PAGE用人方位公章制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司用人方位公章的使用，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營秩序和合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及所有涉及使用公司用人方位公章的人員。（三）定義用人方位公章是指公司在用人相關(guān)事務(wù)中使用的具有法律效力的印章，包括但不限于招聘、錄用、調(diào)動(dòng)、離職等環(huán)節(jié)涉及的各類文件蓋章。二、公章的保管（一）保管部門用人方位公章由公司人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)保管。（二）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公章的日常保管，確保公章存放安全，防止丟失、被盜或損壞。2.嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的程序使用公章，對每一次公章使用進(jìn)行詳細(xì)登記。3.定期檢查公章的使用情況，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用。（三）保管環(huán)境要求公章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，確保存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防火、防盜。三、公章的使用流程（一）用章申請1.各部門或個(gè)人因工作需要使用用人方位公章時(shí)，應(yīng)填寫《用人方位公章使用申請表》，詳細(xì)說明用章事由、用章文件名稱及份數(shù)、用章時(shí)間等信息。2.申請部門負(fù)責(zé)人或個(gè)人簽字確認(rèn)后，提交至人力資源部門審核。（二）審核人力資源部門對用章申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查用章事由是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求，用章文件內(nèi)容是否真實(shí)合法、準(zhǔn)確完整。審核通過后，由人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。（三）用章登記經(jīng)審核批準(zhǔn)的用章申請，保管人員應(yīng)在《用人方位公章使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用章時(shí)間、用章部門、用章事由、用章文件名稱及份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息。（四）用章保管人員憑審核批準(zhǔn)的《用人方位公章使用申請表》在用章文件上加蓋公章，并確保蓋章位置準(zhǔn)確、清晰。蓋章完成后，在申請表上加蓋“已用章”戳記，并將申請表存檔保管。（五）用章后的文件管理用章后的文件由申請部門或個(gè)人負(fù)責(zé)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管，確保文件的完整性和可追溯性。四、特殊情況用章規(guī)定（一）緊急情況用章如遇緊急情況需要立即使用用人方位公章，無法按照正常流程辦理申請手續(xù)時(shí)，申請部門或個(gè)人應(yīng)通過電話或其他緊急方式向人力資源部門負(fù)責(zé)人說明情況，經(jīng)同意后可先行用章，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦申請手續(xù)，并詳細(xì)說明緊急情況的原因和處理結(jié)果。（二）異地用章因工作需要在異地使用用人方位公章時(shí)，申請部門或個(gè)人應(yīng)提前與人力資源部門溝通協(xié)調(diào)，按照以下方式辦理：1.將用章申請材料通過傳真、電子郵件等方式發(fā)送至人力資源部門審核。2.審核通過后，人力資源部門通過快遞等方式將公章及相關(guān)授權(quán)文件寄送至異地指定人員。3.異地指定人員在收到公章及授權(quán)文件后，按照本制度規(guī)定的用章流程進(jìn)行用章，并及時(shí)將用章情況反饋至人力資源部門。（三）聯(lián)合用章涉及多個(gè)部門聯(lián)合使用用人方位公章的情況，由主辦部門負(fù)責(zé)填寫《用人方位公章使用申請表》，經(jīng)各聯(lián)合部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至人力資源部門審核。審核通過后，按照本制度規(guī)定的用章流程進(jìn)行用章。五、公章使用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對用人方位公章的使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查用章審批程序是否合規(guī)、用章登記是否完整、用章文件是否真實(shí)合法等。2.人力資源部門應(yīng)定期對公章保管人員的工作進(jìn)行檢查，確保公章保管安全、使用規(guī)范。（二）外部監(jiān)督接受上級主管部門、政府相關(guān)部門以及其他外部機(jī)構(gòu)對公司用人方位公章使用情況的監(jiān)督檢查。對于外部監(jiān)督檢查提出的問題和意見，公司應(yīng)認(rèn)真整改落實(shí)，并及時(shí)反饋整改情況。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用用人方位公章。2.超越審批權(quán)限使用公章。3.在空白文件或紙張上加蓋公章。4.故意隱瞞用章真實(shí)情況，提供虛假用章申請材料。5.因保管不善導(dǎo)致公章丟失、被盜或損壞。6.其他違反本制度規(guī)定的公章使用行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、記過、記大過、降職、撤職、解除勞動(dòng)合同等。2.因違規(guī)使用公章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成違法犯罪的，將依法追究其法律責(zé)任。七、附則（一）制度解釋權(quán)本制度由公司人力資源部門負(fù)