zhǔn)確性等。采購計劃制定1.采購部門收到采購需求申請后，進(jìn)行匯總整理：結(jié)合公司庫存情況、采購周期、市場供應(yīng)情況等因素，制定采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的具體內(nèi)容、采購時間安排、采購方式、預(yù)算控制等：并報采購部門負(fù)責(zé)人審批。供應(yīng)商選擇與管理1.建立供應(yīng)商信息庫：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，對供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等進(jìn)行評估，篩選合格供應(yīng)商納入信息庫。2.供應(yīng)商選擇：根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商信息庫中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。對于重要采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)、競爭性談判等公開采購方式，邀請多家供應(yīng)商參與投標(biāo)或談判，綜合評估供應(yīng)商的報價、質(zhì)量、服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.供應(yīng)商管理：與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估內(nèi)容包括交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價格變動等方面。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)采購計劃向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單：采購訂單應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的詳細(xì)信息、交貨時間、交貨地點、付款方式等內(nèi)容。2.供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)按照訂單要求及時組織生產(chǎn)或供應(yīng)：并在規(guī)定時間內(nèi)將貨物送達(dá)指定地點。采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購任務(wù)按時完成。3.貨物驗收：采購物品或服務(wù)到貨后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、質(zhì)量規(guī)格、外觀等方面。對于驗收合格的貨物，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的貨物，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求供應(yīng)商補(bǔ)貨、換貨或退貨等。采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫付款申請單：付款申請單應(yīng)包括采購訂單號、供應(yīng)商名稱、采購金額、付款方式、付款期限等信息，并附上相關(guān)的發(fā)票、驗收報告等憑證。2.付款申請單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門審批：財務(wù)部門審核付款申請的真實性、合法性、準(zhǔn)確性等內(nèi)容，并按照公司財務(wù)制度和資金安排進(jìn)行付款。3.對于采用預(yù)付款方式的采購項目，采購部門應(yīng)在簽訂采購合同后，按照合同約定及時辦理預(yù)付款手續(xù)：并跟蹤供應(yīng)商的供貨進(jìn)度，確保預(yù)付款的安全使用。采購風(fēng)險管理風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購活動中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估：包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，分析其發(fā)生的可能性和影響程度：制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對：關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動、供應(yīng)短缺等情況，通過與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂長期合同、套期保值等方式降低市場風(fēng)險。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和評估，選擇信譽(yù)良好、實力雄厚的供應(yīng)商合作。建立供應(yīng)商備份機(jī)制，防止因單一供應(yīng)商出現(xiàn)問題而影響采購活動的正常進(jìn)行。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，加強(qiáng)對采購物品或服務(wù)的質(zhì)量檢驗。對于重要采購項目，可要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保函或進(jìn)行質(zhì)量抽檢等。4.合同風(fēng)險應(yīng)對：簽訂采購合同前，應(yīng)仔細(xì)審查合同條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整。加強(qiáng)合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督和管理，及時處理合同糾紛。5.付款風(fēng)險應(yīng)對：嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式和期限進(jìn)行付款，確保公司資金安全。對于存在付款風(fēng)險的供應(yīng)商，應(yīng)采取相應(yīng)的防范措施，如要求提供擔(dān)保、加強(qiáng)資金監(jiān)控等。采購監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制：定期對采購活動進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購部門的采購活動進(jìn)行審計：審計內(nèi)容包括采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。外部監(jiān)督1.采購部門應(yīng)接受公司內(nèi)部其他部門和員工的監(jiān)督：對于提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真對待并及時反饋處理結(jié)果。2.采購活動應(yīng)接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會、社會公眾等外部監(jiān)督：采購部門應(yīng)積極配合外部監(jiān)督檢查，及時公開采購信息，保障社會公眾的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)。采購人員行為規(guī)范職業(yè)道德1.采購人員應(yīng)遵守職業(yè)道德規(guī)范：誠實守信，廉潔奉公，不得利用職務(wù)之便謀取私利。2.嚴(yán)禁采購人員接受供應(yīng)商的賄賂、回扣、禮品等不正當(dāng)利益：不得與供應(yīng)商串通損害公司利益。工作紀(jì)律1.采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的工作紀(jì)律：按時上下班，不得遲到早退，不得無故曠工。2.工作時間內(nèi)，應(yīng)認(rèn)真履行工作職責(zé)：不得從事與工作無關(guān)的事情，不得擅自離崗、串崗。保密義務(wù)1.采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度：對采購活動中涉及的公司商業(yè)秘密、供應(yīng)商信息、采購價格等予以保密。2.不得向無關(guān)人員泄露采購