企業(yè)內(nèi)部報銷流程操作手冊一、手冊目的與適用范圍本手冊旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部費(fèi)用報銷流程，明確各環(huán)節(jié)操作要求，保障報銷工作高效、合規(guī)開展，適用于全體在職員工及涉及費(fèi)用報銷的業(yè)務(wù)場景。二、報銷類型及材料要求（一）日常費(fèi)用報銷涵蓋辦公耗材、水電費(fèi)、快遞費(fèi)等日常運(yùn)營支出，需提交以下材料：費(fèi)用報銷單：填寫費(fèi)用明細(xì)、金額、事由等核心信息，確保邏輯清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。合規(guī)票據(jù)：提供正規(guī)發(fā)票或收據(jù)（發(fā)票需加蓋開票方公章，內(nèi)容與報銷事由一致）。補(bǔ)充附件：如采購清單、簽收單等（視業(yè)務(wù)場景補(bǔ)充，需能佐證費(fèi)用真實(shí)性）。（二）差旅費(fèi)報銷適用于因公出差產(chǎn)生的交通、住宿、餐飲等費(fèi)用，需提交：差旅費(fèi)報銷單：注明出差時間、地點(diǎn)、事由，及交通、住宿等明細(xì)。交通票據(jù)：機(jī)票、火車票、打車票等（需與出差行程一一對應(yīng)）。住宿發(fā)票：顯示入住、退房時間，且與出差日期匹配。出差審批單：出差前經(jīng)直屬領(lǐng)導(dǎo)審批的單據(jù)（作為報銷依據(jù)，需隨報銷材料提交）。（三）采購報銷針對物資、服務(wù)采購的費(fèi)用報銷（如設(shè)備采購、外包服務(wù)等），需提交：采購報銷單：注明采購內(nèi)容、數(shù)量、單價、供應(yīng)商信息。采購合同：金額超規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)時需提供（按公司《采購管理制度》執(zhí)行）。發(fā)票及送貨單：發(fā)票需與合同、送貨單信息一致，送貨單需有簽收記錄。驗(yàn)收報告：涉及實(shí)物采購的，需由使用部門或倉庫出具驗(yàn)收合格證明。三、報銷流程操作步驟（一）報銷申請1.系統(tǒng)填報：登錄企業(yè)OA系統(tǒng)/財務(wù)報銷平臺，進(jìn)入“費(fèi)用報銷”模塊，選擇對應(yīng)報銷類型，按要求填寫表單（如費(fèi)用項目、金額、事由、關(guān)聯(lián)項目號等），確保信息準(zhǔn)確無誤。2.附件上傳：將票據(jù)、審批單、合同等材料掃描/拍照（確保清晰可辨），按系統(tǒng)要求上傳至對應(yīng)位置，附件命名建議為“[日期]-[報銷類型]-[姓名]-[核心事由]”（如“____-差旅費(fèi)-張三-北京出差”）。3.提交申請：確認(rèn)表單及附件無誤后，點(diǎn)擊“提交”，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至直屬領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)。（二）審批流程1.直屬領(lǐng)導(dǎo)審批：直屬領(lǐng)導(dǎo)需在3個工作日內(nèi)完成審批，重點(diǎn)審核報銷事由真實(shí)性、費(fèi)用合理性、材料完整性。若有疑問，可退回申請人補(bǔ)充說明或修改。2.多級審批（如涉及）：若報銷金額超直屬領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限（具體標(biāo)準(zhǔn)見公司《費(fèi)用審批權(quán)限表》），系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至上級領(lǐng)導(dǎo)/財務(wù)負(fù)責(zé)人審批，審批人需在3個工作日內(nèi)完成審核。3.進(jìn)度查詢：申請人可通過系統(tǒng)“我的申請”模塊查看審批狀態(tài)；若長時間未審批，可聯(lián)系對應(yīng)審批人溝通進(jìn)度。（三）憑證提交1.