PAGE合同報賬制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)管理，規(guī)范合同報賬行為，確保公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的合法性、真實性、準確性和完整性，提高資金使用效益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、分支機構(gòu)在經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中涉及的合同報賬管理。（三）基本原則1.合法性原則：合同報賬必須符合國家法律法規(guī)、財經(jīng)紀律以及公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。2.真實性原則：報賬所依據(jù)的合同、發(fā)票、憑證等資料必須真實、客觀地反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的實際情況。3.準確性原則：報賬金額、項目、內(nèi)容等必須準確無誤，計算清晰，不得弄虛作假。4.完整性原則：報賬資料應齊全完整，包括合同文本、審批文件、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)證明材料。5.及時性原則：報賬人員應在規(guī)定的時間內(nèi)完成報賬手續(xù)，確保財務(wù)信息的及時傳遞和資金的及時結(jié)算。二、合同簽訂與審批（一）合同簽訂1.公司對外簽訂合同應遵循《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同文本應具備以下主要條款：合同名稱、合同編號、簽訂日期、雙方當事人名稱及地址、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等。3.合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應進行充分的市場調(diào)研和風險評估，確保合同的可行性和安全性。（二）合同審批1.合同審批流程應嚴格按照公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行，確保合同的合法性、合規(guī)性和合理性。2.業(yè)務(wù)部門負責填寫合同審批表，詳細說明合同的基本情況、業(yè)務(wù)背景、風險評估等內(nèi)容，并提交相關(guān)部門進行審核。3.審核部門應包括但不限于法務(wù)部門、財務(wù)部門、審計部門等。法務(wù)部門負責審核合同的法律條款，確保合同的合法性；財務(wù)部門負責審核合同的資金預算、付款方式等財務(wù)條款，確保公司資金的安全和合理使用；審計部門負責對重大合同進行審計監(jiān)督，防范潛在風險。4.合同審批通過后，由法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章生效。三、報賬流程（一）報賬準備1.業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中，應及時收集整理與合同相關(guān)的各類資料，包括發(fā)票、送貨單、驗收報告、對賬單等。2.報賬人員應認真核對報賬資料的真實性、完整性和準確性，確保報賬信息與合同內(nèi)容一致。3.對于不符合報賬要求的數(shù)據(jù)資料，報賬人員應及時與業(yè)務(wù)部門溝通，要求其補充或更正。（二）報賬申請1.報賬人員應按照公司規(guī)定的報賬格式和要求，填寫報賬申請表，詳細說明報賬的項目、金額、事由等內(nèi)容，并附上相關(guān)的報賬資料。2.報賬申請表應經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責人簽字確認，證明業(yè)務(wù)的真實性和報賬金額的合理性。（三）部門審核與審批1.業(yè)務(wù)部門審核：業(yè)務(wù)部門負責人應對報賬申請表及相關(guān)資料進行審核，重點審核業(yè)務(wù)的真實性、報賬金額的準確性以及報賬資料的完整性。審核通過后，簽字確認并提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門收到報賬申請后，應進行嚴格的財務(wù)審核。審核內(nèi)容包括報賬金額是否符合合同約定、報銷憑證是否合法合規(guī)、資金支付是否符合公司財務(wù)制度等。財務(wù)部門審核通過后，簽字確認并提交至審批領(lǐng)導。3.審批領(lǐng)導審批：審批領(lǐng)導根據(jù)公司授權(quán)范圍，對報賬申請進行最終審批。審批通過后，簽字確認同意報賬；對于不符合規(guī)定的報賬申請，審批領(lǐng)導應明確指出問題并拒絕報賬。（四）報賬支付1.財務(wù)部門根據(jù)審批通過的報賬申請，按照公司財務(wù)制度和資金支付流程，及時辦理報賬支付手續(xù)。2.對于涉及銀行轉(zhuǎn)賬、支票支付等方式的報賬，財務(wù)部門應嚴格按照相關(guān)規(guī)定進行操作，確保資金安全。3.報賬支付完成后，財務(wù)部門應及時登記入賬，并將相關(guān)憑證整理歸檔，以備查閱。四、報賬資料要求（一）合同文本1.提供與報賬業(yè)務(wù)相關(guān)的合同原件或復印件，并加蓋合同簽訂方公章。2.合同復印件應清晰可辨，包括合同的主要條款、雙方簽字蓋章頁等內(nèi)容。（二）發(fā)票1.發(fā)票必須是由稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應與合同約定及實際業(yè)務(wù)相符。2.發(fā)票開具日期應在報賬所屬期間內(nèi)，發(fā)票號碼應連續(xù)、完整，發(fā)票上的印章應清晰、齊全。3.對于增值稅專用發(fā)票，報賬人員應確保發(fā)票的抵扣聯(lián)和發(fā)票聯(lián)信息一致，且在規(guī)定的認證期限內(nèi)進行認證。（三）送貨單或驗收報告1.送貨單應詳細記錄貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、送貨日期、收貨單位等信息，并由收貨方簽字確認。送貨單應與合同約定的貨物內(nèi)容相符，如有差異應注明原因并經(jīng)雙方協(xié)商一致。2.驗收報告應包括驗收項目、驗收標準、驗收結(jié)果、驗收日期、驗收人員簽字等內(nèi)容。驗收報告應證明貨物或服務(wù)已按照合同要求完成交付，并符合質(zhì)量標準。（四）對賬單1.涉及往來款項的報賬，應提供雙方簽字確認的對賬單，明確往來款項的金額、性質(zhì)、結(jié)算方式等內(nèi)容。對賬單應與合同約定的結(jié)算條款相符。2.對賬單應定期進行核對，確保雙方賬目一致。如有差異，應及時查明原因并進行調(diào)整。（五）其他相關(guān)資料根據(jù)具體業(yè)務(wù)情況，可能還需要提供其他相關(guān)資料，如項目進度報告、費用明細清單、出差審批單等。這些資料應能夠充分證明報賬業(yè)務(wù)的真實性和合理性。五、報賬時間規(guī)定（一）日常報賬1.報賬人員應在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后的規(guī)定時間內(nèi)完成報賬申請，一般不得超過[X]個工作日。2.對于涉及月度、季度、年度結(jié)算的報賬業(yè)務(wù)，應在結(jié)算期結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)完成報賬申請。（二）特殊情況報賬1.因不可抗力等特殊原因?qū)е聼o法按時報賬的，報賬人員應在不可抗力事件結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)，向財務(wù)部門說明情況，并提交相關(guān)證明材料，申請延期報賬。2.財務(wù)部門應根據(jù)實際情況，審核并批準延期報賬申請。延期報賬的期限一般不得超過[X]個工作日。六、報賬監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司審計部門應定期對合同報賬情況進行審計監(jiān)督，檢查報賬資料的真實性、完整性和合規(guī)性，以及報賬流程的執(zhí)行情況。2.審計部門有權(quán)調(diào)閱相關(guān)合同、發(fā)票、憑證等資料，對報賬人員和業(yè)務(wù)部門進行詢問和調(diào)查。對于發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務(wù)部門自查1.財務(wù)部門應建立健全內(nèi)部自查制度，定期對合同報賬業(yè)務(wù)進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.財務(wù)部門在日常報賬審核過程中，如發(fā)現(xiàn)報賬資料存在疑問或不符合規(guī)定的情況，應及時與業(yè)務(wù)部門溝通核實，并要求其補充或更正相關(guān)資料。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的報賬行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括但不限于責令改正、追回違規(guī)報賬款項、扣減績效獎金、給予紀律處分等。2.對于因違規(guī)報賬行為給公司造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責任人應承擔相