PAGE檔案紙質(zhì)管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案紙質(zhì)管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案紙質(zhì)管理方面的活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集與公司相關(guān)的各類檔案資料，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)記錄清晰、規(guī)范。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密，限制查閱和使用范圍。二、檔案紙質(zhì)管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案紙質(zhì)管理制度規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案紙質(zhì)資料，包括收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等工作。3.建立檔案紙質(zhì)檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.定期對(duì)檔案紙質(zhì)進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。5.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案紙質(zhì)資料的收集、整理和初步分類，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案紙質(zhì)管理工作，確保本部門檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管。3.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門檔案的查閱、借閱登記等工作。4.配合檔案管理部門完成檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案紙質(zhì)管理制度規(guī)范，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.做好檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、整理、存儲(chǔ)、查閱、借閱等。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案紙質(zhì)的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件，包括合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目計(jì)劃與報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.公司內(nèi)部管理文件，如規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、培訓(xùn)資料等。4.公司對(duì)外宣傳資料，如宣傳冊(cè)、海報(bào)、宣傳片等。5.其他與公司相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類檔案紙質(zhì)資料，并進(jìn)行分類整理。2.檔案資料應(yīng)保持原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行打印或刻錄成光盤等紙質(zhì)載體形式，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理歸檔。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式等因素，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)類、人事類等。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，可采用年份+類別+流水號(hào)的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)保存。4.裝訂：對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于查閱和保管。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，不得壓蓋重要信息。四、檔案紙質(zhì)的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政管理類：包括公司行政事務(wù)、辦公文件、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、印章管理等方面的檔案。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)的相關(guān)檔案，如市場(chǎng)營(yíng)銷、項(xiàng)目管理、客戶服務(wù)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)等。3.財(cái)務(wù)類：包含財(cái)務(wù)預(yù)算、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等檔案。4.人事類：涉及員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動(dòng)合同、離職手續(xù)等方面的檔案。5.其他類：不屬于上述分類的其他檔案，如公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、對(duì)外交流合作資料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.行政管理類檔案編號(hào)格式為：XG+年份+流水號(hào)，如XG2023001。2.業(yè)務(wù)管理類檔案編號(hào)格式為：YW+年份+業(yè)務(wù)類別代碼+流水號(hào)，業(yè)務(wù)類別代碼可根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況進(jìn)行細(xì)分，如市場(chǎng)營(yíng)銷類為SY，項(xiàng)目管理類為XM等，示例：YW2023SY001。3.財(cái)務(wù)類檔案編號(hào)格式為：CW+年份+流水號(hào)，如CW2023001。4.人事類檔案編號(hào)格式為：RS+年份+流水號(hào)，如RS2023001。5.其他類檔案編號(hào)格式為：QT+年份+流水號(hào)，如QT2023001。（三）編號(hào)管理1.檔案管理人員應(yīng)按照編號(hào)規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，并確保編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。2.在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)將編號(hào)標(biāo)注在檔案封面、目錄及相關(guān)頁(yè)面上。3.若檔案發(fā)生增加、減少或變更等情況，應(yīng)及時(shí)調(diào)整編號(hào)，并做好相應(yīng)記錄。五、檔案紙質(zhì)的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、防盜窗、擋鼠板等。3.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案架應(yīng)與墻壁保持一定距離，以利于通風(fēng)和維護(hù)。（二）檔案存放方式1.按照檔案的類別、年份、編號(hào)順序進(jìn)行存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放于同一檔案架或檔案柜中。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和鑒定。3.對(duì)于重要的、珍貴的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（三）保管期限規(guī)定1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、重要合同協(xié)議等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年、15年、20年等。具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。例如，一般性的行政管理文件保管期限為3年，業(yè)務(wù)合同保管期限為10年等。3.保管期限的起始日期為檔案形成的次年1月1日。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。清查過(guò)程中應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的實(shí)際情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并采取措施解決。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的丟失、損壞檔案，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并進(jìn)行登記，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。4.盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，并作為檔案管理工作考核的依據(jù)。六、檔案紙質(zhì)的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案紙質(zhì)資料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，應(yīng)安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱公司檔案紙質(zhì)資料的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，檔案管理部門方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造或損毀檔案。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通解決。七、檔案紙質(zhì)的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.審查檔案的內(nèi)容是否已失去保存價(jià)值，如文件已過(guò)時(shí)效、業(yè)務(wù)活動(dòng)已結(jié)束且無(wú)后續(xù)利用價(jià)值等。3.考慮檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)于殘缺不全或信息錯(cuò)誤嚴(yán)重的檔案，可進(jìn)行鑒定銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.將擬銷毀檔案清單提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定。鑒定工作小組應(yīng)逐份審查檔案，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。3.對(duì)鑒定通過(guò)的擬銷毀檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息?！稒n案銷毀清冊(cè)》一式三份，一份留存檔案管理部門，一份交公司財(cái)務(wù)部門，一份報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)備案。（四）銷毀實(shí)施1.