PAGE園桌會(huì)議規(guī)范制度一、總則（一）目的為了確保園桌會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，充分發(fā)揮會(huì)議在決策、溝通、協(xié)調(diào)等方面的作用，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有園桌會(huì)議的組織、召開及相關(guān)參與人員。（三）基本原則1.民主平等原則：參會(huì)人員不論職位高低，在會(huì)議中享有平等的發(fā)言權(quán)利，充分發(fā)表意見和建議。2.高效務(wù)實(shí)原則：會(huì)議應(yīng)圍繞明確的主題展開，精簡流程，注重實(shí)際效果，避免形式主義。3.保密原則：對(duì)于會(huì)議涉及的機(jī)密信息、敏感事項(xiàng)等，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。二、會(huì)議組織（一）會(huì)議發(fā)起1.發(fā)起部門及人員：各部門根據(jù)工作需要，由部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)業(yè)務(wù)人員發(fā)起園桌會(huì)議。2.發(fā)起申請(qǐng)：發(fā)起會(huì)議時(shí)，需填寫《園桌會(huì)議申請(qǐng)表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等內(nèi)容。3.審批流程：申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司/組織的會(huì)議管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可組織召開會(huì)議。（二）會(huì)議通知1.通知方式：會(huì)議管理部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，通過郵件、內(nèi)部通訊軟件等方式向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知。2.通知內(nèi)容：通知應(yīng)包含會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、注意事項(xiàng)等信息，確保參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。3.提前通知時(shí)間：原則上應(yīng)提前[X]個(gè)工作日通知參會(huì)人員，對(duì)于緊急會(huì)議，也應(yīng)提前[X]小時(shí)通知。（三）會(huì)議準(zhǔn)備1.場地安排：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和需求，選擇合適的會(huì)議場地，并提前進(jìn)行布置。確保場地整潔、舒適，配備必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風(fēng)等。2.資料準(zhǔn)備：會(huì)議發(fā)起部門應(yīng)提前準(zhǔn)備好與會(huì)議主題相關(guān)的資料，如報(bào)告、文件、數(shù)據(jù)等，并在會(huì)議前分發(fā)給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員提前了解會(huì)議內(nèi)容，提高會(huì)議效率。3.人員安排：明確會(huì)議主持人、記錄員等人員的職責(zé)。主持人負(fù)責(zé)會(huì)議的組織、引導(dǎo)和協(xié)調(diào)，確保會(huì)議按議程順利進(jìn)行；記錄員負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，形成會(huì)議紀(jì)要。三、會(huì)議議程（一）議程制定1.議程內(nèi)容：會(huì)議議程應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和目的進(jìn)行制定，包括會(huì)議開場、主題發(fā)言、討論環(huán)節(jié)、決策環(huán)節(jié)、總結(jié)發(fā)言等部分。2.時(shí)間分配：合理安排各議程環(huán)節(jié)的時(shí)間，確保會(huì)議緊湊有序進(jìn)行。一般來說，主題發(fā)言時(shí)間不宜過長，討論環(huán)節(jié)應(yīng)給予參會(huì)人員充分的時(shí)間發(fā)表意見，決策環(huán)節(jié)應(yīng)明確決策方式和時(shí)間限制。3.征求意見：在制定議程時(shí)，應(yīng)征求參會(huì)人員的意見和建議，確保議程合理、可行。（二）議程調(diào)整1.調(diào)整原則：在會(huì)議召開過程中，如因特殊情況需要調(diào)整議程，應(yīng)遵循合理、必要、高效的原則，確保會(huì)議能夠繼續(xù)圍繞主題進(jìn)行，不影響會(huì)議的正常進(jìn)行和決策效果。2.調(diào)整程序：由會(huì)議主持人提出議程調(diào)整建議，經(jīng)參會(huì)人員討論同意后進(jìn)行調(diào)整，并及時(shí)通知相關(guān)人員。四、會(huì)議參與（一）參會(huì)人員要求1.按時(shí)參會(huì)：參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議通知的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)，不得遲到、早退。如有特殊情況不能按時(shí)參會(huì)，應(yīng)提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。2.準(zhǔn)備充分：參會(huì)人員應(yīng)提前熟悉會(huì)議資料和議程，做好發(fā)言準(zhǔn)備，積極參與會(huì)議討論。3.遵守紀(jì)律：參會(huì)人員在會(huì)議期間應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意走動(dòng)、交頭接耳、接聽電話等，保持會(huì)議秩序。（二）主持人職責(zé)1.會(huì)議開場：主持人應(yīng)準(zhǔn)時(shí)宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、目的、議程和參會(huì)人員。2.引導(dǎo)討論：在會(huì)議討論環(huán)節(jié)，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞主題展開討論，鼓勵(lì)不同意見的表達(dá)，確保討論有序進(jìn)行。3.控制時(shí)間：主持人應(yīng)嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間，確保各議程環(huán)節(jié)按計(jì)劃進(jìn)行，避免出現(xiàn)時(shí)間過長或過短的情況。4.總結(jié)決策：在會(huì)議結(jié)束時(shí)，主持人應(yīng)總結(jié)會(huì)議討論的主要內(nèi)容，明確決策事項(xiàng)和下一步工作安排。