PAGE糧油樣品保管制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)糧油樣品的保管管理，確保糧油樣品的質(zhì)量安全，保證樣品的代表性、完整性和可追溯性，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所涉及的各類糧油樣品的保管工作，包括但不限于收購、儲存、銷售等環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的糧油樣品。（三）基本原則1.確保安全原則：保證糧油樣品在保管過程中的質(zhì)量安全，防止樣品受到污染、變質(zhì)、損壞等情況。2.科學(xué)規(guī)范原則：遵循科學(xué)的保管方法和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范樣品的采集、標(biāo)識、儲存、流轉(zhuǎn)等操作流程。3.可追溯原則：建立完善的樣品保管記錄，確保樣品的來源、去向、保管狀態(tài)等信息可追溯。二、職責(zé)分工（一）質(zhì)量管理部門1.負(fù)責(zé)制定和修訂糧油樣品保管制度規(guī)范，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.指導(dǎo)和培訓(xùn)相關(guān)人員關(guān)于糧油樣品保管的知識和技能。3.定期對糧油樣品的保管情況進(jìn)行檢查和評估，提出改進(jìn)意見和建議。（二）樣品采集人員1.按照規(guī)定的方法和標(biāo)準(zhǔn)采集糧油樣品，并確保樣品的代表性和完整性。2.對采集的樣品進(jìn)行及時、準(zhǔn)確的標(biāo)識，注明樣品的名稱、來源、采集時間、采集地點(diǎn)等信息。3.將采集的樣品及時移交至樣品保管部門，并辦理交接手續(xù)。（三）樣品保管人員1.負(fù)責(zé)糧油樣品的接收、入庫、儲存、保管、出庫等工作。2.按照規(guī)定的儲存條件和保管方法，妥善保管糧油樣品，確保樣品質(zhì)量不受影響。3.定期對儲存的樣品進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，記錄樣品的保管狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.根據(jù)需要，協(xié)助相關(guān)部門進(jìn)行樣品的流轉(zhuǎn)和使用，并辦理相應(yīng)的手續(xù)。（四）其他相關(guān)部門1.配合質(zhì)量管理部門做好糧油樣品保管制度的執(zhí)行工作，提供必要的支持和協(xié)助。2.在涉及糧油樣品的業(yè)務(wù)活動中，嚴(yán)格按照制度規(guī)范進(jìn)行操作，確保樣品管理的合規(guī)性。三、樣品采集與標(biāo)識（一）采集要求1.采集人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉糧油樣品采集的方法和標(biāo)準(zhǔn)。2.按照規(guī)定的采樣數(shù)量、采樣部位和采樣方法進(jìn)行采集，確保采集的樣品能夠代表整批糧油的質(zhì)量狀況。3.采集過程中應(yīng)避免樣品受到污染，使用清潔、干燥、無異味的采樣工具和容器。（二）標(biāo)識內(nèi)容1.樣品標(biāo)識應(yīng)包含以下信息：樣品名稱（注明糧油品種、等級等）、來源（如產(chǎn)地、收購批次等）、采集時間、采集地點(diǎn)、采樣人員等。2.標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，采用耐久性好的材料制作，確保在樣品保管過程中標(biāo)識信息不褪色、不脫落。（三）標(biāo)識方法1.對于液體糧油樣品，可采用標(biāo)簽粘貼或直接標(biāo)記在容器上的方式進(jìn)行標(biāo)識。2.對于固體糧油樣品，可采用標(biāo)簽懸掛、粘貼或標(biāo)記在樣品包裝上的方式進(jìn)行標(biāo)識。3.對于批量采集的樣品，應(yīng)在每個樣品容器或包裝上都進(jìn)行標(biāo)識，同時建立樣品標(biāo)識清單，記錄樣品標(biāo)識的詳細(xì)信息。四、樣品儲存（一）儲存條件1.根據(jù)糧油樣品的特性和質(zhì)量要求，設(shè)置專門的樣品儲存場所，確保儲存環(huán)境符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.儲存場所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度、濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)，避免樣品受到溫度、濕度、光照等因素的影響。3.對于易揮發(fā)、易氧化、易變質(zhì)的糧油樣品，應(yīng)采取特殊的儲存措施，如密封保存、低溫儲存、避光儲存等。（二）儲存方式1.糧油樣品應(yīng)分類存放，不同品種、等級、來源的樣品應(yīng)分開儲存，避免混淆。2.樣品應(yīng)按照規(guī)定的包裝形式進(jìn)行儲存，確保包裝完好無損，防止樣品泄漏、污染等情況發(fā)生。3.對于液體糧油樣品，應(yīng)采用密封容器儲存，并放置在穩(wěn)定的位置，防止容器傾倒。4.對于固體糧油樣品，應(yīng)按照包裝規(guī)格整齊堆放，便于盤點(diǎn)和查找。（三）庫存管理1.建立糧油樣品庫存臺賬，詳細(xì)記錄樣品的入庫時間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、來源、保管狀態(tài)等信息。2.定期對庫存樣品進(jìn)行盤點(diǎn)，核對庫存數(shù)量與臺賬記錄是否一致，發(fā)現(xiàn)差異及時查明原因并進(jìn)行處理。3.按照先進(jìn)先出的原則安排樣品的出庫，確保樣品在保質(zhì)期內(nèi)得到合理使用。五、樣品流轉(zhuǎn)與使用（一）流轉(zhuǎn)程序1.當(dāng)需要使用糧油樣品時，使用部門應(yīng)填寫樣品使用申請表，注明樣品名稱、用途、數(shù)量等信息，并提交至質(zhì)量管理部門審批。2.質(zhì)量管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后通知樣品保管部門辦理樣品出庫手續(xù)。3.樣品保管人員按照審批意見，核實(shí)樣品信息，將樣品移交至使用部門，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)，明確樣品的名稱、數(shù)量、狀態(tài)等信息。