PAGE規(guī)范物品使用管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物品使用管理，規(guī)范物品使用行為，提高物品使用效率，保障公司正常運(yùn)營(yíng)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要使用公司物品的外部人員。（三）基本原則1.節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)合理使用物品，避免浪費(fèi)，提高物品使用效率。2.責(zé)任明確原則：明確物品使用各環(huán)節(jié)的責(zé)任，確保物品使用管理工作有序進(jìn)行。3.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和方法使用物品，確保使用安全和質(zhì)量。二、物品分類及管理職責(zé)（一）物品分類1.辦公設(shè)備：包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀等。2.辦公家具：如辦公桌、辦公椅、文件柜等。3.辦公用品：文具、紙張、墨盒、硒鼓、文件夾等。4.通訊設(shè)備：手機(jī)、固定電話等。5.其他物品：如交通工具、消防器材、保潔用品等。（二）管理職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)制定和完善物品使用管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)一采購、調(diào)配公司各類物品，建立物品臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)。負(fù)責(zé)辦公設(shè)備、辦公家具的日常維護(hù)和維修管理。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門合理使用物品。2.各部門負(fù)責(zé)本部門物品的申購、領(lǐng)用、保管和使用，并指定專人負(fù)責(zé)物品管理工作。教育本部門員工遵守物品使用管理制度，節(jié)約使用物品。定期對(duì)本部門物品進(jìn)行清查盤點(diǎn)，如有變動(dòng)及時(shí)上報(bào)行政部門。3.使用人員嚴(yán)格按照規(guī)定使用物品，確保物品安全和正常運(yùn)行。發(fā)現(xiàn)物品損壞或故障及時(shí)報(bào)告，配合相關(guān)部門進(jìn)行維修或更換。妥善保管所使用的物品，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或丟失。三、物品申購與采購（一）申購流程1.各部門根據(jù)工作需要，填寫物品申購單，詳細(xì)注明申購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等。2.部門負(fù)責(zé)人審核申購單，簽字確認(rèn)后提交行政部門。3.行政部門對(duì)申購物品進(jìn)行審核，如確需申購，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門負(fù)責(zé)辦理采購手續(xù)。（二）采購原則1.優(yōu)先選擇性價(jià)比高、質(zhì)量可靠的產(chǎn)品。2.采購渠道應(yīng)合法合規(guī)，確保所采購物品符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)于批量采購的物品，應(yīng)進(jìn)行招標(biāo)或詢價(jià)，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。（三）采購執(zhí)行1.行政部門根據(jù)審批后的申購單，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.采購過程中應(yīng)簽訂采購合同，明確采購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.行政部門負(fù)責(zé)跟蹤采購進(jìn)度，確保物品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。4.物品到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)。四、物品領(lǐng)用與發(fā)放（一）領(lǐng)用流程1.員工憑已審批的物品申購單到行政部門領(lǐng)取物品。2.行政部門根據(jù)申購單發(fā)放物品，并在物品臺(tái)賬上記錄領(lǐng)用情況，包括領(lǐng)用日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用人等。3.領(lǐng)用人簽字確認(rèn)領(lǐng)取物品。（二）發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品按照員工崗位和工作需求，制定合理的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)。2.辦公設(shè)備和辦公家具根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行配備，原則上一人一套。3.通訊設(shè)備按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放和管理。（三）特殊情況處理1.因工作臨時(shí)需要額外領(lǐng)用物品的，需填寫臨時(shí)領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到行政部門領(lǐng)取。2.對(duì)于貴重物品或限量發(fā)放的物品，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)方可領(lǐng)用。五、物品使用與保管（一）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照物品的使用說明書和操作規(guī)程正確使用物品，不得違規(guī)操作。2.辦公設(shè)備使用前應(yīng)進(jìn)行必要的檢查和調(diào)試，確保正常運(yùn)行。