PAGE檔案歸檔時間制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本檔案歸檔時間制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.及時歸檔原則：各部門及員工應(yīng)按照規(guī)定的時間及時將檔案移交歸檔，不得拖延積壓。3.分類準確原則：根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等特征進行科學分類，確保檔案分類準確、便于查找。4.安全保密原則：檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全保密措施，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司會議記錄、紀要、決議等文件。4.公司發(fā)文、收文、請示、報告等文件。5.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動等相關(guān)材料。6.公司財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等。7.公司固定資產(chǎn)檔案，包括設(shè)備購置合同、發(fā)票、驗收報告等。8.公司行政事務(wù)檔案，包括辦公用品采購、車輛管理、辦公場地租賃等相關(guān)文件。（二）業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案1.市場調(diào)研報告、市場分析報告等文件。2.銷售合同、訂單、報價單等文件。3.采購合同、供應(yīng)商資料、采購訂單等文件。4.生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)報表、質(zhì)量檢驗報告等文件。5.研發(fā)項目文檔，包括項目立項報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)等。6.客戶資料檔案，包括客戶基本信息、合作記錄、投訴處理等文件。（三）項目管理類檔案1.項目立項文件，包括項目申請書、可行性研究報告等。2.項目計劃文件，包括項目進度計劃、資源分配計劃等。3.項目實施過程中的各類文件，如會議記錄、工作匯報、變更申請等。4.項目驗收文件，包括驗收報告、總結(jié)報告等。（四）其他類檔案1.公司榮譽證書、資質(zhì)證書等文件。2.公司對外宣傳資料、廣告策劃方案等文件。3.公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、戰(zhàn)略合作意向書等文件。4.其他具有保存價值的文件資料。三、檔案歸檔時間要求（一）行政管理類檔案1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，在辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件，在發(fā)布后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。3.公司會議記錄、紀要、決議等文件，在會議結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。4.公司發(fā)文、收文、請示、報告等文件，在文件辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。5.公司人事檔案，員工入職檔案在員工入職后的[X]個工作日內(nèi)歸檔；員工離職檔案在員工離職手續(xù)辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)歸檔；員工晉升、調(diào)動等檔案在手續(xù)辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。6.公司財務(wù)檔案，會計憑證應(yīng)在每月結(jié)賬后的[X]個工作日內(nèi)裝訂成冊并歸檔；賬簿應(yīng)在年度終了后的[X]個月內(nèi)歸檔；報表應(yīng)在報送后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。7.公司固定資產(chǎn)檔案，在設(shè)備購置、驗收等手續(xù)辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。8.公司行政事務(wù)檔案，辦公用品采購、車輛管理、辦公場地租賃等相關(guān)文件，在業(yè)務(wù)辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。（二）業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案1.市場調(diào)研報告、市場分析報告等文件，在報告完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.銷售合同、訂單、報價單等文件，在合同簽訂、訂單下達、報價完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。3.采購合同、供應(yīng)商資料、采購訂單等文件，在合同簽訂、訂單下達后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。4.生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)報表、質(zhì)量檢驗報告等文件，在計劃制定、報表生成、檢驗完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。5.研發(fā)項目文檔，項目立項報告在立項審批通過后的[X]個工作日內(nèi)歸檔；研究方案在方案確定后的[X]個工作日內(nèi)歸檔；實驗數(shù)據(jù)在實驗完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔；項目驗收文件在驗收通過后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。6.客戶資料檔案，客戶基本信息在獲取客戶信息后的[X]個工作日內(nèi)歸檔；合作記錄在每次合作結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)歸檔；投訴處理文件在投訴處理完畢后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。（三）項目管理類檔案1.項目立項文件，在立項審批通過后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.項目計劃文件，在計劃制定完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。3.項目實施過程中的各類文件，應(yīng)按照文件形成的時間順序及時歸檔，確保項目檔案的連續(xù)性。4.項目驗收文件，在項目驗收通過后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。（四）其他類檔案1.公司榮譽證書、資質(zhì)證書等文件，在獲得證書后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.公司對外宣傳資料、廣告策劃方案等文件，在資料制作、方案完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。3.公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、戰(zhàn)略合作意向書等文件，在協(xié)議簽訂后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。4.其他具有保存價值的文件資料，在文件形成或業(yè)務(wù)辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。四、檔案歸檔流程（一）收集整理1.各部門指定專人負責本部門檔案的收集工作，按照檔案歸檔范圍和時間要求，及時收集各類文件資料。2.對收集到的文件資料進行初步整理，分類、編號、裝訂，確保文件資料的完整性和準確性。（二）移交審核1.各部門整理好的檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)移交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性、分類是否正確等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知移交部門進行整改。（三）歸檔存儲1.經(jīng)審核合格的檔案，由檔案管理部門按照檔案分類方案進行歸檔存儲。2.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，按照檔案編號順序排列上架，便于查找和管理。（四）登記備案1.檔案管理部門對歸檔的檔案進行詳細登記，建立檔案目錄，記錄檔案的名稱、編號、來源、歸檔時間等信息。2.檔案登記信息應(yīng)定期進行更新和維護，確保檔案信息的準確性和完整性。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.將申請表提交所在部門負責人審批，部門負責人應(yīng)根據(jù)查閱目的和必要性進行審核，簽署意見。3.申請表經(jīng)審批后，查閱申請人將申請表提交至檔案管理部門。4.檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，查找相應(yīng)的檔案，供查閱申請人查閱。5.查閱申請人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案的利用僅限于工作需要，不得用于其他非工作目的。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的查閱和利用情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。六、檔案保管與保密（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風良好。2.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮滅蟲、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。3.檔案應(yīng)按照檔案分類方案進行存放，定期對檔案進行清點和檢查，確保檔案的完整性和準確性。4.對破損、褪色、變質(zhì)等檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員的保密職責。2.對涉及公司機密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止檔案信息泄露。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自將檔案內(nèi)容告知無關(guān)人員。4.在檔案查閱、利用過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱申請人的行為，確保檔案信息不被泄露。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點、實事求是、慎重處理的原則。2.根據(jù)檔案保管期限表，對檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負責對檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定流程1.檔案管理部門定期對超過保管期限的檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.將擬銷毀檔案清單提交檔案鑒定工作小組進行鑒定。3.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，根據(jù)檔案的價值和保存意義，提出存毀意見。4.對擬銷毀的檔案，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案管理部門按照審批意見，對擬