PAGE公司前臺規(guī)范制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司前臺工作流程，提升公司形象，確保前臺工作高效、有序地進(jìn)行，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司前臺全體工作人員。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)及公司各項規(guī)章制度，誠實守信，保守公司機(jī)密。2.以熱情、專業(yè)、耐心的態(tài)度為公司內(nèi)外部人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.注重工作效率，及時響應(yīng)各類需求，準(zhǔn)確傳達(dá)信息。二、前臺人員行為規(guī)范（一）儀容儀表1.著裝整潔、得體，保持良好的個人衛(wèi)生習(xí)慣。2.工作時間須著公司統(tǒng)一規(guī)定的工作服，佩戴工牌。3.發(fā)型端莊大方，不得染過于鮮艷的發(fā)色，男員工頭發(fā)不宜過長，女員工可化淡妝。4.保持面部清潔，口氣清新，不得佩戴夸張的首飾。（二）言行舉止1.語言文明、禮貌，使用規(guī)范的問候語、應(yīng)答語和告別語。2.接待來訪人員時，應(yīng)主動起身相迎，微笑示意，熱情詢問需求。3.坐姿端正，不得趴在前臺或翹二郎腿；站姿挺拔，不得倚靠或晃動身體。4.不得在工作時間內(nèi)閑聊、玩手機(jī)、吃零食等做與工作無關(guān)的事情。5.接聽電話時，應(yīng)在電話鈴響三聲內(nèi)接聽，使用禮貌用語，聲音清晰、溫和。6.對待來訪人員和來電人員要一視同仁，不得有歧視或不耐煩的表現(xiàn)。三、前臺工作流程規(guī)范（一）來訪接待1.來訪人員進(jìn)入公司前臺區(qū)域時，前臺人員應(yīng)主動詢問來訪事由、被訪部門及人員。2.對于預(yù)約來訪的人員，應(yīng)核對預(yù)約信息，確認(rèn)無誤后通知被訪部門，并引導(dǎo)來訪人員在接待區(qū)稍候。3.對于未預(yù)約來訪的人員，應(yīng)禮貌地請其稍等，并及時聯(lián)系被訪部門，確認(rèn)是否可以接待。若被訪部門同意接待，告知來訪人員稍作等待，并引導(dǎo)至接待區(qū)；若被訪部門不方便接待，應(yīng)委婉地向來訪人員說明情況，并請其留下聯(lián)系方式，待與被訪部門溝通后再另行通知。4.在引導(dǎo)來訪人員前往被訪部門時，應(yīng)走在前方適當(dāng)位置，步伐適中，同時提醒來訪人員注意周邊環(huán)境。到達(dá)被訪部門后，輕輕敲門，經(jīng)允許后引導(dǎo)來訪人員進(jìn)入，并向被訪人員介紹來訪人員。5.來訪人員離開時，前臺人員應(yīng)送至電梯口或公司門口，禮貌道別。（二）電話接聽1.前臺電話鈴響三聲內(nèi)必須接聽，拿起話筒后應(yīng)清晰地說：“您好，[公司名稱]前臺”。2.認(rèn)真傾聽來電者的需求，做好記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括來電時間、來電人姓名、單位、聯(lián)系電話、事由等。3.對于咨詢類問題，應(yīng)給予準(zhǔn)確、詳細(xì)的回答；對于需要轉(zhuǎn)接的電話，應(yīng)先確認(rèn)被轉(zhuǎn)接人員是否在辦公室，若在辦公室，應(yīng)禮貌地告知來電者稍等，然后迅速轉(zhuǎn)接；若被轉(zhuǎn)接人員不在辦公室，應(yīng)告知來電者其去向及預(yù)計返回時間，并詢問來電者是否需要留言。留言內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，包括來電人姓名、單位、聯(lián)系電話、事由等，并及時傳達(dá)給被轉(zhuǎn)接人員。4.對于推銷、騷擾類電話，應(yīng)禮貌拒絕，并說明公司規(guī)定不接受此類電話。5.電話結(jié)束時，應(yīng)待對方掛斷電話后再輕輕放下話筒。（三）郵件及快遞收發(fā)1.負(fù)責(zé)公司郵件及快遞的收發(fā)工作，及時將收到的郵件和快遞進(jìn)行分類整理。2.對于重要郵件和快遞，應(yīng)立即通知收件人，并做好簽收登記工作，登記內(nèi)容包括郵件或快遞單號、收件人姓名、部門、收到時間等。3.對于普通郵件和快遞，應(yīng)在收件人方便時及時通知其領(lǐng)取，并做好領(lǐng)取記錄。4.負(fù)責(zé)將公司發(fā)出的郵件和快遞按照規(guī)定的格式填寫收件人信息、粘貼郵資等，并及時交予快遞公司或郵寄部門。四、辦公用品管理（一）辦公用品的申購1.前臺人員應(yīng)根據(jù)日常辦公用品的使用情況，定期統(tǒng)計各類辦公用品的庫存數(shù)量。2.當(dāng)庫存數(shù)量低于設(shè)定的最低庫存標(biāo)準(zhǔn)時，應(yīng)填寫辦公用品申購單，詳細(xì)列出申購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、申購理由等。3.將申購單提交給行政部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)審核通過后，由行政部門統(tǒng)一采購。（二）辦公用品的領(lǐng)用1.公司內(nèi)部人員因工作需要領(lǐng)用辦公用品時，應(yīng)到前臺填寫辦公用品領(lǐng)用登記表，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人姓名、部門等信息。2.前臺人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)用登記表進(jìn)行發(fā)放，并在庫存記錄中及時更新庫存數(shù)量。