單位消防檔案管理規(guī)范與模板一、消防檔案管理的法律依據(jù)與核心價(jià)值消防檔案是單位消防安全管理的“數(shù)字臺賬”，既是落實(shí)《中華人民共和國消防法》《機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》（公安部令第61號）等法規(guī)的硬性要求，也是提升火災(zāi)防控能力、應(yīng)對消防檢查與事故追溯的核心支撐。規(guī)范的消防檔案管理，可實(shí)現(xiàn)“隱患可查、責(zé)任可溯、應(yīng)急可用”，為單位消防安全治理提供全周期數(shù)據(jù)支撐。二、消防檔案管理的基礎(chǔ)規(guī)范（一）管理職責(zé)分工消防安全責(zé)任人：統(tǒng)籌檔案管理工作，審批檔案管理制度與重大檔案處置事項(xiàng)（如移交、銷毀）。消防安全管理人：組織制定檔案管理細(xì)則，監(jiān)督檔案收集、更新的及時(shí)性與準(zhǔn)確性。檔案管理人員：具體負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、借閱登記，定期開展檔案核查與更新。（二）歸檔范圍界定消防檔案需覆蓋“靜態(tài)基礎(chǔ)信息+動態(tài)管理記錄”，核心歸檔內(nèi)容包括：基礎(chǔ)類：單位營業(yè)執(zhí)照、消防設(shè)計(jì)審核/驗(yàn)收意見書、消防設(shè)施平面布置圖、建筑消防設(shè)施清單（含類型、數(shù)量、安裝位置）。管理類：消防安全制度文本、防火檢查記錄（含隱患整改臺賬）、消防設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)記錄、員工消防安全培訓(xùn)檔案（含簽到表、課件、考核結(jié)果）、滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案及演練記錄。應(yīng)急類：火災(zāi)事故記錄（含事故調(diào)查報(bào)告、損失評估、整改措施）、消防救援聯(lián)動協(xié)議、重點(diǎn)部位（如倉庫、配電室）專項(xiàng)檔案。（三）保管與安全要求1.載體形式：紙質(zhì)檔案需采用防火、防潮、防蟲的檔案盒/柜存放；電子檔案需雙備份（本地服務(wù)器+云端加密存儲），并定期校驗(yàn)數(shù)據(jù)完整性。2.保管期限：永久保存：消防設(shè)計(jì)審核/驗(yàn)收文件、重大火災(zāi)事故檔案、單位消防基本概況表。長期保存（≥10年）：消防設(shè)施維護(hù)記錄、年度消防安全評估報(bào)告、員工培訓(xùn)檔案。短期保存（≤5年）：日常防火檢查記錄、月度消防工作會議紀(jì)要。三、分類檔案管理實(shí)操要點(diǎn)（一）基礎(chǔ)檔案：單位消防“身份證”管理要點(diǎn)：基礎(chǔ)檔案需與建筑實(shí)際情況一致，若建筑功能、消防設(shè)施發(fā)生變更（如新增噴淋系統(tǒng)、調(diào)整防火分區(qū)），需7個(gè)工作日內(nèi)更新檔案。模板示例：>單位消防基本情況登記表>單位名稱：________________地址：________________>建筑面積：______㎡建筑層數(shù)：____層（地上____層/地下____層）>消防設(shè)施類型：□消火栓系統(tǒng)□自動噴水滅火系統(tǒng)□防排煙系統(tǒng)□火災(zāi)自動報(bào)警系統(tǒng)□其他（________）>重點(diǎn)消防部位：________________（如倉庫、廚房、配電室）（二）日常管理檔案：動態(tài)防控“晴雨表”管理要點(diǎn)：日常記錄需體現(xiàn)“問題-整改-復(fù)查”閉環(huán)管理，防火檢查記錄需由檢查人、整改責(zé)任人、復(fù)查人簽字確認(rèn)。模板示例：>防火檢查及隱患整改臺賬>檢查日期：______檢查區(qū)域：________>隱患描述：________________（如“疏散通道堆放雜物”“滅火器壓力不足”）>整改要求：________________整改責(zé)任人：______整改期限：______>整改完成情況：________________復(fù)查人：______復(fù)查日期：______（三）應(yīng)急管理檔案：實(shí)戰(zhàn)能力“練兵冊”管理要點(diǎn)：應(yīng)急預(yù)案需每半年演練1次，演練記錄需包含現(xiàn)場照片、參與人員簽到、問題復(fù)盤報(bào)告；火災(zāi)事故檔案需在事故處置結(jié)束后15日內(nèi)完成歸檔。模板示例：>滅火和應(yīng)急疏散演練記錄>演練日期：______演練場景：□火災(zāi)撲救□疏散逃生□聯(lián)動處置>參與部門/人員：________________演練時(shí)長：____分鐘>問題復(fù)盤：________________（如“疏散引導(dǎo)標(biāo)識不清晰”“微型消防站響應(yīng)延遲”）>改進(jìn)措施：________________負(fù)責(zé)人：______四、檔案整理與歸檔流程（一）收集環(huán)節(jié)定期收集：每月5日前，各部門提交上月消防工作記錄（如培訓(xùn)記錄、設(shè)施維護(hù)單）。專項(xiàng)收集：消防設(shè)施改造、火災(zāi)事故處置后，7日內(nèi)完成相關(guān)檔案的收集與初審。（二）整理與編碼采用“年度-類別-序號”編碼規(guī)則，例如“2024-JC-001”（2024年基礎(chǔ)類第1份檔案）。紙質(zhì)檔案需編制《檔案目錄》，電子檔案需建立檢索數(shù)據(jù)庫，支持按“時(shí)間、類別、關(guān)鍵詞”快速查詢。（三）借閱與保密管理內(nèi)部借閱：需填寫《檔案借閱登記表》，注明用途、歸還日期，原則上不外借原件。外部調(diào)閱：僅限消防部門、應(yīng)急管理部門因執(zhí)法檢查需要，需經(jīng)消防安全責(zé)任人審批，并全程登記。五、常見問題與優(yōu)化建議（一）典型問題1.檔案更新滯后：消防設(shè)施改造后未及時(shí)更新檔案，導(dǎo)致“賬實(shí)不符”。2.記錄不規(guī)范：防火檢查記錄僅簡單填寫“無隱患”，未體現(xiàn)檢查細(xì)節(jié)。3.電子檔案安全隱患：未定期備份，或存儲設(shè)備未做防火、防病毒處理。（二）優(yōu)化建議1.建立“檔案更新觸發(fā)機(jī)制”：消防設(shè)施變更、人員變動、制度修訂等事件發(fā)生時(shí)，自動觸發(fā)檔案更新流程。2.引入“檔案數(shù)字化工具”：使用消防管理APP或臺賬系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檢查記錄、維護(hù)記錄的線上填報(bào)與自動歸檔。3.開展“檔案合規(guī)性自查”：每季度對照《消防檔案檢查清單》（見附件），核查檔案完整性與準(zhǔn)確性。附件：消防檔案檢查清單（示例）檔案類別檢查要點(diǎn)合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)------------------------------------------------------------------------------基礎(chǔ)檔案消防設(shè)施清單與現(xiàn)場是否一致100%匹配日常管理檔案隱患整改是否閉環(huán)整