PAGE樣品管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司樣品管理，確保樣品的有效利用、妥善保存與規(guī)范流轉(zhuǎn)，保障公司業(yè)務(wù)活動的順利開展，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及樣品的研發(fā)、采購、銷售、質(zhì)量檢測、展示等各個環(huán)節(jié)，以及與樣品相關(guān)的所有部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保樣品管理活動合法合規(guī)。2.準確性原則：樣品信息記錄準確無誤，包括樣品的名稱、規(guī)格、來源、用途等，保證樣品管理過程中的可追溯性。3.安全性原則：采取必要措施保障樣品的安全，防止樣品損壞、丟失、變質(zhì)以及對人員和環(huán)境造成危害。4.高效性原則：優(yōu)化樣品管理流程，提高工作效率，降低管理成本，確保樣品能夠及時滿足公司業(yè)務(wù)需求。二、樣品的分類與標識（一）樣品分類1.研發(fā)樣品：用于新產(chǎn)品研發(fā)過程中的實驗、測試、改進等活動的樣品。2.采購樣品：采購部門為評估供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量而獲取的樣品。3.銷售樣品：向客戶展示產(chǎn)品特性、性能等，促進銷售的樣品。4.質(zhì)量檢測樣品：送交質(zhì)量檢測機構(gòu)或公司內(nèi)部質(zhì)量檢測部門進行質(zhì)量檢驗的樣品。5.標準樣品：作為產(chǎn)品質(zhì)量標準參照的樣品，用于比對和判定產(chǎn)品是否合格。（二）樣品標識1.每種樣品應(yīng)具備唯一的標識代碼，標識代碼應(yīng)包含樣品的類別、編號、版本等關(guān)鍵信息，以便于識別和管理。2.在樣品上應(yīng)粘貼清晰的標識標簽，標簽內(nèi)容至少包括樣品名稱、標識代碼、規(guī)格型號、生產(chǎn)日期/批次、有效期（如有）等。3.對于一些特殊樣品，如危險化學(xué)品樣品，則需按照相關(guān)安全法規(guī)要求，在標識標簽上明確標注危險性質(zhì)、防護措施等信息。三、樣品的采購與獲?。ㄒ唬┎少彉悠?.采購部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求制定樣品采購計劃，明確采購樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息，并提交相關(guān)部門審核。2.在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)優(yōu)先考慮具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商。采購合同中應(yīng)明確樣品的質(zhì)量標準、交付時間、交付方式、驗收標準等條款。3.采購樣品到貨后，采購人員應(yīng)及時通知質(zhì)量檢測部門進行驗收。驗收合格的樣品，由采購人員辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的樣品，應(yīng)按照合同約定及時與供應(yīng)商協(xié)商處理。（二）其他獲取方式1.通過客戶提供、合作方贈送等方式獲取的樣品，接收部門應(yīng)及時填寫樣品接收登記表，詳細記錄樣品的來源、名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并將樣品移交至相關(guān)管理部門。2.對于從市場上購買的非采購樣品，如用于市場調(diào)研的競品樣品等，購買人員應(yīng)按照采購樣品的驗收要求進行驗收和管理。四、樣品的入庫與存儲（一）入庫管理1.樣品到貨后，倉庫管理人員應(yīng)依據(jù)樣品接收登記表和采購合同等相關(guān)文件，對樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、標識等進行核對。核對無誤后，辦理入庫手續(xù)，并將樣品存放至指定的存儲區(qū)域。2.倉庫管理人員應(yīng)建立樣品庫存臺賬，詳細記錄樣品的入庫時間、出庫時間、庫存數(shù)量、存放位置等信息，確保賬物相符。（二）存儲要求1.根據(jù)樣品的特性和類別，設(shè)置專門的存儲區(qū)域，如常溫庫、冷藏庫、冷凍庫、危險品庫等。不同存儲區(qū)域應(yīng)配備相應(yīng)的溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、安全防護設(shè)施等。2.對于易受潮、易氧化、易揮發(fā)等特殊樣品，應(yīng)采取密封包裝、防潮、防曬、防氧化等措施進行存儲。3.樣品應(yīng)按照類別、規(guī)格、批次等進行分類存放，并有明顯的標識，便于查找和管理。同時，應(yīng)遵循先進先出的原則，確保樣品在有效期內(nèi)得到合理使用。4.定期對樣品存儲環(huán)境進行檢查，包括溫濕度、通風(fēng)情況、消防設(shè)施等，確保存儲環(huán)境符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，并記錄相關(guān)情況。五、樣品的領(lǐng)用與發(fā)放（一）領(lǐng)用流程1.內(nèi)部人員因工作需要領(lǐng)用樣品時，應(yīng)填寫樣品領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計歸還時間（如有）等信息，并提交所在部門負責(zé)人審批。2.部門負責(zé)人根據(jù)工作實際情況對領(lǐng)用申請進行審核，批準后簽字確認。領(lǐng)用人員持審批通過的申請表到倉庫辦理樣品領(lǐng)用手續(xù)。3.倉庫管理人員根據(jù)申請表發(fā)放樣品，并在庫存臺賬上記錄樣品的發(fā)放情況，包括領(lǐng)用時間、領(lǐng)用人員、樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。（二）發(fā)放原則1.嚴格按照審批后的領(lǐng)用申請表發(fā)放樣品，不得擅自更改領(lǐng)用信息或超量發(fā)放。2.在發(fā)放樣品時，應(yīng)確保樣品的質(zhì)量和完整性，對有損壞或質(zhì)量問題的樣品不予發(fā)放。3.