PAGE規(guī)范檔案記錄管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案記錄管理，確保檔案記錄的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司管理水平和工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案記錄的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案記錄管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案記錄應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整安全原則：保證檔案記錄的完整性，防止丟失、損壞和泄露，確保檔案記錄的安全。4.便于利用原則：檔案記錄的整理和保管應(yīng)便于查詢、檢索和使用，提高工作效率。二、檔案記錄的分類與編號(hào)（一）分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等；公司行政事務(wù)管理文件，如工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要等。2.人事檔案：員工入職、離職、調(diào)動(dòng)等手續(xù)文件；員工基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲等資料；勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、薪酬福利等相關(guān)文件。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)核算資料；資金管理、預(yù)算管理、成本控制等相關(guān)文件。4.業(yè)務(wù)檔案：公司各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單；項(xiàng)目策劃、實(shí)施、驗(yàn)收等相關(guān)文件；市場調(diào)研、客戶資料、銷售數(shù)據(jù)等業(yè)務(wù)信息。5.技術(shù)檔案：公司技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝文件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)資料；技術(shù)改造、技術(shù)引進(jìn)、專利申請(qǐng)等文件。6.其他檔案：不屬于上述分類的其他重要文件和資料。（二）編號(hào)1.檔案記錄編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)方法采用分類編號(hào)法，即按照檔案記錄的分類，依次編制不同的類別代碼和順序號(hào)。例如：行政檔案編號(hào)為XZ001、XZ002……；人事檔案編號(hào)為RS001、RS002……等。3.編號(hào)應(yīng)在檔案記錄形成時(shí)及時(shí)賦予，并在檔案記錄整理、裝訂、存儲(chǔ)等過程中保持一致。三、檔案記錄的形成與收集（一）形成要求1.公司各部門及員工在工作過程中應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地形成各類檔案記錄，確保檔案記錄的真實(shí)性和完整性。2.檔案記錄應(yīng)使用規(guī)范的格式和載體，如紙質(zhì)文件應(yīng)使用A4紙張，字跡清晰、工整；電子文件應(yīng)采用通用格式，確保數(shù)據(jù)可讀。3.涉及重要事項(xiàng)的檔案記錄，應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)，以明確責(zé)任。（二）收集范圍1.各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案記錄分類，及時(shí)收集本部門工作中形成的各類檔案記錄。2.對(duì)于跨部門合作項(xiàng)目形成的檔案記錄，由項(xiàng)目牽頭部門負(fù)責(zé)收集整理，并交公司檔案室統(tǒng)一保管。3.公司員工在離職時(shí)，應(yīng)將本人保管的屬于公司的檔案記錄全部移交所在部門或公司檔案室。（三）收集時(shí)間1.一般性檔案記錄應(yīng)在工作完成后一周內(nèi)收集整理完畢。2.重要事項(xiàng)檔案記錄應(yīng)在事項(xiàng)結(jié)束后立即收集，并及時(shí)進(jìn)行整理和歸檔。3.定期收集的檔案記錄，如月度報(bào)表、季度總結(jié)等，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間及時(shí)收集。四、檔案記錄的整理與歸檔（一）整理要求1.檔案記錄應(yīng)按照分類進(jìn)行整理，同類檔案記錄應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案記錄，應(yīng)去除金屬物，進(jìn)行折疊、裝訂或裝盒，確保整齊美觀；對(duì)于電子檔案記錄，應(yīng)按照分類和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。3.檔案記錄應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案記錄的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，以便于查詢和檢索。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員對(duì)收集到的檔案記錄進(jìn)行初步整理后，填寫檔案移交清單，注明檔案記錄的編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息，并移交公司檔案室。2.公司檔案室接收檔案記錄后，按照本制度規(guī)定進(jìn)行審核、分類、編號(hào)和裝訂，建立檔案存儲(chǔ)體系，并將檔案記錄錄入檔案管理系統(tǒng)。3.對(duì)于不符合要求的檔案記錄，公司檔案室應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改，直至符合歸檔要求。五、檔案記錄的保管與存儲(chǔ)（一）保管期限1.檔案記錄的保管期限根據(jù)其重要程度、性質(zhì)和國家相關(guān)規(guī)定確定，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案記錄包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等；涉及公司重大權(quán)益、資產(chǎn)、債務(wù)等方面的文件；重要業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等。3.長期保管的檔案記錄保管期限一般為10年至50年，包括公司行政事務(wù)管理文件、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等重要資料。4.短期保管的檔案記錄保管期限一般為1年至10年，包括一般性業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性工作記錄等。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案記錄應(yīng)存放在專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案記錄應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲(chǔ)，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案記錄和電子檔案記錄，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫，便于查詢和利用。（三）保管職責(zé)1.公司檔案室負(fù)責(zé)檔案記錄的統(tǒng)一保管和維護(hù)，定期對(duì)檔案記錄進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和整理，確保檔案記錄的安全和完整。2.各部門檔案管理人員負(fù)責(zé)本部門檔案記錄的收集、整理和臨時(shí)保管，并協(xié)助公司檔案室做好檔案記錄的歸檔和查詢工作。3.公司員工應(yīng)妥善保管本人在工作過程中形成的檔案記錄，不得擅自銷毀、涂改或丟失。六、檔案記錄的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案記錄，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司檔案室查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案記錄，查閱申請(qǐng)人應(yīng)提交公司保密管理部門的審批意見，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。3.公司外部人員查閱檔案記錄，應(yīng)提交單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)指定專人陪同，并對(duì)查閱內(nèi)容進(jìn)行登記。（二）利用方式1.檔案記錄的利用方式包括查閱、借閱、復(fù)印等。查閱檔案記錄應(yīng)在公司檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案記錄帶出檔案室。2.借閱檔案記錄應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)印檔案記錄應(yīng)經(jīng)公司檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取復(fù)印費(fèi)用。復(fù)印后的檔案記錄應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋公司檔案室印章。（三）利用登記1.檔案記錄的查閱、借閱和復(fù)印應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱、復(fù)?。┤掌凇⑸暾?qǐng)人姓名、部門、查閱（借閱、復(fù)?。﹥?nèi)容、批準(zhǔn)人等信息。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案記錄的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。七、檔案記錄的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案記錄的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.鑒定工作應(yīng)由公司檔案室牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案記錄的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）鑒定程序1.公司檔案室定期對(duì)保管期滿的檔案記錄進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案記錄清單，并通知相關(guān)部門進(jìn)行審核。2.相關(guān)部門應(yīng)在接到通知后一周內(nèi)，對(duì)擬銷毀檔案記錄進(jìn)行審核，并將審核意見反饋給公司檔案室。3.公司檔案室根據(jù)審核意見，對(duì)擬銷毀檔案記錄進(jìn)行調(diào)整和補(bǔ)充，形成最終的銷毀清單，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷毀方式1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案記錄，應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行銷毀，如焚燒、粉碎等。2.銷毀檔案記錄時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并填寫檔案銷毀登記表，注明銷毀日期、檔案記錄名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。監(jiān)銷人應(yīng)在登記表上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀登記表應(yīng)作為檔案記錄長期保存，以備查考。八、檔案記錄的保密與安全（一）保密措施1.公司應(yīng)建立健全檔案記錄保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案記錄管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案記錄，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問、專人保管等保密措施，防止檔案記錄泄露。3.公司員工在查閱、借閱和利用檔案記錄過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播、泄露檔案記錄內(nèi)容。（二）安全管理1.公司檔案室應(yīng)加強(qiáng)安全管理，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案記錄的安全。2.定期對(duì)檔案記錄進(jìn)行安