PAGE財務(wù)存檔規(guī)范制度匯編一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)檔案管理，確保財務(wù)檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)財務(wù)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)的財務(wù)檔案管理工作。（三）定義1.財務(wù)檔案：指公司在各項財務(wù)活動中形成的具有保存價值的各種憑證、賬簿、報表、文件、合同等資料。2.存檔：將財務(wù)檔案按照規(guī)定的程序和要求進行整理、裝訂、編號、存儲等操作，以便于查閱和保管。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和組織財務(wù)檔案管理工作，各分支機構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本單位財務(wù)檔案的具體管理工作。2.真實完整原則。財務(wù)檔案應(yīng)如實反映公司財務(wù)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.安全保密原則。加強財務(wù)檔案的安全保護措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便于利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于財務(wù)檔案的查閱、檢索和利用。二、財務(wù)檔案的分類與編號（一）分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。3.財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明等。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、財務(wù)預(yù)算、財務(wù)分析報告、審計報告、驗資報告、評估報告、經(jīng)濟合同、財務(wù)文件等。（二）編號1.財務(wù)檔案應(yīng)按照分類進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.會計憑證類編號：按照年度、月份、憑證種類、憑證號順序進行編號，如“20XX年X月記字第X號”。3.會計賬簿類編號：總賬編號為“總字第X號”，明細賬編號為“明細字第X號”，日記賬編號為“日記字第X號”，固定資產(chǎn)卡片編號為“固卡字第X號”，輔助賬簿編號為“輔賬字第X號”。4.財務(wù)報告類編號：按照年度、報告種類進行編號，如“20XX年度資產(chǎn)負(fù)債表第X號”、“20XX年度利潤表第X號”等。5.其他類編號：根據(jù)檔案內(nèi)容和性質(zhì)進行編號，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表編號為“銀調(diào)字第X號”，經(jīng)濟合同編號為“合同字第X號”等。三、財務(wù)檔案的整理與裝訂（一）整理1.財務(wù)檔案管理人員應(yīng)按照分類和編號要求，對財務(wù)檔案進行及時整理。2.會計憑證應(yīng)按照記賬憑證的順序，將原始憑證附在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。3.會計賬簿應(yīng)按照賬頁順序進行整理，確保賬頁完整、連續(xù)。4.財務(wù)報告應(yīng)按照報告種類和時間順序進行整理，確保報告內(nèi)容齊全、格式規(guī)范。5.其他類檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容和性質(zhì)進行分類整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。（二）裝訂1.會計憑證應(yīng)使用專用的憑證裝訂機進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有壓字、掉頁等現(xiàn)象。裝訂線外應(yīng)加蓋裝訂人員印章，并在封面上注明年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。2.會計賬簿應(yīng)使用線繩或裝訂機進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，賬頁不得有脫落、缺頁等現(xiàn)象。裝訂后應(yīng)在賬簿封面上注明賬簿名稱、年度、月份、冊數(shù)、編號等內(nèi)容。3.財務(wù)報告應(yīng)使用訂書機或膠水進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，報告封面應(yīng)注明報告名稱、年度、月份、報告期等內(nèi)容。4.其他類檔案應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點，采用合適的裝訂方式進行裝訂，確保檔案的安全和完整。四、財務(wù)檔案的存儲與保管（一）存儲1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財務(wù)檔案室，用于存放財務(wù)檔案。財務(wù)檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施。2.財務(wù)檔案應(yīng)按照分類和編號順序進行存放，便于查閱和管理。3.電子財務(wù)檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并定期進行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管1.財務(wù)檔案管理人員應(yīng)定期對財務(wù)檔案進行檢查和核對，確保檔案的安全和完整。2.財務(wù)檔案的保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般會計憑證保管期限為30年，會計賬簿保管期限為30年，財務(wù)報告保管期限為永久，其他類檔案保管期限根據(jù)檔案性質(zhì)和重要程度確定。3.保管期滿的財務(wù)檔案，應(yīng)由財務(wù)部門會同檔案管理部門提出銷毀意見，編制銷毀清冊，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀。銷毀時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽名蓋章。4.對于涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)關(guān)系的原始憑證，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。5.因工作需要查閱財務(wù)檔案時，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)財務(wù)檔案管理人員同意，并登記備案。五、財務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部單位查閱財務(wù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財務(wù)部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱財務(wù)檔案時，查閱人員應(yīng)在指定的地點進行查閱，不得將檔案帶出財務(wù)檔案室。如需復(fù)印或復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)財務(wù)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進行登記備案。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員借閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還所借閱檔案。4.外部單位借閱財務(wù)檔案，應(yīng)按照查閱的程序進行審批，并簽訂保密協(xié)議。借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。六、財務(wù)檔案的信息化管理（一）建立財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)財務(wù)檔案的電子化存儲、檢索、查閱、借閱等功能。2.財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和損壞。3.財務(wù)檔案管理人員應(yīng)定期對財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。（二）電子財務(wù)檔案的管理1.電子財務(wù)檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行存儲，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。2.電子財務(wù)檔案應(yīng)建立索引目錄，便于檢索和查閱。索引目錄應(yīng)包括檔案名稱、檔案編號、檔案日期、檔案類型等信息。3.電子財務(wù)檔案應(yīng)定期進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.電子財務(wù)檔案的查閱和借閱應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批，并在系統(tǒng)中進行記錄。查閱和