PAGE來人通報制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司/組織內(nèi)部管理，規(guī)范來人通報流程，確保信息及時、準(zhǔn)確傳遞，提高工作效率，保障公司/組織的正常運轉(zhuǎn)，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各層級之間來人的通報管理。（三）基本原則1.及時準(zhǔn)確原則：來人信息應(yīng)在第一時間進行通報，確保接收方能夠準(zhǔn)確了解來人情況。2.分級負(fù)責(zé)原則：根據(jù)來人的重要程度和職責(zé)范圍，實行分級負(fù)責(zé)通報，確保通報工作的有序進行。3.保密原則：對于涉及公司/組織機密信息的來人，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、來人通報流程（一）來人預(yù)約1.外部人員來訪前，應(yīng)提前與公司/組織相關(guān)部門或人員進行預(yù)約，說明來訪目的、時間、人數(shù)等信息。2.內(nèi)部人員因工作需要邀請外部人員來訪時，也應(yīng)提前進行預(yù)約，并填寫《來人預(yù)約登記表》。（二）預(yù)約審批1.《來人預(yù)約登記表》應(yīng)提交至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進行審批。2.審批部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)來人的重要性、來訪目的等因素，決定是否批準(zhǔn)預(yù)約，并在登記表上簽署意見。（三）通報準(zhǔn)備1.預(yù)約獲批后，接待部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員，并做好以下準(zhǔn)備工作：了解來人基本情況，包括姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系方式等。確定接待人員，明確接待職責(zé)。準(zhǔn)備好相關(guān)資料，如公司/組織簡介、項目資料、會議議程等。安排好接待場所，確保環(huán)境整潔、舒適。2.對于重要來人，接待部門應(yīng)制定詳細(xì)的接待方案，報上級領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。（四）來人通報1.接待人員應(yīng)在來人到達(dá)前[X]分鐘，向來人預(yù)計到達(dá)地點的相關(guān)部門和人員進行通報，通報內(nèi)容包括來人姓名、單位、職務(wù)、來訪目的、預(yù)計到達(dá)時間等。2.通報方式可采用電話、郵件、即時通訊工具等，確保信息傳遞及時、準(zhǔn)確。3.對于重要來人，接待部門應(yīng)在通報的同時，告知相關(guān)部門和人員做好接待準(zhǔn)備，如安排專人迎接、準(zhǔn)備茶水、安排會議室等。（五）來人接待1.來人到達(dá)后，接待人員應(yīng)熱情迎接，并引導(dǎo)來人至接待場所。2.接待過程中，接待人員應(yīng)注意言行舉止，保持良好的形象，為來人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。3.按照接待方案，組織開展相關(guān)活動，如會議、洽談、參觀等，確?；顒禹樌M行。4.接待結(jié)束后，接待人員應(yīng)向來人表示感謝，并向來人預(yù)計離開地點的相關(guān)部門和人員進行通報，通報內(nèi)容包括來人離開時間等。三、來人信息管理（一）信息收集1.接待人員應(yīng)在來人接待過程中，及時收集來人的相關(guān)信息，如來訪意見、建議、需求等。2.對于重要來人的信息，接待人員應(yīng)進行詳細(xì)記錄，并整理形成《來人信息報告》。（二）信息整理1.《來人信息報告》應(yīng)及時提交至相關(guān)部門進行整理和分析。2.相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)來人信息，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施和建議，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。（三）信息存儲1.公司/組織應(yīng)建立來人信息數(shù)據(jù)庫，對來人信息進行分類存儲，以便查詢和統(tǒng)計分析。2.來人信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)定期進行維護和更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。四、特殊情況處理（一）臨時來訪對于未提前預(yù)約的臨時來訪人員，接待人員應(yīng)及時向來人說明公司/組織的來人通報制度，并引導(dǎo)來人至相關(guān)部門進行登記和審批。（二）重要緊急來人對于重要緊急來人，接待人員應(yīng)立即向來人預(yù)計到達(dá)地點的相關(guān)部門和人員進行通報，并同時報告上級領(lǐng)導(dǎo)。上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時做出指示，安排相關(guān)人員做好接待工作。（三）信息泄露如發(fā)現(xiàn)來人信息泄露事件，接待人員應(yīng)立即采取措施，如通知相關(guān)部門和人員加強保密措施、對泄露信息進行追溯和調(diào)查等，并及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)事件嚴(yán)重程度，決定是否啟動應(yīng)急預(yù)案。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織應(yīng)定期對來人通報制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保制度的有效落實。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括來人預(yù)約、審批、通報、接待、信息管理等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。（二）考核評價1.公司/組織應(yīng)建立來人通報制度考核評價機制，對各部門和人員的執(zhí)行情況進行考核評價。2.考核評價結(jié)果應(yīng)與部門和個人的績效掛鉤，對執(zhí)行制度不力的部門和個人進行相應(yīng)的處罰。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.公司/組織應(yīng)定期組織來人通報制度培訓(xùn)，提高員工對制度的認(rèn)識和理解，確保制度的正確執(zhí)行。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括制度的目的、適用范圍、流程、要求等。（二）宣傳1.公司/組織應(yīng)通過內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等方式，對來人通報制度進行宣傳，營造良好的制度執(zhí)行氛圍。2.宣傳內(nèi)容應(yīng)包括制度的重要性、具體要求、案例分析等。七、附則（一）解釋權(quán)