PAGE規(guī)范公章使用管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公章的管理，規(guī)范公章的使用流程，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在處理與公司相關(guān)事務(wù)時(shí)涉及公章使用的情況。（三）定義1.公章：本制度所指公章為公司正式對外使用的具有法律效力的印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等。2.使用審批：指對公章使用申請進(jìn)行審核、批準(zhǔn)的過程，以確保公章使用符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：公章的使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.審批備案原則：公章使用前必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，并進(jìn)行相應(yīng)的備案登記。3.專人保管原則：指定專人負(fù)責(zé)公章的保管，確保公章存放安全。4.用章登記原則：對每一次公章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，以備查詢和追溯。二、公章的種類及用途（一）公司公章1.用途：代表公司行使權(quán)利和履行義務(wù)，具有最高法律效力。用于各類重要文件、合同、協(xié)議、信函等的簽署，以及對外報(bào)送的各類報(bào)表、證明等。2.示例：公司與外部單位簽訂的戰(zhàn)略合作協(xié)議、向政府部門提交的項(xiàng)目申報(bào)文件等。（二）合同專用章1.用途：專門用于公司簽訂各類合同。在簽訂合同過程中，加蓋合同專用章即表示公司對合同條款的認(rèn)可和承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.示例：與供應(yīng)商簽訂的采購合同、與客戶簽訂的銷售合同等。（三）財(cái)務(wù)專用章1.用途：主要用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。確保財(cái)務(wù)交易的準(zhǔn)確性和合法性。2.示例：開具發(fā)票、支票背書、辦理銀行結(jié)算業(yè)務(wù)等。（四）其他專用章根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，可能還會設(shè)立其他專用章，如發(fā)票專用章、報(bào)關(guān)專用章等。其用途分別對應(yīng)相關(guān)特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域，嚴(yán)格按照規(guī)定使用。三、公章的保管（一）保管人員的指定1.公司公章由[具體部門]指定專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，熟悉公章使用流程和相關(guān)規(guī)定。2.對于合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等重要印章，應(yīng)分別指定專人保管，不得由同一人兼任多個(gè)重要印章的保管工作。（二）保管要求1.公章應(yīng)存放于安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并確保存放地點(diǎn)具備防火、防盜、防潮等條件。2.保管人員應(yīng)妥善保管公章，不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司辦公區(qū)域。如因特殊情況需要帶出，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并采取必要的安全措施。3.非工作時(shí)間，公章必須存放于保險(xiǎn)柜內(nèi)，鑰匙由保管人員妥善保管，不得隨意放置或交予他人代管。（三）保管人員的職責(zé)1.負(fù)責(zé)公章的日常保管，確保公章的安全和完整。2.嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的使用流程審核用章申請，對不符合規(guī)定的申請有權(quán)拒絕蓋章。3.對每一次公章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用章時(shí)間、用章事由、用章文件名稱、批準(zhǔn)人等信息，并妥善保管用章登記記錄，以備查閱。4.定期檢查公章的使用情況，如發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)向上級報(bào)告，并協(xié)助進(jìn)行調(diào)查處理。5.如因保管不善導(dǎo)致公章丟失、被盜或損壞，應(yīng)立即向上級報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如登報(bào)聲明作廢、向公安機(jī)關(guān)報(bào)案等，同時(shí)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。四、公章的使用審批流程（一）用章申請1.各部門或員工因工作需要使用公章時(shí)，應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)注明用章事由、用章文件名稱、用章時(shí)間、用章份數(shù)等信息。2.用章申請必須由部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，確保申請內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、合法。（二）審批權(quán)限1.一般性文件、信函等的蓋章，由部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及合同簽訂、重要協(xié)議等重大事項(xiàng)的蓋章，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.超過公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限的事項(xiàng)，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）審核要點(diǎn)1.