PAGE健全檔案制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況。3.完整性原則。保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件和信息。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的集中管理工作。其職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查閱利用。4.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）各部門檔案管理人員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期向檔案管理部門移交。其職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、整理和分類工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等。2.公司/組織年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.公司/組織各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。4.公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、招投標(biāo)文件等。5.公司/組織財(cái)務(wù)管理文件，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.公司/組織人力資源管理文件，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。7.公司/組織技術(shù)研發(fā)文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利文件等。8.公司/組織市場營銷文件，如市場調(diào)研報(bào)告、宣傳資料、客戶資料等。9.公司/組織行政管理文件，如公文、印章管理文件、辦公用品采購記錄等。10.其他與公司/組織工作活動(dòng)相關(guān)的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門工作活動(dòng)中形成的各類文件資料，確保檔案的真實(shí)性和完整性。2.對于重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)備份，防止丟失或損壞。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。4.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對收集的檔案進(jìn)行整理和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）整理方法1.分類原則檔案整理應(yīng)按照文件的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，確保分類科學(xué)合理，便于管理和查閱。具體分類如下：行政管理類：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等文件，公文管理文件，印章管理文件，辦公用品采購記錄等。財(cái)務(wù)管理類：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。人力資源管理類：包括員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。業(yè)務(wù)管理類：包括合同、協(xié)議、訂單、招投標(biāo)文件，市場調(diào)研報(bào)告、宣傳資料、客戶資料等。技術(shù)研發(fā)類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利文件等。其他類：包括各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要，統(tǒng)計(jì)報(bào)表，聲像資料等。2.編號(hào)規(guī)則檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)規(guī)則如下：一級編號(hào)：采用大寫英文字母表示檔案類別，如“A”表示行政管理類，“B”表示財(cái)務(wù)管理類，“C”表示人力資源管理類，“D”表示業(yè)務(wù)管理類，“E”表示技術(shù)研發(fā)類，“F”表示其他類。二級編號(hào)：采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示該類別下的具體檔案分類，如“A1”表示公司/組織設(shè)立文件，“A2”表示公文管理文件等。三級編號(hào)：采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示該分類下的具體檔案順序號(hào)，如“A1001”表示公司/組織設(shè)立時(shí)的第一份文件。3.裝訂要求檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用線裝或膠裝方式。4.編目要求檔案整理完成后，應(yīng)編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰準(zhǔn)確，便于查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.對于重要緊急的文件和資料，應(yīng)及時(shí)歸檔，不得延誤。3.對于跨年度的項(xiàng)目檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照檔案整理要求，對本部門檔案進(jìn)行整理、編目，填寫檔案移交清單。2.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，進(jìn)行核對、驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門按照檔案分類編號(hào)規(guī)則，對歸檔檔案進(jìn)行重新編號(hào)、上架保管，并更新檔案管理系統(tǒng)。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱申請人需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制或傳播檔案內(nèi)容。3.外部單位查閱公司/組織檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.將申請表提交至檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審批。3.審批通過后，檔案管理人員按照申請表要求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自延長查閱時(shí)間或帶出檔案庫房。5.查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還原位，并對查閱情況進(jìn)行記錄。（三）利用方式1.檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。2.借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，需辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案需填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理部門安排專人進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（三）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織臨時(shí)性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織有參考價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。（四）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，對檔案進(jìn)行全面審查和分析。2.對于保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍有保存價(jià)值，是否涉及法律糾紛、歷史研究等特殊情況。3.鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》，注明檔案編號(hào)、題名、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.檔案管理部門應(yīng)將《檔案銷毀清單》及相關(guān)鑒定材料進(jìn)行歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.圖像處理：對掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化檔案圖像與檔案目錄信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)掛接，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。4.存儲(chǔ)管理：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息的錄入、修改、刪除等功能，確保目錄信息準(zhǔn)確無誤。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.借閱管理：對檔案借閱申請、審批、歸還等流程進(jìn)行管理，記錄借閱情況。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。5.統(tǒng)計(jì)分析：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）安