PAGE規(guī)范企業(yè)資料收納制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司資料管理，確保公司資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高資料利用效率，特制定本制度。本制度適用于公司各部門及全體員工。（二）適用范圍本制度適用于公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件、檔案、合同、報(bào)表、數(shù)據(jù)等資料的收納管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：資料應(yīng)如實(shí)反映公司的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集公司各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的資料，避免遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：資料的記錄和整理應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、文字等應(yīng)清晰、規(guī)范。4.安全性原則：采取有效措施確保資料的安全，防止資料丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理和歸檔資料，保證資料的時(shí)效性。二、資料分類與編號(hào)（一）資料分類1.行政類：包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。2.財(cái)務(wù)類：財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、憑證、稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)類：銷售合同、采購(gòu)合同、訂單、項(xiàng)目文檔、客戶資料等。4.技術(shù)類：研發(fā)資料、產(chǎn)品圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件等。5.其他類：如對(duì)外宣傳資料、榮譽(yù)證書、資質(zhì)文件等。（二）編號(hào)規(guī)則1.行政類：以“XZ”開頭，后面跟隨年份、月份和流水號(hào)，如“XZ202305001”。2.財(cái)務(wù)類：以“CW”開頭，年份、月份和流水號(hào)，如“CW202305002”。3.業(yè)務(wù)類：以“YW”開頭，年份、月份和流水號(hào)，如“YW202305003”。4.技術(shù)類：以“JS”開頭，年份、月份和流水號(hào)，如“JS202305004”。5.其他類：以“QT”開頭，年份、月份和流水號(hào)，如“QT202305005”。三、資料收集（一）部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)組織本部門資料的收集工作，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，并指定專人負(fù)責(zé)資料的整理和初步審核。2.行政部門：負(fù)責(zé)對(duì)各部門提交的資料進(jìn)行統(tǒng)一收集和匯總，對(duì)資料的完整性和規(guī)范性進(jìn)行檢查。（二）收集范圍1.公司內(nèi)部產(chǎn)生的各類文件、通知、報(bào)告等。2.會(huì)議記錄、決議、紀(jì)要等。3.工作計(jì)劃、方案、總結(jié)等。4.合同、協(xié)議、訂單等業(yè)務(wù)文件。5.財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、憑證等財(cái)務(wù)資料。6.人事檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料等人事相關(guān)資料。7.技術(shù)資料、產(chǎn)品研發(fā)文檔、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。8.其他與公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)相關(guān)的資料。（三）收集時(shí)間1.日常工作中產(chǎn)生的資料應(yīng)及時(shí)收集，確保資料的及時(shí)性。2.每月末各部門應(yīng)將當(dāng)月產(chǎn)生的資料整理匯總后提交給行政部門。3.重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將項(xiàng)目文檔、活動(dòng)資料等提交給行政部門。四、資料整理（一）整理要求1.對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類整理，按照資料的類別和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行存放。2.去除資料中的無(wú)關(guān)信息，如重復(fù)頁(yè)、空白頁(yè)、附件等，確保資料簡(jiǎn)潔明了。3.對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)、編目，建立資料索引，方便查找和使用。4.對(duì)資料中的數(shù)據(jù)、文字等進(jìn)行核對(duì)，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。（二）整理流程1.初步整理：各部門收集資料后，由專人對(duì)資料進(jìn)行初步整理，去除無(wú)關(guān)信息，進(jìn)行簡(jiǎn)單分類。2.集中整理：行政部門將各部門提交的資料集中進(jìn)行整理，按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行詳細(xì)分類、編號(hào)和編目。3.審核校對(duì)：整理完成后，由行政部門負(fù)責(zé)人對(duì)資料進(jìn)行審核校對(duì)，確保資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。五、資料歸檔（一）歸檔原則1.按照資料的類別和時(shí)間順序進(jìn)行歸檔，確保資料的系統(tǒng)性和連貫性。2.歸檔資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰，符合檔案管理的要求。3.對(duì)重要資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止資料丟失。（二）歸檔流程1.確定歸檔范圍：行政部門根據(jù)資料分類和收集情況，確定需要?dú)w檔的資料范圍。2.編制歸檔目錄：根據(jù)歸檔范圍，編制詳細(xì)的歸檔目錄，包括資料名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。3.裝訂成冊(cè)：對(duì)歸檔資料進(jìn)行裝訂，確保資料整齊、牢固。4.上架存放：將裝訂好的資料按照歸檔目錄上架存放，建立檔案庫(kù)或檔案柜，便于查找和管理。六、資料借閱與使用（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密的資料，借閱人需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.外部單位或個(gè)人因工作需要借閱公司資料的，需提交正式的借閱申請(qǐng)函，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門安排專人陪同查閱，并做好登記記錄。（二）借閱期限1.一般資料的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要資料和機(jī)密資料的借閱期限根據(jù)具體情況確定，最長(zhǎng)不超過(guò)[X]個(gè)工作日。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露資料內(nèi)容。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還資料，如有遺失或損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.行政部門應(yīng)對(duì)借閱資料的情況進(jìn)行跟蹤和管理，定期清理借閱記錄，確保資料的安全和規(guī)范使用。七、資料保管與維護(hù)（一）保管環(huán)境1.資料應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲的環(huán)境中，確保資料的安全。2.檔案庫(kù)或檔案柜應(yīng)配備必要的消防設(shè)備和防蟲、防潮措施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）定期盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對(duì)資料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保資料的數(shù)量和完整性。2.盤點(diǎn)周期為每年[X]次，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。（三）維護(hù)更新1.對(duì)資料進(jìn)行定期維護(hù)，如檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性，更新資料的索引等。2.隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，及時(shí)對(duì)資料進(jìn)行補(bǔ)充和更新，確保資料的時(shí)效性和有效性。八、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料已超過(guò)保存期限，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.資料因損壞、遺失等原因無(wú)法使用，且已無(wú)備份的。3.公司決定不再需要的資料。（二）銷毀流程1.由行政部門提出資料銷毀申請(qǐng)，填寫《資料銷毀申請(qǐng)表》，說(shuō)明銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。4.對(duì)涉及公司機(jī)密的資料，應(yīng)采取嚴(yán)格的銷毀措施，確保資料內(nèi)容不被泄露。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司資料收納制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)各部門的資料管理工作進(jìn)行抽查。2.檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、借閱、保管等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）考核辦法1.將資料管