審核用章事由是否符合公司業(yè)務(wù)范圍和相關(guān)規(guī)定，是否與公司利益相符。2.檢查用章文件的內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)或其他問題。3.核對用章申請的審批流程是否符合規(guī)定，審批人簽字是否齊全。（四）審批流程示例1.申請人填寫《公章使用申請表》，提交部門負(fù)責(zé)人簽字。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表提交至相應(yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)。3.審批領(lǐng)導(dǎo)對申請進(jìn)行審核，如同意蓋章，則在申請表上簽字批準(zhǔn)。4.申請人持批準(zhǔn)后的申請表到公章保管人員處辦理蓋章手續(xù)。五、公章的使用登記與備案（一）使用登記1.公章保管人員在蓋章前，必須對每一次用章情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括用章時(shí)間、用章事由、用章文件名稱、批準(zhǔn)人、蓋章人等信息。2.登記記錄應(yīng)使用專門的登記簿或電子表格進(jìn)行記錄，確保記錄清晰、準(zhǔn)確、完整。登記簿應(yīng)妥善保管，保存期限不少于[X]年。（二）備案要求1.對于涉及重要合同、協(xié)議等文件的蓋章，在蓋章后應(yīng)及時(shí)將相關(guān)文件復(fù)印件報(bào)送公司檔案室備案。備案內(nèi)容包括文件名稱、合同編號、簽訂時(shí)間、雙方當(dāng)事人等信息。2.檔案室應(yīng)建立專門的備案檔案，對備案文件進(jìn)行分類整理、編號存儲，以便于查詢和查閱。六、公章的使用規(guī)范（一）蓋章位置1.公章應(yīng)蓋在文件規(guī)定的蓋章位置上，確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊加蓋。2.如果文件有多頁，應(yīng)在騎縫處加蓋公章，以確保各頁之間的關(guān)聯(lián)性和完整性。（二）蓋章數(shù)量1.根據(jù)文件內(nèi)容和實(shí)際需要，合理確定蓋章數(shù)量。原則上每份文件只需加蓋一枚公章，如有特殊情況需要加蓋多枚公章，應(yīng)在申請表中注明原因，并經(jīng)審批領(lǐng)導(dǎo)同意。2.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。如因工作需要確需提前蓋章預(yù)留，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并對蓋章后的空白文件進(jìn)行妥善保管和跟蹤使用。（三）蓋章后的文件管理1.蓋章后的文件應(yīng)及時(shí)返回申請人，并按照公司文件管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。涉及重要合同、協(xié)議的文件，應(yīng)按照合同履行情況進(jìn)行跟蹤管理，確保文件的執(zhí)行和歸檔。2.如發(fā)現(xiàn)蓋章后的文件存在問題或需要變更，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通協(xié)調(diào)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。如需重新蓋章，必須重新填寫申請表，經(jīng)過審批后再行蓋章。七、公章的停用與銷毀（一）停用情形1.公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因?qū)е略虏辉龠m用。2.公章?lián)p壞、遺失或被盜，經(jīng)采取補(bǔ)救措施后，原公章已失去法律效力。3.根據(jù)公司規(guī)定或法律法規(guī)要求，需要停用公章的其他情形。（二）停用程序1.由[具體部門]提出公章停用申請，說明停用原因、停用時(shí)間等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.申請經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，發(fā)布公章停用通知，告知公司各部門及相關(guān)外部單位。3.公章保管人員在收到停用通知后，立即停止使用該公章，并將公章妥善保管。（三）銷毀程序1.對于停用的公章，由[具體部門]負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀前應(yīng)填寫《公章銷毀申請表》詳細(xì)記錄公章名稱、編號、停用時(shí)間、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保公章被徹底銷毀。銷毀方式可采用粉碎、熔化等方法，確保無法恢復(fù)使用。3.銷毀完成后，由參與銷毀的人員在《公章銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將申請表存檔保管。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對公章使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查用章審批流程是否規(guī)范、用章登記記錄是否完整、公章保管是否安全等方面。2.公司紀(jì)檢監(jiān)察部門對公章使用過程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門、行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)公章使用管理的資料和信息。2.對于涉及重大合同、重要項(xiàng)目等事項(xiàng)的公章使用情況，主動接受外部審計(jì)、律師事務(wù)所等專業(yè)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督和審查，確保公司公章使用合法合規(guī)。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因違規(guī)使用公章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并依法追究其法律責(zé)任。九、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司[具體部門]負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如