PAGE規(guī)范涉外事項(xiàng)清單制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司/組織的涉外事項(xiàng)管理，確保各項(xiàng)涉外活動符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，提高涉外事項(xiàng)處理的效率和質(zhì)量，保障公司/組織的合法權(quán)益，維護(hù)國家利益和形象。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及與境外機(jī)構(gòu)、企業(yè)、個人進(jìn)行業(yè)務(wù)往來、合作交流、項(xiàng)目實(shí)施等各類涉外事項(xiàng)的管理。（三）基本原則1.合法性原則：所有涉外事項(xiàng)必須嚴(yán)格遵守中國法律法規(guī)以及相關(guān)國際條約和慣例，確保活動的合法性和合規(guī)性。2.風(fēng)險防控原則：對涉外事項(xiàng)可能面臨的政治、經(jīng)濟(jì)、法律、文化等風(fēng)險進(jìn)行全面評估和防控，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。3.統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的涉外事項(xiàng)管理部門或指定牽頭部門，對涉外事項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)和管理，避免出現(xiàn)多頭管理、職責(zé)不清的情況。4.信息安全原則：加強(qiáng)涉外事項(xiàng)中的信息安全管理，保護(hù)公司/組織的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和國家機(jī)密，防止信息泄露和被非法利用。二、涉外事項(xiàng)清單分類（一）商務(wù)合作類1.境外投資項(xiàng)目：包括在境外設(shè)立子公司、參股公司、并購企業(yè)等投資活動，需明確投資目的、投資金額、投資方式、投資期限等內(nèi)容。2.國際技術(shù)合作項(xiàng)目：涉及與境外機(jī)構(gòu)進(jìn)行技術(shù)研發(fā)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)引進(jìn)等合作，應(yīng)詳細(xì)說明合作技術(shù)領(lǐng)域、合作方式、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等。3.國際貿(mào)易合同：涵蓋進(jìn)出口貨物貿(mào)易、服務(wù)貿(mào)易等合同簽訂，需注明合同標(biāo)的、交易金額、交貨時間、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。4.國際展會參展：包括參加境外各類展會的相關(guān)事宜，如展會名稱、參展產(chǎn)品或服務(wù)范圍、參展時間、展位費(fèi)用等。（二）人員往來類1.出國（境）商務(wù)考察：明確考察目的、考察地點(diǎn)、考察時間、考察人員名單等信息。2.境外培訓(xùn)與進(jìn)修：涉及選派人員到境外進(jìn)行培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、交流等活動，需說明培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)時間、費(fèi)用安排等。3.邀請境外人員來訪：包括邀請境外專家、學(xué)者、合作伙伴等來公司/組織進(jìn)行訪問、講學(xué)、合作洽談等，應(yīng)注明邀請對象、邀請事由、來訪時間、接待安排等。（三）外事活動類1.接待境外官方代表團(tuán)：詳細(xì)記錄代表團(tuán)來訪目的、來訪人員名單、接待規(guī)格、活動安排等。2.參加國際會議與論壇：包括會議或論壇名稱、會議主題、參會人員、會議時間與地點(diǎn)、會議費(fèi)用等信息。3.舉辦國際研討會或交流會：明確研討會或交流會的主題、時間、地點(diǎn)、參會人員范圍、會議議程、費(fèi)用預(yù)算等內(nèi)容。（四）其他涉外事項(xiàng)類1.境外資產(chǎn)處置：如出售、轉(zhuǎn)讓、租賃境外資產(chǎn)等情況，需說明資產(chǎn)基本情況、處置方式、處置價格、處置時間等。2.國際知識產(chǎn)權(quán)事務(wù)：包括專利申請、商標(biāo)注冊、著作權(quán)登記等在境外的相關(guān)事宜，應(yīng)注明申請或登記的國家/地區(qū)、申請或登記的內(nèi)容、申請或登記時間、費(fèi)用等。3.保險與金融類涉外業(yè)務(wù)：如境外保險購買、國際融資、外匯交易等，需詳細(xì)記錄業(yè)務(wù)類型、合作機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)金額、交易時間等信息。