PAGE租賃信息管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司租賃信息管理，規(guī)范租賃業(yè)務流程，確保租賃信息的準確性、完整性和安全性，保障公司及相關方的合法權益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及租賃業(yè)務的各個部門，包括但不限于租賃業(yè)務部門、財務部門、法務部門等，以及所有參與租賃活動的工作人員。（三）基本原則1.合法性原則：租賃信息管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保租賃業(yè)務合法合規(guī)。2.準確性原則：租賃信息應真實、準確、完整地記錄，避免虛假或誤導性信息。3.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等租賃信息予以嚴格保密，防止信息泄露。4.及時性原則：租賃信息應及時更新和維護，確保信息的時效性和有效性。二、租賃信息的分類與收集（一）租賃信息分類1.租賃物信息：包括租賃物的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、購置時間、使用年限等。2.租賃合同信息：涵蓋合同編號、簽訂日期、租賃期限、租金及支付方式、租賃物交付與返還條件、違約責任等條款。3.租賃客戶信息：包含客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、信用狀況、經(jīng)營狀況、租賃歷史記錄等。4.租賃業(yè)務流程信息：如租賃業(yè)務的洽談、審批、簽約、執(zhí)行、結(jié)算等環(huán)節(jié)的相關記錄。（二）信息收集渠道1.業(yè)務部門：租賃業(yè)務部門在開展租賃業(yè)務過程中，負責收集租賃物信息、租賃合同信息以及與客戶溝通獲取的相關信息。2.財務部門：財務部門在處理租賃業(yè)務財務事項時，收集租金支付記錄、財務報表等相關信息。3.法務部門：法務部門在審核租賃合同、處理法律事務時，獲取與租賃業(yè)務相關的法律文件和信息。4.其他相關部門：如采購部門提供租賃物采購信息，技術部門提供租賃物技術參數(shù)等。（三）信息收集要求1.信息收集應明確責任主體，確保信息收集的及時性和準確性。2.收集的信息應進行整理和核對，確保信息完整、清晰。3.對于重要信息，應要求提供方簽字確認，以保證信息的真實性。三、租賃信息的錄入與存儲（一）錄入規(guī)范1.租賃信息應按照規(guī)定的格式和內(nèi)容準確錄入公司信息管理系統(tǒng)。2.錄入人員應認真核對錄入信息，確保信息與原始資料一致。3.對于必填字段，應保證錄入完整，不得遺漏。（二）存儲方式1.租賃信息采用電子存儲方式，存儲于公司服務器的專用數(shù)據(jù)庫中。2.定期對租賃信息進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲于不同的物理介質(zhì)，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立數(shù)據(jù)存儲安全防護機制，設置不同級別的訪問權限，防止未經(jīng)授權的訪問和數(shù)據(jù)篡改。（三）存儲期限1.租賃合同信息及相關業(yè)務記錄應至少保存[X]年，以滿足法律法規(guī)要求及公司內(nèi)部審計、查詢等需要。2.對于涉及重大租賃項目或具有長期影響的租賃信息，應適當延長存儲期限。四、租賃信息的查詢與使用（一）查詢權限1.公司內(nèi)部人員根據(jù)工作需要，經(jīng)相應審批流程后可查詢租賃信息。2.不同崗位人員的查詢權限應根據(jù)其工作職責進行設定，如租賃業(yè)務人員可查詢與其業(yè)務相關的租賃物信息、客戶合同信息，財務人員可查詢租金支付等財務相關信息。3.嚴禁非授權人員查詢租賃信息。（二）使用規(guī)定1.租賃信息的使用應僅限于公司內(nèi)部業(yè)務需要，不得用于任何非法或不正當目的。2.使用租賃信息時，應確保信息的安全性和保密性，不得擅自傳播或泄露給無關人員。3.如需對外提供租賃信息，必須經(jīng)過嚴格的審批流程，并確保對方具有合法的使用目的和保密義務。五、租賃信息的變更與刪除（一）變更管理1.當租賃信息發(fā)生變更時，相關責任部門應及時通知信息管理部門進行更新。2.變更信息應詳細記錄變更內(nèi)容、變更原因、變更時間及變更責任人等。3.對變更后的租賃信息進行審核，確保變更后的信息準確無誤，并符合相關規(guī)定。（二）刪除規(guī)定1.租賃信息的刪除應嚴格按照法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，不得隨意刪除。2.只有在租賃業(yè)務結(jié)束且滿足規(guī)定的存儲期限后，經(jīng)相關審批流程方可刪除租賃信息。3.刪除租賃信息時，應做好記錄，包括刪除時間、刪除內(nèi)容、刪除原因等，以備審計和查詢。六、租賃信息的安全與保密（一）安全措施1.建立健全租賃信息安全管理制度，加強對信息系統(tǒng)的安全防護，防止網(wǎng)絡攻擊、病毒感染等安全事件發(fā)生。2.定期對信息系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時修復發(fā)現(xiàn)的問題。3.限制對租賃信息存儲服務器的物理訪問，設置門禁系統(tǒng)，確保只有授權人員能夠進入。（二）保密要求1.所有涉及租賃信息的工作人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密義務和違約責任。2.在工作中，不得在公共場所談論租賃信息，不得通過不安全的渠道傳輸租賃信息。3.離職人員應及時交接租賃信息，并辦理相關保密手續(xù)，確保信息不被泄露。七、租賃信息的審計與監(jiān)督（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對租賃信息管理情況進行審計，檢查信息的準確性、完整性、合規(guī)性以及安全保密措施的執(zhí)行情況。2.審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（二）監(jiān)督檢查1.公司管理層應定期對租賃信息管理工作進行監(jiān)督檢查，了解制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)存在的問題并及時督促改進。2.設立舉報機制，鼓勵員工對租賃信息管理中的違規(guī)行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。八、附則（一）解釋權本制