PAGE相關(guān)文書規(guī)范保管制度一、總則（一）目的為加強公司/組織相關(guān)文書的規(guī)范管理，確保文書的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于查閱、使用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門在工作中形成的各類相關(guān)文書，包括但不限于合同協(xié)議、文件報告、會議紀(jì)要、財務(wù)憑證、人事檔案、技術(shù)資料等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文書管理工作合法合規(guī)。2.分類管理原則：根據(jù)文書的性質(zhì)、來源、用途等進行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：采取有效措施保障文書的安全，防止泄露、損毀和丟失，對于涉及公司機密的文書要嚴(yán)格保密。4.便捷高效原則：優(yōu)化文書管理流程，提高工作效率，方便員工查閱和使用文書。二、文書分類與編號（一）文書分類1.行政類：包括公司決議、規(guī)章制度、通知公告、工作計劃與總結(jié)、行政事務(wù)文件等。2.業(yè)務(wù)類：如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報告、市場調(diào)研資料、項目文檔等，根據(jù)不同業(yè)務(wù)板塊進一步細分。3.財務(wù)類：涵蓋會計憑證、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.人事類：包含員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。5.技術(shù)類：技術(shù)研發(fā)文檔、產(chǎn)品說明書、設(shè)計圖紙、工藝文件等。（二）編號規(guī)則1.文書編號采用統(tǒng)一格式，由類別代碼、年份、順序號組成。2.類別代碼：根據(jù)上述文書分類，分別設(shè)定對應(yīng)的字母代碼，如行政類為XZ，業(yè)務(wù)類為YW等。3.年份：用四位數(shù)字表示文書形成的年份，如2023。4.順序號：按照文書形成的先后順序依次編排，從001開始。例如，一份2023年形成的行政類通知公告，編號為XZ2023001。三、文書的形成與收集（一）文書形成要求1.各部門在工作中應(yīng)及時、準(zhǔn)確地形成各類文書，確保內(nèi)容真實、完整、清晰。2.文書撰寫應(yīng)符合公司/組織的格式規(guī)范和語言要求，使用規(guī)范的字體、字號、排版等。3.涉及重要事項或多部門協(xié)作的文書，應(yīng)經(jīng)過充分溝通和審核，確保各方意見一致。（二）收集責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門文書收集的第一責(zé)任人，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文書的收集、整理和初步審核工作。2.對于跨部門的文書，由牽頭部門負(fù)責(zé)收集，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門提供必要的資料。（三）收集時間1.日常工作中形成的文書應(yīng)及時收集，原則上每周進行一次集中整理。2.對于重要會議、項目等形成的文書，應(yīng)在會議結(jié)束或項目完成后的[X]個工作日內(nèi)收集完畢。四、文書的整理與歸檔（一）整理要求1.收集后的文書應(yīng)進行分類整理，去除重復(fù)、無效的內(nèi)容。2.按照文書編號規(guī)則對文書進行編號，并在每份文書首頁右上角加蓋編號章。3.對文書進行裝訂，確保整齊、牢固，便于保存和查閱。（二）歸檔流程1.整理好的文書由部門檔案管理人員填寫《文書歸檔登記表》，詳細記錄文書的名稱、編號、形成日期、來源、保管期限等信息。2.部門檔案管理人員定期將整理好的文書移交至公司/組織檔案室，檔案室管理人員進行核對、簽收，并按照檔案存放規(guī)則進行上架歸檔。（三）歸檔存儲方式1.檔案室應(yīng)配備足夠的檔案柜、檔案盒等存儲設(shè)備，按照文書類別和年份進行分區(qū)存放。2.對于電子文書，應(yīng)進行分類存儲，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。同時，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、文書的保管期限與銷毀（一）保管期限確定1.根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的實際情況，確定各類文書的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。2.對于涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大權(quán)益、歷史沿革等重要文書，應(yīng)確定為永久保管；對于一般性業(yè)務(wù)文件、階段性工作記錄等，根據(jù)實際需要確定長期或短期保管期限。（二）保管期限調(diào)整1.隨著時間推移和公司業(yè)務(wù)發(fā)展，如發(fā)現(xiàn)某些文書的保管期限需要調(diào)整，由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)公司/組織檔案管理部門審核，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行調(diào)整。2.在調(diào)整保管期限時，應(yīng)做好相關(guān)記錄，并對涉及的文書進行相應(yīng)處理。（三）銷毀程序1.對于已到保管期限且無繼續(xù)保存價值的文書，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《文書銷毀申請表》，注明文書名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同實施銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。3.對于涉及公司機密或重要信息的文書，應(yīng)采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進行銷毀，確保信息無法恢復(fù)。六、文書的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱文書，可向本部門檔案管理人員提出申請，填寫《文書查閱申請表》，注明查閱目的、文書名稱、編號等信息。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案管理人員可提供相應(yīng)文書供查閱。對于涉及多個部門或重要機密的文書，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。（二）查閱方式1.一般文書可在檔案室現(xiàn)場查閱，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.對于珍貴或易損的文書，原則上不提供原件查閱，可提供復(fù)印件或電子副本。如需查閱原件，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人特別批準(zhǔn)，并在查閱過程中采取嚴(yán)格的保護措施。（三）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱文書的，由借閱人填寫《文書借閱申請表》，詳細說明借閱用途、借閱期限等。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，登記借閱文書的名稱、編號、數(shù)量、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，并要求借閱人簽字確認(rèn)。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文書，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞。如發(fā)現(xiàn)文書丟失或損壞，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.借閱人歸還文書時，檔案管理人員應(yīng)進行認(rèn)真核對，檢查文書是否完整、有無損壞等情況。如無問題，在《文書借閱登記表》上注明歸還時間，并辦理注銷手續(xù)。七、文書的保密管理（一）保密責(zé)任1.公司/組織全體員工均有保守文書秘密的義務(wù)，應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度及相關(guān)保密規(guī)定。2.各部門負(fù)責(zé)人為本部門文書保密工作的第一責(zé)任人，應(yīng)加強對員工的保密教育和管理，確保文書信息安全。（二）保密措施1.對于涉及公司機密的文書，應(yīng)明確標(biāo)識“機密”字樣，并采取單獨存放、加密存儲等措施。2.在文書查閱、借閱過程中，嚴(yán)格限制知悉范圍，對接觸機密文書的人員進行登記備案。3.加強對檔案室等存放文書場所的安全管理，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保文書安全。4.對電子文書應(yīng)采取加密、訪問控制等技術(shù)手段進行保密防護，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司/組織定期對文書保密工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對于違反文書保密規(guī)定的行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等，并依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。八、信息化管理（一）文書數(shù)字化1.逐步推進文書的數(shù)字化工作，將重要文書進行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.在數(shù)字化過程中，要確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整，便于檢索和利用。（二）電子檔案管理系統(tǒng)1.建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文書的在線錄入、分類存儲、檢索查詢、借閱審批等功能。2.對電子檔案管理系統(tǒng)進行定期維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，如磁帶、光盤、移動硬盤等。2.制