線下提交：審批通過后，申請人需在3個工作日內(nèi)將紙質(zhì)憑證（發(fā)票、單據(jù)等）按要求粘貼（粘貼規(guī)范見附錄），提交至財務(wù)部指定地點(diǎn)（如財務(wù)共享中心窗口、部門財務(wù)對接人處）。2.憑證核對：財務(wù)人員接收憑證后，將線下材料與系統(tǒng)電子附件核對，確認(rèn)信息一致、票據(jù)合規(guī)（如發(fā)票真?zhèn)?、抬頭準(zhǔn)確性等）。（四）財務(wù)審核與打款1.財務(wù)審核：財務(wù)部在收到紙質(zhì)憑證后3個工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)檢查：票據(jù)合規(guī)性（發(fā)票真?zhèn)巍⒍惵?、蓋章等是否符合要求）；費(fèi)用合理性（是否符合公司報銷標(biāo)準(zhǔn)，如差旅費(fèi)住宿標(biāo)準(zhǔn)、餐飲補(bǔ)貼等）；流程完整性（是否完成所有審批環(huán)節(jié)，材料是否齊全）。若審核不通過，財務(wù)將通過系統(tǒng)/郵件反饋問題，申請人需按要求整改后重新提交。2.打款處理：審核通過后，財務(wù)部將在3個工作日內(nèi)安排打款，款項匯入申請人填報的銀行賬戶（需與工資卡/公司備案賬戶一致）。申請人可通過銀行APP或財務(wù)系統(tǒng)查詢到賬情況。四、注意事項（一）報銷時效日常費(fèi)用、差旅費(fèi)需在業(yè)務(wù)發(fā)生后3個月內(nèi)完成報銷申請，逾期原則上不予受理（特殊情況需提交書面說明，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批）。采購報銷需在驗(yàn)收完成后5個工作日內(nèi)提交，避免跨期影響財務(wù)核算。（二）憑證規(guī)范發(fā)票需為正規(guī)機(jī)打/電子發(fā)票，手寫發(fā)票、過期發(fā)票、虛假發(fā)票一律不予報銷。票據(jù)粘貼需整齊牢固，按“從左到右、從上到下”順序粘貼（大票在下、小票在上），避免折疊、破損；粘貼單需標(biāo)注“報銷人”“報銷類型”“總金額”等信息。電子發(fā)票需避免重復(fù)報銷，可通過財務(wù)系統(tǒng)查重或提交國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺截圖。（三）特殊情況處理個人墊付：因公務(wù)墊付費(fèi)用的，需在報銷時注明“個人墊付”，并提供付款憑證（如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、支付截圖）。退款處理：報銷后因業(yè)務(wù)取消、費(fèi)用退回的，需在3個工作日內(nèi)將款項退回公司賬戶，并提交退款說明至財務(wù)部，完成沖銷流程。外幣報銷：涉及外幣支出的，需按報銷當(dāng)日匯率折算為人民幣填報，同時提供外匯兌換憑證或銀行流水，說明匯率計算方式。五、常見問題解答（一）報銷申請被駁回怎么辦？若申請被駁回，系統(tǒng)會提示駁回原因（如“發(fā)票抬頭錯誤”“出差事由不清晰”等）。申請人需根據(jù)提示補(bǔ)充材料或修改信息，重新提交即可；若對駁回原因存疑，可直接聯(lián)系駁回人溝通確認(rèn)。（二）發(fā)票丟失如何處理？增值稅專用發(fā)票：聯(lián)系開票方重新開具，或提供記賬聯(lián)復(fù)印件（加蓋開票方公章）+情況說明，經(jīng)直屬領(lǐng)導(dǎo)審批后可報銷。（三）不同部門的報銷流程有差異嗎？核心流程（申請、審批、財務(wù)審核、打款）統(tǒng)一，但部分部門（如銷售部、項目部）因業(yè)務(wù)特性，可能在報銷類型、材料要求上存在細(xì)微差異（如項目報銷需關(guān)聯(lián)項目號），具體以部門內(nèi)部通知或《部門費(fèi)用報銷細(xì)則》為準(zhǔn)。附錄：票據(jù)粘貼規(guī)范示例使用A4紙大小的粘貼單，票據(jù)按金額從小到大、從左到右順序粘貼（大票在下、小票在上），避免覆蓋關(guān)鍵信息；粘貼時用膠水或膠棒固定（勿用訂書釘），確保票據(jù)平整、不脫落。粘貼單需標(biāo)注“報銷人”“報銷類型”“總金額”等信息，