企業(yè)采購(gòu)審批流程管理模板一、適用范圍與背景二、采購(gòu)審批全流程操作指南步驟1：需求發(fā)起與申請(qǐng)操作主體：采購(gòu)需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部）操作內(nèi)容：申請(qǐng)人（*）根據(jù)部門工作需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途、期望交付時(shí)間及預(yù)算來源（如“年度行政預(yù)算”“項(xiàng)目專項(xiàng)預(yù)算”）。如為重復(fù)性采購(gòu)（如每月辦公用品），可附《長(zhǎng)期采購(gòu)清單》作為附件，說明周期、數(shù)量及價(jià)格依據(jù)。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人（*）簽字確認(rèn)，保證需求真實(shí)、必要且符合部門規(guī)劃。步驟2：部門審核操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（*）操作內(nèi)容：審核采購(gòu)需求的合理性：是否符合部門年度工作計(jì)劃？是否為必需品？數(shù)量是否恰當(dāng)？審核預(yù)算合規(guī)性：預(yù)估總價(jià)是否在部門預(yù)算額度內(nèi)？超預(yù)算需求是否已提前申請(qǐng)預(yù)算調(diào)整？審核無(wú)誤后，在《采購(gòu)申請(qǐng)表》“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽字，并提交至采購(gòu)管理部門（如采購(gòu)部）。步驟3：采購(gòu)部門審核操作主體：采購(gòu)部門專員（）、采購(gòu)經(jīng)理（）操作內(nèi)容：專員審核：對(duì)照申請(qǐng)表，檢查需求描述是否清晰、規(guī)格是否明確、預(yù)算是否合理，并查詢歷史采購(gòu)記錄（如相同物品近期采購(gòu)價(jià)格、供應(yīng)商履約情況）。經(jīng)理審核：重點(diǎn)評(píng)估采購(gòu)方式的適用性（如“單一來源采購(gòu)”“競(jìng)爭(zhēng)性談判”“公開招標(biāo)”是否符合企業(yè)規(guī)定），對(duì)于大額采購(gòu)（如單筆超10萬(wàn)元），需組織市場(chǎng)調(diào)研或供應(yīng)商比價(jià)。審核通過后，采購(gòu)部門制定《采購(gòu)方案》（含供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)方式、時(shí)間計(jì)劃），提交至財(cái)務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。步驟4：財(cái)務(wù)部門審核操作主體：財(cái)務(wù)專員（）、財(cái)務(wù)經(jīng)理（）操作內(nèi)容：審核資金來源：采購(gòu)預(yù)算是否已落實(shí)？是否會(huì)影響企業(yè)現(xiàn)金流？審核價(jià)格合理性：對(duì)比市場(chǎng)價(jià)格、歷史價(jià)格及供應(yīng)商報(bào)價(jià)，判斷預(yù)估單價(jià)是否公允，防止虛高報(bào)價(jià)。審核付款方式：是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度（如“預(yù)付款比例≤30%”“貨到付款”等）。審核無(wú)誤后，在《采購(gòu)申請(qǐng)表》“財(cái)務(wù)部門意見”欄簽字，流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)。步驟5：分級(jí)審批操作主體：分管領(lǐng)導(dǎo)（）、總經(jīng)理（）審批權(quán)限（根據(jù)企業(yè)規(guī)模調(diào)整）：小額采購(gòu)（如≤1萬(wàn)元）：由分管領(lǐng)導(dǎo)（*）審批即可。中額采購(gòu)（如1萬(wàn)-5萬(wàn)元）：分管領(lǐng)導(dǎo)（）審批后，報(bào)總經(jīng)理（）終審。大額采購(gòu)（如＞5萬(wàn)元）：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)集體審議。操作內(nèi)容：步驟6：供應(yīng)商選擇與合同簽訂操作主體：采購(gòu)部門、法務(wù)部門（如涉及）操作內(nèi)容：根據(jù)審批通過的采購(gòu)方案，通過招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式確定供應(yīng)商，至少選取2家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)（緊急采購(gòu)除外），形成《供應(yīng)商比價(jià)表》。與供應(yīng)商簽訂《采購(gòu)合同》，明確物品/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款，法務(wù)部門（*）審核合同合規(guī)性。合同簽訂后，將副本抄送財(cái)務(wù)部門、需求部門及檔案室。步驟7：訂單執(zhí)行與交付驗(yàn)收操作主體：采購(gòu)部門、需求部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門（如涉及）操作內(nèi)容：采購(gòu)部門根據(jù)合同下達(dá)《采購(gòu)訂單》，供應(yīng)商按訂單約定時(shí)間交付物品/提供服務(wù)。需求部門牽頭組織驗(yàn)收：對(duì)照合同及訂單，檢查物品數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格是否達(dá)標(biāo)，服務(wù)是否符合約定要求，填寫《驗(yàn)收單》（需驗(yàn)收人*簽字確認(rèn)）。