機(jī)關(guān)辦公自動化設(shè)備管理辦法一、總則為規(guī)范機(jī)關(guān)辦公自動化設(shè)備的配置、使用、維護(hù)及處置流程，提升辦公效率與設(shè)備使用效益，保障機(jī)關(guān)工作有序開展，結(jié)合單位實(shí)際工作情況，制定本辦法。本辦法適用于機(jī)關(guān)各部門辦公自動化設(shè)備（含計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)及相關(guān)配套設(shè)備等）的管理工作。辦公自動化設(shè)備管理遵循“科學(xué)配置、合理使用、安全保密、節(jié)約高效”的原則，堅(jiān)持“誰使用、誰負(fù)責(zé)”，強(qiáng)化全過程管控，確保設(shè)備性能穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全、使用合規(guī)。二、設(shè)備配置管理（一）配置標(biāo)準(zhǔn)辦公室會同業(yè)務(wù)部門結(jié)合工作職能、人員編制及實(shí)際需求，制定辦公自動化設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)（含設(shè)備類型、性能參數(shù)、數(shù)量上限等），報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)班子審議通過后執(zhí)行。配置標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行動態(tài)調(diào)整，原則上每兩年評估一次，根據(jù)技術(shù)發(fā)展、工作任務(wù)變化優(yōu)化更新。（二）采購流程1.需求申請：各部門因工作需要新增或更新設(shè)備時(shí)，需填寫《辦公自動化設(shè)備采購申請表》，說明設(shè)備用途、技術(shù)要求、預(yù)算金額及必要性，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)辦公室。2.審批統(tǒng)籌：辦公室對申請進(jìn)行合規(guī)性審核，結(jié)合現(xiàn)有設(shè)備存量、配置標(biāo)準(zhǔn)及預(yù)算情況提出意見，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。單筆采購金額超規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的，按單位采購管理辦法履行“三重一大”決策程序。3.采購實(shí)施：審批通過后，辦公室通過政府集中采購、定點(diǎn)采購或競爭性談判等合規(guī)方式組織采購，確保設(shè)備質(zhì)量達(dá)標(biāo)、價(jià)格合理。采購過程需全程留痕，保存采購文件、合同等資料。4.驗(yàn)收登記：設(shè)備到貨后，由辦公室聯(lián)合使用部門、技術(shù)人員進(jìn)行驗(yàn)收，核對型號、參數(shù)、配件等是否與合同一致，測試設(shè)備性能。驗(yàn)收合格后，及時(shí)錄入設(shè)備管理臺賬，辦理資產(chǎn)入賬手續(xù)。三、設(shè)備使用管理（一）使用規(guī)范1.設(shè)備使用人員應(yīng)熟悉設(shè)備操作手冊，嚴(yán)格按規(guī)程操作，避免因違規(guī)操作導(dǎo)致設(shè)備損壞。禁止在設(shè)備上安裝與工作無關(guān)的軟件、外接不明存儲設(shè)備，嚴(yán)禁利用設(shè)備從事違法違規(guī)或與工作無關(guān)的活動。2.設(shè)備應(yīng)固定存放于辦公場所，確因工作需要臨時(shí)外帶的，需填寫《設(shè)備外帶申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和辦公室審批，返回后及時(shí)銷賬并檢查設(shè)備狀態(tài)。3.下班或長時(shí)間離開辦公場所時(shí)，應(yīng)關(guān)閉設(shè)備電源，做好防塵、防潮、防盜等防護(hù)措施。（二）臺賬管理辦公室建立《辦公自動化設(shè)備管理臺賬》，詳細(xì)記錄設(shè)備名稱、型號、購置時(shí)間、使用部門、使用人、資產(chǎn)編號、維修記錄等信息。臺賬實(shí)行“一物一卡”動態(tài)管理，設(shè)備調(diào)撥、維修、報(bào)廢等情況需及時(shí)更新，每季度末對臺賬進(jìn)行核對，確保賬物相符。（三）借用與調(diào)撥1.部門間借用設(shè)備，由借用人填寫《設(shè)備借用單》，經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人簽字后，到辦公室辦理手續(xù)，明確借用期限、使用要求及歸還標(biāo)準(zhǔn)。借用期滿后，借用人需及時(shí)歸還并配合檢查設(shè)備狀態(tài)。2.因工作調(diào)整需調(diào)撥設(shè)備的，由辦公室統(tǒng)籌安排，填寫《設(shè)備調(diào)撥單》，注明調(diào)撥原因、原使用部門、新使用部門及設(shè)備狀態(tài)，雙方部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，更新臺賬信息。四、設(shè)備維護(hù)與維修（一）維護(hù)責(zé)任使用部門承擔(dān)設(shè)備日常維護(hù)責(zé)任，定期對設(shè)備進(jìn)行清潔、除塵、系統(tǒng)優(yōu)化等基礎(chǔ)維護(hù)；辦公室統(tǒng)籌設(shè)備維修管理，協(xié)調(diào)技術(shù)資源解決復(fù)雜故障。