PAGE美團會議管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范美團會議管理，提高會議效率，確保會議能夠達到預期效果，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于美團公司內部各部門、各層級組織召開的各類會議。（三）會議原則1.高效務實原則：會議應緊密圍繞工作目標，注重實際效果，避免形式主義，精簡會議流程，提高會議效率。2.明確主題原則：每次會議都應明確主題，參會人員清楚了解會議目的和議程，確保討論內容聚焦，避免議題分散。3.充分準備原則：會前應做好充分準備，包括確定參會人員、準備會議資料、安排會議場地等，確保會議順利進行。4.規(guī)范組織原則：嚴格按照規(guī)定的會議流程和要求組織會議，確保會議的規(guī)范性和嚴肅性。二、會議分類及流程（一）部門例會1.召開周期：每周[X]次，具體時間由各部門自行確定。2.參會人員：部門全體成員。3.會議內容：總結上周工作進展，包括各項任務的完成情況、遇到的問題及解決方案。部署本周工作計劃，明確工作重點、目標和責任人。溝通協(xié)調部門內部工作，解決工作中存在的矛盾和問題。4.會議流程：主持人開場：簡要介紹會議目的和議程安排，時間控制在5分鐘以內。上周工作總結匯報：各崗位人員依次匯報上周工作完成情況，重點突出工作成果、問題及解決措施，每人匯報時間控制在10分鐘以內。本周工作計劃討論：部門負責人根據上周工作情況和公司整體目標，部署本周工作計劃，明確工作重點、目標和責任人，參會人員可提出意見和建議，討論時間控制在30分鐘以內。問題溝通協(xié)調：參會人員提出工作中存在的需要協(xié)調解決的問題，共同商討解決方案，時間控制在20分鐘以內。主持人總結：對會議內容進行總結，強調重點工作和注意事項，時間控制在5分鐘以內。（二）跨部門協(xié)調會1.召開周期：根據工作需要不定期召開。2.參會人員：涉及相關工作的部門負責人及相關工作人員。3.會議內容：協(xié)調解決跨部門工作中存在的問題和矛盾，促進部門間的溝通與協(xié)作。溝通工作進展和計劃，確保各項工作在不同部門間的順利銜接。對涉及多個部門的重點項目進行推進和協(xié)調，明確各部門職責和工作進度要求。4.會議流程：主持人開場：介紹會議背景、目的和參會人員，說明會議議程安排，時間控制在5分鐘以內。各部門工作匯報：各部門負責人依次匯報本部門相關工作進展、存在的問題及下一步工作計劃，每人匯報時間控制在15分鐘以內。問題討論與協(xié)調：針對跨部門工作中存在的問題，參會人員共同商討解決方案，明確責任部門和解決時間節(jié)點，討論時間控制在60分鐘以內。重點項目推進：對涉及多個部門的重點項目進行討論，明確項目目標、各部門職責和工作進度要求，協(xié)調解決項目推進過程中遇到的困難，時間控制在30分鐘以內。主持人總結：對會議討論結果進行總結，強調各部門需協(xié)同配合的工作事項和時間要求，時間控制在5分鐘以內。（三）專項工作會議1.召開周期：根據專項工作進度和需要不定期召開。2.參會人員：與專項工作相關的部門負責人、業(yè)務骨干及相關工作人員。3.會議內容：針對特定專項工作進行深入討論和研究，制定工作方案和行動計劃。匯報專項工作進展情況，分析存在的問題及原因，提出改進措施和建議。協(xié)調解決專項工作中涉及的資源配置、技術支持等問題。4.會議流程：主持人開場：介紹專項工作背景、目的和會議議程，時間控制在5分鐘以內。專項工作匯報：項目負責人或相關人員詳細匯報專項工作進展情況，包括已完成的工作、取得的成果、存在的問題及下一步工作計劃，匯報時間根據工作復雜程度控制在2040分鐘以內。問題分析與討論：參會人員對匯報內容進行討論，分析問題產生的原因，提出針對性的改進措施和建議，鼓勵充分發(fā)表意見，討論時間控制在60分鐘以內。工作方案制定：根據討論結果，共同制定專項工作的具體方案和行動計劃，明確工作目標、任務分解、責任人、時間節(jié)點和資源需求等，時間控制在30分鐘以內。資源協(xié)調與支持：針對專項工作中涉及的資源配置、技術支持等問題進行協(xié)調，明確相關部門的職責和支持措施，時間控制在20分鐘以內。主持人總結：對會議討論結果進行總結，強調工作重點和要求，確保專項工作按計劃順利推進，時間控制在5分鐘以內。