如驗(yàn)收不合格，需在3個(gè)工作日內(nèi)書面通知采購(gòu)部門，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商退換貨、賠償?shù)仁乱?，直至?yàn)收合格。步驟8：付款與賬務(wù)處理操作主體：財(cái)務(wù)部門、采購(gòu)部門操作內(nèi)容：采購(gòu)部門憑《采購(gòu)申請(qǐng)表》《采購(gòu)合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》（合規(guī)票據(jù)）等資料，提交財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)付款。財(cái)務(wù)部門審核資料完整性、金額準(zhǔn)確性及審批流程合規(guī)性后，按合同約定方式辦理付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票等）。付款后，財(cái)務(wù)部門在《采購(gòu)申請(qǐng)表》“付款記錄”欄登記，并將相關(guān)憑證歸檔。步驟9：檔案歸檔操作主體：采購(gòu)部門、檔案管理部門操作內(nèi)容：采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，采購(gòu)部門將《采購(gòu)申請(qǐng)表》《供應(yīng)商比價(jià)表》《采購(gòu)合同》《驗(yàn)收單》《付款憑證》等資料整理成冊(cè)，標(biāo)注采購(gòu)編號(hào)（如“CG-2024-001”），移交檔案管理部門保存，保存期限不少于5年。三、采購(gòu)申請(qǐng)審批表模板采購(gòu)基本信息采購(gòu)申請(qǐng)單號(hào)CG-2024-XXX申請(qǐng)部門行政部申請(qǐng)人*聯(lián)系方式（內(nèi)部辦公電話）申請(qǐng)日期2024年X月X日采購(gòu)類型□辦公用品□生產(chǎn)原料□設(shè)備采購(gòu)□服務(wù)外包□其他：_________采購(gòu)詳情物品/服務(wù)名稱辦公桌椅規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容1.5m辦公桌張，人體工學(xué)椅把（具體參數(shù)詳見附件）需求數(shù)量辦公桌張，椅子把預(yù)估單價(jià)（元）辦公桌元/張，椅子元/把預(yù)估總價(jià)（元）*用途說明行政部新入職*員工辦公使用預(yù)算來源2024年度行政預(yù)算（預(yù)算編號(hào)：XZ-2024-001）期望交付時(shí)間2024年X月X日前供應(yīng)商推薦（如有）XX家具有限公司（合作供應(yīng)商，履約良好）審批流程審批意見簽字日期需求部門負(fù)責(zé)人需求合理，數(shù)量符合崗位配置，同意申請(qǐng)。*2024-X-X采購(gòu)部門審核已比價(jià)3家供應(yīng)商，該供應(yīng)商價(jià)格適中，建議采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式采購(gòu)。*（采購(gòu)經(jīng)理）2024-X-X財(cái)務(wù)部門審核預(yù)算在行政部年度預(yù)算內(nèi)，價(jià)格合理，付款方式“貨到付款”。*（財(cái)務(wù)經(jīng)理）2024-X-X分管領(lǐng)導(dǎo)審批（≤1萬(wàn)元）同意采購(gòu)，按流程執(zhí)行。*2024-X-X總經(jīng)理審批（＞1萬(wàn)元）驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格原因：_________）*（驗(yàn)收人）2024-X-X付款記錄付款金額：*元，付款日期：2024-X-X，付款方式：銀行轉(zhuǎn)賬*（財(cái)務(wù)）2024-X-X四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)信息準(zhǔn)確性：申請(qǐng)表中的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息需真實(shí)、清晰，避免因描述模糊導(dǎo)致采購(gòu)偏差或驗(yàn)收爭(zhēng)議。審批權(quán)限不可逆：必須按審批流程逐級(jí)辦理，不得跳級(jí)或逆向?qū)徟?；緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障）需提前通過電話/口頭請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)，并在事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)全書面審批。預(yù)算剛性控制：超預(yù)算采購(gòu)需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)審核后方可執(zhí)行，嚴(yán)禁無(wú)預(yù)算采購(gòu)。供應(yīng)商管理：建立合格供應(yīng)商名錄，定期對(duì)供應(yīng)商履約情況（質(zhì)量、交期、服務(wù)）進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估結(jié)果作為后續(xù)合作依據(jù)；對(duì)于新供應(yīng)商，需核實(shí)其資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證）。驗(yàn)收與追溯：驗(yàn)收需由需求部門、采購(gòu)部門共同參與（大額采