三、涉外事項(xiàng)審批流程（一）申請1.涉外事項(xiàng)承辦部門或個人應(yīng)根據(jù)事項(xiàng)的性質(zhì)和要求，填寫《涉外事項(xiàng)申請表》，詳細(xì)說明事項(xiàng)的基本情況、申請理由、預(yù)期目標(biāo)、實(shí)施計劃、風(fēng)險評估及應(yīng)對措施等內(nèi)容。2.申請表應(yīng)附相關(guān)的背景資料，如合作意向書、項(xiàng)目可行性研究報告、合同草案、邀請函等，確保審批部門能夠全面了解事項(xiàng)的詳細(xì)情況。（二）初審1.申請表及相關(guān)資料提交至公司/組織的涉外事項(xiàng)管理部門或指定牽頭部門進(jìn)行初審。2.初審部門對申請事項(xiàng)的合法性、合規(guī)性、必要性、可行性等進(jìn)行審查，重點(diǎn)審核申請事項(xiàng)是否符合國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，是否符合公司/組織的戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，是否存在潛在風(fēng)險及應(yīng)對措施是否有效等。3.初審部門根據(jù)審核結(jié)果提出初審意見，如同意申請、補(bǔ)充資料后再審核、不同意申請等，并將初審意見反饋給申請部門或個人。（三）會審1.對于重大涉外事項(xiàng)或涉及多個部門的涉外事項(xiàng)，由初審部門組織相關(guān)部門進(jìn)行會審。2.會審部門包括但不限于財務(wù)部門、法務(wù)部門、風(fēng)險管理部門、業(yè)務(wù)相關(guān)部門等。各部門根據(jù)自身職責(zé)對申請事項(xiàng)進(jìn)行審查，并提出意見和建議。3.財務(wù)部門重點(diǎn)審核事項(xiàng)的費(fèi)用預(yù)算和資金安排是否合理；法務(wù)部門審查事項(xiàng)是否存在法律風(fēng)險及合同條款是否合法合規(guī)；風(fēng)險管理部門評估事項(xiàng)可能面臨的各類風(fēng)險及應(yīng)對措施的有效性；業(yè)務(wù)相關(guān)部門從專業(yè)角度對事項(xiàng)的業(yè)務(wù)可行性進(jìn)行審查。4.會審結(jié)束后，形成會審意見，明確各部門的審核結(jié)論和綜合意見，作為最終審批的參考依據(jù)。（四）審批1.根據(jù)初審和會審意見，按照公司/組織的審批權(quán)限，由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)或決策機(jī)構(gòu)進(jìn)行審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審閱申請事項(xiàng)及相關(guān)資料，綜合考慮各方面因素，做出審批決定。對于同意申請的事項(xiàng)，明確批準(zhǔn)實(shí)施的具體要求和注意事項(xiàng)；對于不同意申請的事項(xiàng)，說明理由。3.審批過程應(yīng)嚴(yán)格記錄，包括審批時間、審批人、審批意見等信息，確保審批過程的可追溯性。（五）備案1.經(jīng)審批同意的涉外事項(xiàng)，由承辦部門或個人在規(guī)定時間內(nèi)將相關(guān)文件和資料報送至公司/組織的涉外事項(xiàng)管理部門進(jìn)行備案。2.備案內(nèi)容包括審批文件、合同文本、相關(guān)協(xié)議、活動安排等，確保涉外事項(xiàng)的全過程資料完整留存，便于后續(xù)查詢和管理。四、涉外事項(xiàng)執(zhí)行與監(jiān)督（一）執(zhí)行1.承辦部門或個人應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見和相關(guān)要求組織實(shí)施涉外事項(xiàng)，確保事項(xiàng)的順利進(jìn)行。2.在執(zhí)行過程中，如遇特殊情況或需要變更原計劃，應(yīng)及時向?qū)徟块T報告，并按照規(guī)定程序辦理變更審批手續(xù)。3.加強(qiáng)與境外合作方的溝通與協(xié)調(diào)，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題，確保合作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。（二）監(jiān)督1.公司/組織的涉外事項(xiàng)管理部門負(fù)責(zé)對涉外事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括事項(xiàng)的進(jìn)展情況、是否符合審批要求、合同履行情況、資金使用情況、信息安全情況等。