（二）維修流程1.故障報(bào)修：設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用人應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，由部門填寫《設(shè)備維修申請表》，說明故障現(xiàn)象、報(bào)修時(shí)間，報(bào)辦公室。2.故障鑒定：辦公室會同技術(shù)人員對故障設(shè)備進(jìn)行鑒定，判斷故障原因（人為損壞、自然損耗或質(zhì)量問題），確定維修方案（自行維修、廠商維修或第三方維修）。3.維修實(shí)施：屬廠商質(zhì)保期內(nèi)的設(shè)備，優(yōu)先聯(lián)系原廠維修；需第三方維修的，選擇具備資質(zhì)的服務(wù)商，簽訂維修協(xié)議明確維修內(nèi)容、費(fèi)用、工期及質(zhì)保條款。維修過程中，辦公室需跟蹤進(jìn)度，確保維修質(zhì)量。4.驗(yàn)收與記錄：維修完成后，使用部門和辦公室共同驗(yàn)收，測試設(shè)備性能是否恢復(fù)。驗(yàn)收合格的，在《設(shè)備維修記錄表》中登記維修內(nèi)容、費(fèi)用、維修單位等信息，作為資產(chǎn)維護(hù)檔案留存。（三）保養(yǎng)要求辦公室每半年組織一次設(shè)備巡檢，對設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)、安全設(shè)置、軟件更新等進(jìn)行檢查，指導(dǎo)使用部門做好設(shè)備保養(yǎng)。對復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等耗材類設(shè)備，建立耗材使用臺賬，合理控制耗材成本，避免浪費(fèi)。五、設(shè)備報(bào)廢與處置（一）報(bào)廢鑒定設(shè)備達(dá)到使用年限、性能嚴(yán)重下降無法修復(fù)，或因技術(shù)更新無維修價(jià)值的，由使用部門提出報(bào)廢申請，辦公室組織技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員進(jìn)行鑒定，出具《設(shè)備報(bào)廢鑒定報(bào)告》，明確報(bào)廢原因、殘值評估等內(nèi)容。（二）報(bào)廢審批報(bào)廢申請及鑒定報(bào)告經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。單臺設(shè)備報(bào)廢價(jià)值超規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的，需提交單位辦公會審議。（三）處置方式1.報(bào)廢設(shè)備處置由辦公室統(tǒng)一組織，優(yōu)先選擇有資質(zhì)的回收機(jī)構(gòu)進(jìn)行回收，簽訂處置協(xié)議明確數(shù)據(jù)清除、環(huán)保處理等要求，確保設(shè)備處置符合法律法規(guī)及環(huán)保規(guī)定。2.涉及涉密信息的設(shè)備，需按保密管理規(guī)定進(jìn)行徹底數(shù)據(jù)銷毀、物理破壞，嚴(yán)禁流入市場。處置完成后，辦公室及時(shí)更新臺賬，辦理資產(chǎn)核銷手續(xù)。六、安全與保密管理（一）數(shù)據(jù)安全1.使用人員應(yīng)定期備份設(shè)備內(nèi)的工作數(shù)據(jù)，重要數(shù)據(jù)需存儲至單位指定的安全服務(wù)器或存儲介質(zhì)，禁止在非涉密設(shè)備中存儲涉密信息。2.設(shè)備維修、外帶或處置前，需徹底清除設(shè)備內(nèi)的工作數(shù)據(jù)，必要時(shí)由技術(shù)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）物理安全辦公室牽頭制定設(shè)備安全防護(hù)措施，辦公場所應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備，設(shè)備存放區(qū)域禁止無關(guān)人員進(jìn)入。遇臺風(fēng)、暴雨等極端天氣，應(yīng)提前做好設(shè)備防護(hù)，避免因環(huán)境因素?fù)p壞設(shè)備。（三）保密管理涉密辦公自動化設(shè)備的配置、使用、維修、處置需嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國保守國家秘密法》及單位保密管理規(guī)定，使用人員需簽訂保密協(xié)議，設(shè)備需粘貼涉密標(biāo)識，維修時(shí)優(yōu)先選擇原廠或指定涉密維修機(jī)構(gòu)，禁止私自拆卸、改裝涉密設(shè)備。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查辦公室每季度對設(shè)備管理情況進(jìn)行檢查，內(nèi)容包括設(shè)備臺賬準(zhǔn)確性、使用合規(guī)性、維護(hù)維修記錄完整性、安全保密措施落實(shí)情況等。檢查結(jié)果形成報(bào)告，通報(bào)各部門并督促整改。（二）考核獎(jiǎng)懲1.將設(shè)備管理工作納入部門績效考核，對設(shè)備使用規(guī)范、維護(hù)良好、節(jié)約高效的部門和個(gè)人予以表彰；對因管理不善導(dǎo)致設(shè)備損壞、丟失、數(shù)據(jù)