對于貴重樣品或限量樣品，應(yīng)嚴格控制領(lǐng)用數(shù)量，并要求領(lǐng)用人員簽署相關(guān)承諾書，確保樣品的安全使用和妥善歸還。六、樣品的使用與流轉(zhuǎn)（一）使用規(guī)范1.領(lǐng)用人員應(yīng)按照樣品的用途和相關(guān)操作規(guī)程正確使用樣品，不得擅自改變樣品的使用方式或用途。2.在使用樣品過程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄，包括使用時間、使用人員、使用情況、樣品損耗等信息，確保樣品使用過程可追溯。3.對于涉及知識產(chǎn)權(quán)的樣品，領(lǐng)用人員應(yīng)嚴格遵守公司知識產(chǎn)權(quán)管理制度，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露樣品相關(guān)的技術(shù)信息或商業(yè)秘密。（二）流轉(zhuǎn)管理1.樣品在公司內(nèi)部不同部門或人員之間流轉(zhuǎn)時，應(yīng)填寫樣品流轉(zhuǎn)申請表，注明流轉(zhuǎn)原因、流轉(zhuǎn)樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、轉(zhuǎn)出部門、轉(zhuǎn)入部門等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審批。2.審批通過后，轉(zhuǎn)出部門應(yīng)及時將樣品移交至轉(zhuǎn)入部門，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在樣品流轉(zhuǎn)登記表上簽字確認，明確樣品的交接狀態(tài)和責(zé)任。3.在樣品流轉(zhuǎn)過程中，應(yīng)確保樣品的標識清晰、完整，避免因流轉(zhuǎn)導(dǎo)致樣品標識丟失或混淆。七、樣品的歸還與處置（一）歸還規(guī)定1.領(lǐng)用人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將樣品歸還至倉庫。如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)，并說明原因。2.倉庫管理人員在接收歸還樣品時，應(yīng)按照樣品領(lǐng)用申請表和庫存臺賬進行核對，檢查樣品的數(shù)量、質(zhì)量、標識等是否完好。核對無誤后，辦理歸還入庫手續(xù)，并更新庫存臺賬。（二）處置方式1.合格樣品：經(jīng)驗收合格且不再需要使用的樣品，可按照公司相關(guān)規(guī)定進行正常庫存管理，或根據(jù)實際情況進行適當(dāng)處理，如捐贈、報廢等。2.不合格樣品：經(jīng)質(zhì)量檢測判定為不合格的樣品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行隔離存放，并及時通知相關(guān)部門進行處理。處理方式包括報廢、返工、退貨等，具體處理方式應(yīng)根據(jù)樣品的性質(zhì)和公司規(guī)定執(zhí)行。3.過期樣品：對于超過有效期的樣品，應(yīng)按照規(guī)定進行報廢處理，并做好記錄。報廢處理過程應(yīng)符合環(huán)保要求，避免對環(huán)境造成污染。八、樣品的質(zhì)量監(jiān)控與追溯（一）質(zhì)量監(jiān)控1.質(zhì)量檢測部門應(yīng)定期對庫存樣品和在用樣品進行質(zhì)量抽檢，確保樣品質(zhì)量符合相關(guān)標準和要求。2.對于在使用過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題的樣品，應(yīng)立即停止使用，并追溯該樣品的采購、入庫、領(lǐng)用、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)，查明原因，采取相應(yīng)措施進行處理。3.建立樣品質(zhì)量監(jiān)控檔案，記錄樣品的質(zhì)量檢測結(jié)果、質(zhì)量問題處理情況等信息，以便于對樣品質(zhì)量狀況進行跟蹤和分析。（二）追溯管理1.公司應(yīng)建立完善的樣品追溯體系，確保能夠準確追溯樣品的來源、采購時間、入庫時間、領(lǐng)用人員、使用情況、流轉(zhuǎn)記錄、歸還時間、處置情況等信息。2.在樣品管理的各個環(huán)節(jié)，如采購、入庫、領(lǐng)用、流轉(zhuǎn)、歸還、處置等，均應(yīng)詳細記錄相關(guān)信息，并妥善保存相關(guān)憑證和記錄文件。記錄文件應(yīng)包括采購合同、樣品接收登記表、庫存臺賬、領(lǐng)用申請表、流轉(zhuǎn)申請表、質(zhì)量檢測報告等。3.當(dāng)需要對樣品進行追溯時，相關(guān)部門和人員應(yīng)能夠根據(jù)追溯體系提供的信息，迅速準確地查詢到樣品的詳細歷史記錄，以便于查明問題、采取措施和解決糾紛。九、樣品的安全與保密管理（一）安全管理1.對于涉及危險化學(xué)品、易燃易爆物品等特殊樣品，應(yīng)嚴格按照國家相關(guān)法律法規(guī)和安全標準進行管理，確保儲存、使用過程中的安全。2.加強對樣品存儲區(qū)域的安全防范措施，設(shè)置必要的安全警示標識，配備消防器材、防盜設(shè)施等。定期對安全設(shè)施進行檢查和維護，確保其正常運行。3.在樣品的搬運、使用過程中，應(yīng)采取相應(yīng)的防護措施，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致人員傷亡和財產(chǎn)損失。如發(fā)生樣品安全事故，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，及時進行處理，并向上級報告。（二）保密管理1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等的樣品，相關(guān)人員應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，不得泄露樣品相關(guān)的機密信息。2.在樣品的存儲、使用、流轉(zhuǎn)等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對存儲區(qū)域進行加密管理、對涉及機密信息的文件進行加密存儲等。3.對于因工作需要