4.使用部門在使用樣品過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保樣品的使用安全和質(zhì)量可靠。（二）使用記錄1.使用部門應(yīng)建立樣品使用記錄，詳細(xì)記錄樣品的使用時間、用途、使用人員、使用數(shù)量等信息。2.使用記錄應(yīng)妥善保存，保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，以便于追溯和查詢。（三）剩余樣品處理1.使用完畢后，如有剩余樣品，使用部門應(yīng)及時將剩余樣品退回樣品保管部門，并辦理退回手續(xù)。2.樣品保管部門對退回的剩余樣品進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，確認(rèn)樣品質(zhì)量和數(shù)量無誤后，重新辦理入庫手續(xù)。3.對于已超過保質(zhì)期或無使用價值的剩余樣品，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理，如報廢、銷毀等，并做好記錄。六、樣品檢查與盤點(diǎn)（一）定期檢查1.樣品保管人員應(yīng)定期對儲存的糧油樣品進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括樣品的外觀、包裝、標(biāo)識、儲存環(huán)境等。2.檢查周期為每月一次，對于易變質(zhì)、易損壞的樣品應(yīng)增加檢查頻次。3.檢查過程中如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問題或其他異常情況，應(yīng)及時報告質(zhì)量管理部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）不定期抽查1.質(zhì)量管理部門應(yīng)不定期對糧油樣品的保管情況進(jìn)行抽查，抽查內(nèi)容包括樣品的采集、標(biāo)識、儲存、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)。2.抽查可采用現(xiàn)場檢查、查閱記錄、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行，確保制度規(guī)范的有效執(zhí)行。3.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（三）盤點(diǎn)1.每年至少進(jìn)行一次糧油樣品的全面盤點(diǎn)，盤點(diǎn)時間應(yīng)選擇在業(yè)務(wù)相對空閑的時期進(jìn)行。2.在盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對庫存樣品的數(shù)量、規(guī)格、名稱、狀態(tài)等信息與庫存臺賬記錄是否一致。3.對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧等情況，應(yīng)查明原因，編制盤點(diǎn)報告，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。七、樣品保管設(shè)施與設(shè)備管理（一）設(shè)施維護(hù)1.定期對樣品儲存場所的設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施完好無損，正常運(yùn)行。2.對于儲存場所的門窗、通風(fēng)設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，應(yīng)定期進(jìn)行清潔、保養(yǎng)和維修，保證其功能正常。3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)施存在安全隱患或損壞情況，應(yīng)及時報告并安排維修，確保樣品保管環(huán)境的安全可靠。（二）設(shè)備管理1.配備必要的樣品保管設(shè)備，如儲存容器、稱量器具、檢測儀器等，并確保設(shè)備的精度和性能符合要求。2.建立設(shè)備臺賬，記錄設(shè)備的名稱、型號、規(guī)格、購置時間、使用狀況等信息。3.根據(jù)設(shè)備的使用說明書和操作規(guī)程，定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、保養(yǎng)和校準(zhǔn)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行和檢測結(jié)果的準(zhǔn)確性。4.對于設(shè)備的報廢、更新等情況，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和處理，并做好記錄。八、人員培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.質(zhì)量管理部門應(yīng)制定年度糧油樣品保管人員培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間等。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括糧油樣品保管制度規(guī)范、樣品采集與標(biāo)識方法、儲存條件與要求、流轉(zhuǎn)與使用程序、檢查與盤點(diǎn)要點(diǎn)、設(shè)施設(shè)備管理等方面的知識和技能。3.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、現(xiàn)場實(shí)操等多種形式，以提高培訓(xùn)效果。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計(jì)劃組織開展培訓(xùn)工作，確保培訓(xùn)人員按時參加培訓(xùn)。2.培訓(xùn)過程中應(yīng)注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，通過案例分析、模擬操作等方式，增強(qiáng)培訓(xùn)人員的實(shí)際操作能力。3.培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對培訓(xùn)人員進(jìn)行考核，考核方式可采用書面考試、實(shí)際操作考核等形式，考核成績應(yīng)記錄在案。（三）考核結(jié)果應(yīng)