使用過程中如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)立即停止使用，并報(bào)告相關(guān)部門。3.辦公用品應(yīng)節(jié)約使用，避免浪費(fèi)。紙張應(yīng)雙面打印或復(fù)印，墨盒、硒鼓等應(yīng)合理使用，延長(zhǎng)使用壽命。4.通訊設(shè)備應(yīng)妥善保管，不得擅自外借或用于非工作目的。（二）保管責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)本部門所領(lǐng)用物品的保管工作，指定專人負(fù)責(zé)物品的存放和管理。2.辦公設(shè)備和辦公家具應(yīng)放置在固定位置，保持整潔、完好。如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門。3.辦公用品應(yīng)分類存放，便于取用。易燃易爆物品應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定妥善保管，確保安全。4.員工離職時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的物品全部歸還行政部門，經(jīng)核實(shí)無誤后辦理離職手續(xù)。（三）定期檢查與維護(hù)1.行政部門定期對(duì)公司物品進(jìn)行檢查，包括物品的使用情況、保管狀況、設(shè)備運(yùn)行狀況等。2.對(duì)于辦公設(shè)備和辦公家具，行政部門應(yīng)定期組織維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行和使用壽命。3.根據(jù)檢查和維護(hù)情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施進(jìn)行處理，如維修、更換、補(bǔ)充物品等。六、物品維修與報(bào)廢（一）維修流程1.使用人員發(fā)現(xiàn)物品損壞后，應(yīng)及時(shí)填寫物品維修申請(qǐng)表，詳細(xì)說明損壞情況和維修要求。2.部門負(fù)責(zé)人審核維修申請(qǐng)表，簽字確認(rèn)后提交行政部門。3.行政部門根據(jù)維修申請(qǐng)表安排維修人員進(jìn)行維修。維修人員應(yīng)及時(shí)維修，并填寫維修記錄，包括維修時(shí)間、維修內(nèi)容、維修費(fèi)用等。4.維修完成后，使用人員對(duì)維修結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后在維修記錄上簽字確認(rèn)。（二）報(bào)廢鑒定與處理1.對(duì)于無法修復(fù)或已達(dá)到報(bào)廢年限的物品，由行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行報(bào)廢鑒定。2.經(jīng)鑒定確需報(bào)廢的物品，填寫物品報(bào)廢申請(qǐng)表，注明報(bào)廢物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等。3.部門負(fù)責(zé)人審核報(bào)廢申請(qǐng)表，簽字確認(rèn)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門負(fù)責(zé)辦理報(bào)廢物品的處理手續(xù)，如變賣、銷毀等，并在物品臺(tái)賬上核銷。（三）報(bào)廢資產(chǎn)的管理1.報(bào)廢資產(chǎn)的處理應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行，確保資產(chǎn)處置合法合規(guī)。2.對(duì)于變賣報(bào)廢資產(chǎn)的收入，應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門，納入公司統(tǒng)一核算。七、物品盤點(diǎn)與清查（一）盤點(diǎn)周期1.行政部門每年定期組織一次公司物品全面盤點(diǎn)，一般在年末進(jìn)行。2.各部門應(yīng)每月對(duì)本部門物品進(jìn)行自查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。（二）盤點(diǎn)方法1.采用實(shí)地盤點(diǎn)法，對(duì)各類物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)、核對(duì)。2.盤點(diǎn)過程中應(yīng)詳細(xì)記錄物品的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等信息，并與物品臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)。（三）清查結(jié)果處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，行政部門應(yīng)編制物品盤點(diǎn)報(bào)告，說明盤點(diǎn)情況，包括賬實(shí)相符情況、盤盈盤虧原因等。2.對(duì)于盤盈盤虧的物品，應(yīng)查明原因，分清責(zé)任，提出處理意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行調(diào)整。3.對(duì)因管理不善造成物品丟失、損壞的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司物品使用管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.公司定期對(duì)各部門物品使用管理工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查，檢查結(jié)果納入部門績(jī)效考核。（二）考核指標(biāo)1.物品申購的合理性和及時(shí)性。2.物品領(lǐng)用的規(guī)范程度。3.物品使用的節(jié)約情況。4.物品保管的完好程度。5.物品維修和報(bào)廢處理的及時(shí)性和合規(guī)性。（三