PAGE嚴(yán)格規(guī)范采購(gòu)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，確保采購(gòu)活動(dòng)合法、合規(guī)、高效，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)、工程采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正的原則，對(duì)待所有供應(yīng)商，不得偏袒或歧視。3.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。4.誠(chéng)信原則：采購(gòu)人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。二、采購(gòu)職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)公司需求確定采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、規(guī)格等。2.尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。3.組織采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同。4.跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)采購(gòu)文件的整理、歸檔。（二）需求部門職責(zé)1.提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量要求、交付時(shí)間等。2.參與采購(gòu)談判，提供技術(shù)支持和意見(jiàn)。3.協(xié)助采購(gòu)部門驗(yàn)收采購(gòu)物資或服務(wù)。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.審核采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)資金的合理使用。2.參與采購(gòu)合同審核，監(jiān)督采購(gòu)款項(xiàng)的支付。3.對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析。（四）審計(jì)部門職責(zé)1.對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)制度的執(zhí)行情況。2.對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。2.根據(jù)采購(gòu)金額大小，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。采購(gòu)金額較小的項(xiàng)目，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批；采購(gòu)金額較大的項(xiàng)目，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)文件的審核。3.評(píng)估供應(yīng)商的綜合實(shí)力，如生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面?？梢酝ㄟ^(guò)實(shí)地考察、查閱供應(yīng)商歷史業(yè)績(jī)、向其他合作企業(yè)咨詢等方式進(jìn)行評(píng)估。4.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果等內(nèi)容，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)估和更新。（四）采購(gòu)談判1.采購(gòu)部門選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，談判人員應(yīng)至少包括采購(gòu)部門人員和需求部門相關(guān)技術(shù)人員。2.在談判前，采購(gòu)人員應(yīng)充分了解采購(gòu)項(xiàng)目的市場(chǎng)行情和供應(yīng)商情況，制定談判策略。3.談判過(guò)程中，雙方就采購(gòu)價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取達(dá)成雙方都能接受的協(xié)議。4.談判結(jié)束后，形成談判紀(jì)要，記錄談判的主要內(nèi)容和達(dá)成的共識(shí)。（五）采購(gòu)合同簽訂1.根據(jù)談判結(jié)果，采購(gòu)部門起草采購(gòu)合同，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購(gòu)合同經(jīng)雙方審核無(wú)誤后，由授權(quán)代表簽字蓋章生效。合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。（六）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同要求，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)項(xiàng)目的具體要求和交貨時(shí)間等。2.供應(yīng)商按照采購(gòu)訂單要求組織生產(chǎn)或提供服務(wù)，并在規(guī)定的交貨期內(nèi)將貨物或服務(wù)交付至公司指定地點(diǎn)。3.采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購(gòu)項(xiàng)目按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。（七）驗(yàn)收1.需求部門負(fù)責(zé)組織對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行檢查。2.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，簽字確認(rèn)。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、驗(yàn)收情況等內(nèi)容。3.如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)物資或服務(wù)存在質(zhì)量問(wèn)題或其他不符合合同要求的情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決。（八）付款1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，審核采購(gòu)款項(xiàng)的支付申請(qǐng)。2.按照公司規(guī)定審批流程進(jìn)行付款審批，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.財(cái)務(wù)部門在審核通過(guò)后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間向供應(yīng)商支付采購(gòu)款項(xiàng)。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和各部門的采購(gòu)需求，編制年度采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、金額等內(nèi)容，并按照公司預(yù)算管理要求進(jìn)行分類和匯總。2.在編制采購(gòu)預(yù)算過(guò)程中，采購(gòu)部門應(yīng)充分考慮市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商報(bào)價(jià)變化等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。3.采購(gòu)預(yù)算經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為年度采購(gòu)活動(dòng)的控制依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行審批。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題。（三）預(yù)算調(diào)整1.當(dāng)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大、采購(gòu)需求發(fā)生重大變化等原因?qū)е略少?gòu)預(yù)算無(wú)法滿足實(shí)際采購(gòu)需要時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整的原因、調(diào)整的項(xiàng)目、金額及對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況的影響等內(nèi)容。3.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理與內(nèi)部控制（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素，評(píng)估其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，在合同中明確違約責(zé)任和賠償條款，并建立供應(yīng)商違約預(yù)警機(jī)制。2.對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，同時(shí)要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾和售后服務(wù)。3.對(duì)于價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)密切關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，通過(guò)招標(biāo)、談判等方式爭(zhēng)取有利的采購(gòu)價(jià)格，同時(shí)可以采用套期保值等金融工具進(jìn)行價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)管理。4.對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)合同審核和管理，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰，避免合同糾紛。（三）內(nèi)部控制1.建立健全采購(gòu)內(nèi)部控制制度，明確采購(gòu)流程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)和控制措施，確保采購(gòu)活動(dòng)的規(guī)范運(yùn)行。2.加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的培訓(xùn)和教育，提高其風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和內(nèi)部控制意識(shí)，確保采購(gòu)人員嚴(yán)格遵守采購(gòu)制度和相關(guān)法律法規(guī)。3.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查采購(gòu)制度的執(zhí)行情況和內(nèi)部控制的有效性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。六、采購(gòu)信息管理（一）采購(gòu)文件管理1.采購(gòu)部門應(yīng)妥善保管采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件，包括采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)合同、談判紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.采購(gòu)文件應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理和歸檔，便于查閱和追溯。（二）供應(yīng)商信息管理1.建立供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫(kù)，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容。2.定期對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）采購(gòu)數(shù)據(jù)分析1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，如采購(gòu)金額、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)頻率、供應(yīng)商分布等，為采購(gòu)決策提供依據(jù)。2.通過(guò)采購(gòu)數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)中存在的問(wèn)題和不足，及時(shí)采取措施進(jìn)行改進(jìn)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部設(shè)立采購(gòu)監(jiān)督小組，由審計(jì)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督。2.采購(gòu)監(jiān)督小組定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查采購(gòu)制度的執(zhí)行情況、采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的履行情況等。3.接受公司內(nèi)部員工和外部供應(yīng)商的監(jiān)督舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)事項(xiàng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。（二）考核制度1.建