PAGE公司文檔規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強公司文檔管理，確保公司文檔的規(guī)范性、完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司運營效率，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各崗位涉及的各類文檔管理工作，包括但不限于文件、報告、合同、協(xié)議、記錄、表單等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保文檔管理活動合法合規(guī)。2.統(tǒng)一規(guī)范原則：對公司文檔的格式、編號、分類、存儲等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，便于管理和查詢。3.分級管理原則：根據(jù)文檔的重要性和保密級別，實行分級管理，明確各級管理人員的職責(zé)。4.安全保密原則：采取有效措施確保文檔的安全，防止文檔泄露、丟失或損壞，對涉及公司機密的文檔進(jìn)行嚴(yán)格保密。二、文檔分類與編號（一）文檔分類1.行政類文檔：包括公司規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、行政通知、公告等。2.業(yè)務(wù)類文檔：涵蓋市場調(diào)研報告、銷售合同、采購訂單、項目文檔、業(yè)務(wù)報表等。3.財務(wù)類文檔：如財務(wù)報表、預(yù)算報告、審計報告、稅務(wù)文件等。4.人事類文檔：包含員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。5.技術(shù)類文檔：例如技術(shù)方案、研發(fā)報告、產(chǎn)品說明書、技術(shù)圖紙等。6.其他類文檔：上述類別未涵蓋的其他文檔，如客戶投訴記錄、合作協(xié)議等。（二）編號規(guī)則1.文檔編號采用“年份+類別代碼+流水號”的形式。2.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)文檔分類，分別用兩位字母表示，具體如下：行政類文檔：“XG”業(yè)務(wù)類文檔：“YW”財務(wù)類文檔：“CW”人事類文檔：“RS”技術(shù)類文檔：“JS”其他類文檔：“QT”4.流水號：從“001”開始依次遞增。例如，2023年第5份行政類文檔的編號為“2023XG005”。三、文檔起草與審核（一）起草要求1.文檔起草應(yīng)主題明確、內(nèi)容完整、邏輯清晰、語言準(zhǔn)確。2.涉及重要事項、關(guān)鍵數(shù)據(jù)、敏感信息等應(yīng)確保真實可靠，并注明來源。3.文檔格式應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定。（二）審核流程1.一般性文檔：由起草部門負(fù)責(zé)人審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范后，即可發(fā)布。2.重要文檔：先由起草人所在部門進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^后提交至相關(guān)職能部門審核。相關(guān)職能部門審核通過后，再提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可發(fā)布。四、文檔發(fā)布與存檔（一）發(fā)布方式1.紙質(zhì)文檔：經(jīng)審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的份數(shù)打印，加蓋公司公章或相關(guān)部門印章后，分發(fā)給相關(guān)部門或人員。2.電子文檔：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進(jìn)行發(fā)布。發(fā)布時應(yīng)確保文檔格式正確、內(nèi)容完整，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。（二）存檔要求1.紙質(zhì)文檔：各部門應(yīng)定期將紙質(zhì)文檔整理歸檔，按照分類存放于專門的檔案柜中，并建立紙質(zhì)文檔目錄索引，便于查找。2.電子文檔：應(yīng)按照分類建立電子文件夾，將文檔存儲于公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上。電子文檔命名應(yīng)規(guī)范，按照編號規(guī)則進(jìn)行命名，確保與紙質(zhì)文檔編號一致。同時，應(yīng)定期對電子文檔進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、文檔借閱與使用（一）借閱申請1.因工作需要借閱文檔的人員，應(yīng)填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱文檔的名稱、編號、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。2.《文檔借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至文檔管理部門。（二）借閱審批1.文檔管理部門收到《文檔借閱申請表》后，根據(jù)文檔的保密級別和借閱人的權(quán)限進(jìn)行審批。2.