3.對于貴重或限量使用的辦公用品，應(yīng)嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量，并要求領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。（三）辦公用品的保管1.負(fù)責(zé)辦公用品的保管工作，確保辦公用品存放有序，避免損壞和丟失。2.定期對辦公用品進(jìn)行盤點，核對庫存數(shù)量與領(lǐng)用登記表是否一致，如發(fā)現(xiàn)差異應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。3.保持辦公用品存放區(qū)域的整潔衛(wèi)生，防止辦公用品受潮、變質(zhì)等。五、文件資料管理（一）文件資料的接收1.負(fù)責(zé)接收各類外來文件資料，包括但不限于信函、通知、報告等，并進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括文件資料名稱、來源、接收時間、份數(shù)等。2.對收到的文件資料進(jìn)行初步分類，如重要文件、一般文件、參考資料等，并及時傳遞給相關(guān)部門或人員。（二）文件資料的發(fā)放1.根據(jù)公司內(nèi)部文件資料的發(fā)放流程，負(fù)責(zé)將文件資料發(fā)放給相關(guān)部門或人員，并做好發(fā)放記錄，記錄內(nèi)容包括文件資料名稱、發(fā)放時間、發(fā)放對象、份數(shù)等。2.對于重要文件資料，應(yīng)要求接收人簽字確認(rèn)，確保文件資料的安全傳遞。（三）文件資料的歸檔1.定期對公司內(nèi)部產(chǎn)生的文件資料進(jìn)行整理歸檔，按照文件資料的類別、年度、月份等進(jìn)行分類存放。2.建立文件資料索引目錄，方便查詢和使用。3.對歸檔的文件資料進(jìn)行妥善保管，防止文件資料丟失、損壞或泄露。六、會議安排與服務(wù)（一）會議安排1.根據(jù)公司會議需求，負(fù)責(zé)會議室的預(yù)訂工作，提前與相關(guān)部門溝通會議時間、地點、參會人員等信息，并填寫會議室使用申請表。2.將會議室使用申請表提交給行政部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)審核通過后，負(fù)責(zé)通知相關(guān)部門和人員會議安排情況。3.對于重要會議，應(yīng)提前做好會議室的布置工作，包括擺放桌椅、調(diào)試音響設(shè)備、準(zhǔn)備會議資料等。（二）會議服務(wù)1.在會議開始前，提前到達(dá)會議室，檢查會議準(zhǔn)備情況，確保會議設(shè)備正常運行，會議資料齊全。2.為參會人員提供茶水、咖啡等飲品服務(wù)，保持會議室環(huán)境整潔。3.會議期間，注意觀察會議進(jìn)展情況，及時為參會人員提供必要的協(xié)助，如傳遞文件、調(diào)整音響設(shè)備等。4.會議結(jié)束后，及時清理會議室，整理會議設(shè)備和資料，關(guān)閉電源等。七、安全保衛(wèi)工作（一）人員出入管理1.嚴(yán)格執(zhí)行公司門禁制度，對進(jìn)入公司的人員進(jìn)行身份核實，要求來訪人員出示有效證件，并進(jìn)行登記。2.對于外來施工人員、送貨人員等臨時進(jìn)入公司的人員，應(yīng)在確認(rèn)其身份和來意后，發(fā)放臨時出入證，并告知其注意事項和規(guī)定的活動范圍。3.禁止無關(guān)人員進(jìn)入公司辦公區(qū)域，如發(fā)現(xiàn)可疑人員應(yīng)及時詢問并報告上級領(lǐng)導(dǎo)。（二）物品出入管理1.對攜帶物品離開公司的人員進(jìn)行檢查，確認(rèn)物品是否為公司所有或經(jīng)過相關(guān)部門批準(zhǔn)。2.對于攜帶貴重物品、機(jī)密文件等離開公司的人員，應(yīng)要求其出示相關(guān)審批文件，并進(jìn)行登記。3.禁止將公司內(nèi)部物品私自帶出公司，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為應(yīng)及時制止并報告上級領(lǐng)導(dǎo)。（三）安全巡查1.定期對公司前臺區(qū)域及周邊環(huán)境進(jìn)行安全巡查，重點檢查門窗、水電設(shè)施、消防設(shè)備等是否正常。2.發(fā)現(xiàn)安全隱患應(yīng)及時記錄并報告上級領(lǐng)導(dǎo)，同時采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，確保公司安全。八、環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)（一）前臺區(qū)域清潔1.每天定時對前臺區(qū)域進(jìn)行清潔，包括桌面、地面、電腦設(shè)備、辦公用品等，保持前臺區(qū)域整潔干凈。2.及時清理前臺區(qū)域的垃圾和雜物，定期更換垃圾桶內(nèi)的垃圾袋。（二）公共區(qū)域衛(wèi)生監(jiān)督1.注意觀察公司公共區(qū)域的衛(wèi)生情況，如發(fā)現(xiàn)地面有污漬、垃圾未及時清理等問題，應(yīng)及時通知保潔人員進(jìn)行處理。2.提醒公司員工保持公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生，愛護(hù)公共設(shè)施。九、附則（一）培訓(xùn)與考核1.行政部門應(yīng)定期組織前臺人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高前臺人員的專業(yè)素質(zhì)和服務(wù)水平。2.建立前臺人員考核制度