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知，要求承辦部門或個人限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。對違反規(guī)定或造成不良后果的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、涉外事項(xiàng)風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.建立涉外事項(xiàng)風(fēng)險識別機(jī)制，全面梳理可能面臨的各類風(fēng)險，包括政治風(fēng)險、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險、法律風(fēng)險、文化風(fēng)險、市場風(fēng)險、信用風(fēng)險等。2.結(jié)合不同類型的涉外事項(xiàng)特點(diǎn)，分析風(fēng)險產(chǎn)生的原因和可能造成的影響，為風(fēng)險評估和應(yīng)對提供基礎(chǔ)依據(jù)。（二）風(fēng)險評估1.采用科學(xué)合理的方法對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險的等級和可能性。2.風(fēng)險評估可綜合考慮風(fēng)險發(fā)生的概率、影響程度、可控性等因素，運(yùn)用定性與定量相結(jié)合的方式進(jìn)行分析，如采用風(fēng)險矩陣、層次分析法等工具進(jìn)行評估。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定針對性的風(fēng)險應(yīng)對策略，包括風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。2.對于高風(fēng)險事項(xiàng)，應(yīng)優(yōu)先考慮風(fēng)險規(guī)避策略，如取消或調(diào)整涉外事項(xiàng)；對于可降低的風(fēng)險，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行控制，如加強(qiáng)合同管理、完善保密制度、優(yōu)化資金安排等；對于部分風(fēng)險可通過購買保險等方式進(jìn)行轉(zhuǎn)移；對于一些低風(fēng)險且影響較小的風(fēng)險，可選擇風(fēng)險接受，但需密切關(guān)注風(fēng)險變化情況。（四）風(fēng)險監(jiān)控1.建立風(fēng)險監(jiān)控體系，對涉外事項(xiàng)的風(fēng)險狀況進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控和動態(tài)管理。2.定期收集和分析風(fēng)險信息，及時發(fā)現(xiàn)新的風(fēng)險因素或風(fēng)險變化趨勢，調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對策略，確保風(fēng)險始終處于可控狀態(tài)。六、信息安全管理（一）保密制度1.建立健全涉外事項(xiàng)信息保密制度，明確保密責(zé)任和保密范圍。2.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和國家機(jī)密的信息，嚴(yán)格限制知悉范圍，采取加密存儲、專人保管、分級授權(quán)等措施進(jìn)行保護(hù)。（二）信息傳輸與存儲1.在涉外事項(xiàng)信息傳輸過程中，采用安全可靠的通信方式，如加密郵件、專用網(wǎng)絡(luò)等，防止信息被竊取或篡改。2.對重要信息的存儲，應(yīng)選擇安全的存儲介質(zhì)和存儲地點(diǎn)，定期進(jìn)行備份，確保信息的完整性和可恢復(fù)性。（三）人員管理1.加強(qiáng)對參與涉外事項(xiàng)人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識和防范能力。2.與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任，對違反保密規(guī)定的行為依法依規(guī)進(jìn)行處理。七、檔案管理（一）檔案收集1.涉外事項(xiàng)承辦部門或個人負(fù)責(zé)及時收集和整理在事項(xiàng)過程中形成的各類文件、資料、合同、協(xié)議等檔案材料。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，能夠全面反映涉外事項(xiàng)的全過程。（二）檔案整理與歸檔1.按照檔案管理的要求，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。2.將整理好的檔案材料及時歸檔至公司/組織的檔案管理部門，確保檔案的妥善保管。（三）檔案查閱與利用1.建立檔案查閱制度，明確查閱權(quán)限和查閱流程。2.因工作需要查閱涉外事