（三）記錄員職責(zé)1.準(zhǔn)確記錄：記錄員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果、決策事項(xiàng)等，確保記錄準(zhǔn)確、完整。2.整理紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，記錄員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門。3.存檔管理：記錄員應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行存檔，以便日后查閱和參考。五、會(huì)議討論（一）發(fā)言規(guī)則1.有序發(fā)言：參會(huì)人員應(yīng)按照主持人的引導(dǎo)，依次發(fā)言，不得打斷他人發(fā)言。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后再發(fā)表。2.明確觀點(diǎn)：發(fā)言應(yīng)清晰明確，表達(dá)自己的觀點(diǎn)和意見，避免模糊不清或冗長繁瑣。3.尊重他人：在討論過程中，參會(huì)人員應(yīng)尊重他人的意見和建議，不得進(jìn)行人身攻擊或惡意詆毀。（二）討論方式1.自由討論：根據(jù)會(huì)議主題和議程，組織參會(huì)人員進(jìn)行自由討論，鼓勵(lì)大家充分發(fā)表意見和建議，拓寬思路，尋求最佳解決方案。2.分組討論：對(duì)于一些復(fù)雜的問題或涉及多個(gè)方面的議題，可以進(jìn)行分組討論，提高討論的針對(duì)性和效率。分組討論結(jié)束后，各小組應(yīng)推選代表向全體參會(huì)人員匯報(bào)討論結(jié)果。3.引導(dǎo)討論：主持人應(yīng)根據(jù)討論情況，適時(shí)進(jìn)行引導(dǎo)和協(xié)調(diào)，確保討論圍繞主題進(jìn)行，避免出現(xiàn)偏離主題或討論混亂的情況。六、會(huì)議決策（一）決策方式1.投票表決：對(duì)于一些需要做出明確決策的事項(xiàng)，可以采用投票表決的方式。投票表決應(yīng)提前明確表決規(guī)則和范圍，確保表決結(jié)果公平、公正。2.協(xié)商一致：在充分討論的基礎(chǔ)上，通過協(xié)商達(dá)成一致意見，形成決策。協(xié)商一致應(yīng)尊重各方意見，尋求最大公約數(shù)，確保決策能夠得到有效執(zhí)行。3.領(lǐng)導(dǎo)決策：對(duì)于一些重大事項(xiàng)或緊急情況，由公司/組織的領(lǐng)導(dǎo)做出決策。領(lǐng)導(dǎo)決策應(yīng)綜合考慮各種因素，確保決策科學(xué)、合理。（二）決策記錄1.記錄決策結(jié)果：記錄員應(yīng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議決策的結(jié)果，包括決策事項(xiàng)、決策方式、決策時(shí)間等信息。2.明確責(zé)任分工：對(duì)于決策事項(xiàng)的執(zhí)行，應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保決策能夠得到有效落實(shí)。3.跟蹤決策執(zhí)行：會(huì)議管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)跟蹤決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決，確保決策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。七、會(huì)議紀(jì)要（一）紀(jì)要內(nèi)容1.會(huì)議基本信息：包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等。2.會(huì)議議程：記錄會(huì)議的議程安排和各議程環(huán)節(jié)的主要內(nèi)容。3.發(fā)言要點(diǎn)：整理參會(huì)人員的發(fā)言要點(diǎn)，突出重點(diǎn)觀點(diǎn)和建議。4.討論結(jié)果：記錄會(huì)議討論的結(jié)果，包括達(dá)成的共識(shí)、提出的問題和解決方案等。5.決策事項(xiàng)：明確會(huì)議做出的決策事項(xiàng)，包括決策內(nèi)容、決策方式、責(zé)任部門和責(zé)任人等。6.下一步工作安排：記錄會(huì)議確定的下一步工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和要求等。（二）紀(jì)要格式1.標(biāo)題：采用“[會(huì)議主題]會(huì)議紀(jì)要”的格式。2.編號(hào)：為便于管理和查閱，給會(huì)議紀(jì)要編一個(gè)唯一的編號(hào)。3.正文：按照上述紀(jì)要內(nèi)容的要求進(jìn)行撰寫，語言簡潔明了，邏輯清晰。4.落款：注明會(huì)議紀(jì)要的撰寫部門和撰寫日期。（三）紀(jì)要審核與發(fā)布1.審核：會(huì)議紀(jì)要撰寫完成后，應(yīng)提交給會(huì)議主持人審核。主持人應(yīng)認(rèn)真審核紀(jì)要內(nèi)容，確保紀(jì)要準(zhǔn)確反映會(huì)議精神和決策結(jié)果。2.發(fā)布：審核通過后的會(huì)議紀(jì)要，由會(huì)議管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按照規(guī)定的范圍進(jìn)行發(fā)布，確保參會(huì)人員和相關(guān)部門能夠及時(shí)了解會(huì)議情況和工作安排。八、會(huì)議后續(xù)跟進(jìn)（一）任務(wù)落實(shí)1.責(zé)任明確：根據(jù)會(huì)議決策和工作安排，明確各責(zé)任部門和責(zé)任人的任務(wù)和職責(zé)。2.制定計(jì)劃：責(zé)任部門應(yīng)制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，明確工作步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和質(zhì)量要求，確保任務(wù)能夠按時(shí)、高質(zhì)量完成。3.定期匯報(bào)：責(zé)任部門應(yīng)定期向會(huì)議管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)任務(wù)進(jìn)展情況，及時(shí)反饋工作中遇到的問題和困難。（二）效果評(píng)估1.評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)：建立科學(xué)合理的會(huì)議效果評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，從會(huì)議效率、決策質(zhì)量、執(zhí)行效果等方面對(duì)會(huì)議進(jìn)行評(píng)估。2.評(píng)估方式：采用問卷調(diào)查、現(xiàn)場檢查、數(shù)據(jù)分析等方式對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估。3