對于涉及公司機密的文檔，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。（三）借閱期限與歸還1.一般文檔的借閱期限不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將文檔歸還至文檔管理部門，文檔管理部門應(yīng)對歸還的文檔進(jìn)行檢查，確保文檔完整無損。（四）文檔使用規(guī)范1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文檔，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、掃描、傳播或用于其他非工作目的。2.在使用文檔過程中，如發(fā)現(xiàn)文檔有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向文檔管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、文檔保密管理（一）保密級別劃分1.絕密級：涉及公司核心商業(yè)機密、重大戰(zhàn)略決策、未公開的技術(shù)秘密等，一旦泄露將對公司造成極其嚴(yán)重的損失。2.機密級：包括重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息、財務(wù)機密等，泄露后可能對公司業(yè)務(wù)產(chǎn)生較大影響。3.秘密級：一般性的公司敏感信息，如內(nèi)部管理文件、部分業(yè)務(wù)資料等，泄露后可能對公司造成一定的不良影響。（二）保密措施1.對絕密級文檔，應(yīng)采取專人專管、加密存儲、嚴(yán)格限制訪問權(quán)限等措施，只有經(jīng)過授權(quán)的特定人員才能接觸和處理。2.機密級文檔應(yīng)限制知悉范圍，在存儲和傳輸過程中進(jìn)行加密處理，借閱和使用需經(jīng)過嚴(yán)格審批。3.秘密級文檔應(yīng)妥善保管，防止未經(jīng)授權(quán)的獲取和傳播。（三）人員保密責(zé)任1.所有接觸公司文檔的人員均有保密義務(wù)，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和違約責(zé)任。2.對違反保密規(guī)定的行為，公司將依法追究責(zé)任，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的法律賠償責(zé)任。七、文檔變更與廢止（一）變更管理1.當(dāng)文檔內(nèi)容需要修改、補充或調(diào)整時，由原起草部門或相關(guān)責(zé)任部門提出變更申請，并填寫《文檔變更申請表》。2.《文檔變更申請表》應(yīng)詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、涉及范圍等信息，并經(jīng)相關(guān)審核和審批流程后實施變更。3.變更后的文檔應(yīng)重新編號、發(fā)布，并及時更新存檔。（二）廢止管理1.因政策調(diào)整、業(yè)務(wù)變化、文檔過期等原因，需要廢止的文檔，由相關(guān)部門提出廢止申請，并填寫《文檔廢止申請表》。2.《文檔廢止申請表》經(jīng)審批后，文檔管理部門應(yīng)及時將廢止的文檔進(jìn)行標(biāo)識、隔離，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀或存檔保留，以滿足法律法規(guī)和審計要求。八、文檔銷毀（一）銷毀范圍1.已過保存期限且無繼續(xù)保存價值的文檔。2.因業(yè)務(wù)調(diào)整、政策變更等原因不再使用且涉及機密信息已解密的文檔。3.經(jīng)審批同意廢止的文檔。（二）銷毀方式1.紙質(zhì)文檔：采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保文檔信息無法恢復(fù)。2.電子文檔：通過專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對存儲介質(zhì)進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)徹底清除，或?qū)Υ鎯υO(shè)備進(jìn)行物理銷毀。（三）銷毀記錄銷毀文檔時，應(yīng)填寫《文檔銷毀記錄》，詳細(xì)記錄銷毀文檔的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。《文檔銷毀記錄》應(yīng)長期保存，以備查閱。九、文檔管理監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制公司設(shè)立文檔管理監(jiān)督小組，由公司辦公室、審計部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組定期對公司各部門的文檔管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保文檔管理工作符合本制度要求。（二）檢查內(nèi)容1.文檔的起草、審核、發(fā)布、存檔等流程是否規(guī)范。2.文檔的分類、編號是否準(zhǔn)確。3.文檔的借閱、使用、保密等管理措施是否落實到位。4.文檔的變更與廢止管理是否及時、準(zhǔn)確。5.文檔銷毀工作是否符合規(guī)定。（三）問題整改對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要