（四）決策會議1.召開周期：根據公司重大事項決策需要不定期召開。2.參會人員：公司高層管理人員、相關部門負責人及專家顧問等。3.會議內容：對公司重大戰(zhàn)略決策、重要項目投資、重大人事任免等事項進行審議和決策。分析公司面臨的內外部形勢，評估重大事項的風險和收益，為決策提供依據。聽取各方面意見和建議，綜合考慮公司整體利益和長遠發(fā)展，做出科學合理的決策。4.會議流程：主持人開場：介紹會議背景、目的和議題，說明決策事項的重要性和影響范圍，時間控制在5分鐘以內。事項匯報與分析：由相關部門負責人或項目負責人詳細匯報決策事項的背景、現(xiàn)狀、方案建議及風險評估等情況，匯報時間根據事項復雜程度控制在3060分鐘以內。參會人員發(fā)言：參會人員圍繞決策事項發(fā)表意見和建議，充分闡述觀點和理由，鼓勵進行深入討論和交流，每人發(fā)言時間控制在15分鐘以內。專家顧問意見：如有需要，邀請專家顧問對決策事項進行專業(yè)分析和建議，時間控制在30分鐘以內。決策討論與表決：參會人員對決策事項進行充分討論后，進行表決，形成決策意見。表決方式可根據事項性質和公司規(guī)定采用投票、舉手表決等方式，確保決策過程公正、透明，時間控制在15分鐘以內。主持人總結：對決策結果進行總結，明確決策事項的執(zhí)行要求和責任部門，強調決策的重要性和嚴肅性，時間控制在5分鐘以內。三、會議準備（一）會議發(fā)起1.會議發(fā)起部門或個人應提前填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排、會議目的等信息。2.《會議申請表》需經部門負責人審核簽字后提交至行政部門進行統(tǒng)籌安排。（二）資料準備1.根據會議主題和議程，準備相關會議資料，如匯報材料、數(shù)據報表、文件資料、演示文稿等。2.會議資料應確保內容準確、完整、清晰，提前發(fā)送給參會人員，以便其提前了解會議內容，做好準備。（三）場地安排1.行政部門根據會議規(guī)模和要求，合理安排會議場地。2.確保會議場地設施齊全、環(huán)境舒適，提前調試好音響、投影儀、麥克風等設備，保證會議順利進行。（四）通知發(fā)放1.行政部門根據《會議申請表》中的參會人員名單，提前[X]個工作日發(fā)送會議通知。2.會議通知應明確會議主題、時間、地點、議程安排等信息，提醒參會人員提前做好準備，并要求確認是否參加會議。四、會議組織與實施（一）會議簽到1.參會人員應提前到達會議場地，在會議簽到表上簽到。2.會議組織者應安排專人負責簽到工作，統(tǒng)計參會人員出勤情況。（二）會議主持1.會議主持人應提前熟悉會議議程和內容，確保會議按照預定流程進行。2.主持人應把控會議節(jié)奏，引導參會人員積極發(fā)言，避免出現(xiàn)跑題、冗長討論等情況。3.對于會議中的爭議和分歧，主持人應及時進行協(xié)調和引導，確保會議能夠達成共識。（三）會議記錄1.會議組織者應安排專人負責會議記錄，記錄會議討論內容、決策結果、工作安排等重要信息。2.會議記錄應準確、完整、清晰，采用電子文檔或紙質文檔形式保存，并存檔備案。3.會議結束后，會議記錄人員應及時整理會議記錄，形成會議紀要，并在[X]個工作日內發(fā)送給參會人員和相關部門。（四）會議時間控制1.嚴格按照會議議程安排進行會議，每個環(huán)節(jié)都應控制好時間，確保會議高效進行。2.如遇特殊情況需要延長會議時間，主持人應提前向參會人員說明原因，并征得同意。（五）會議秩序維護1.參會人員應遵守會議紀律，按時參加會議，不得遲到、早退、缺席。2.會議期間應將手機調至靜音或關機狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會場。3.保持會場安靜，尊重他人發(fā)言，不得在會場內吸煙、交頭接耳、大聲喧嘩等。五、會議后續(xù)工作（一）會議紀要落實1.各部門應根據會議紀要中明確的工作任務和要求，制定具體的工作計劃和措施，并認真組織實施。2.相關責任人應定期向部門負責人匯報工作進展情況，確保工作任務按時完成。（二）會議資料歸檔1.會議結束后，會議組織者應及時將會議資料進行整理歸檔，包括會議申請表、會議通知、會議記錄、會議紀要、匯報材料、演示文稿等。2.會議資料應按照公司檔案管理規(guī)定進行