PAGE文書規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書管理，確保文書的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和嚴(yán)肅性，提高工作效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在工作中形成的各類文書。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：文書的形成、處理和管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文書內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，格式應(yīng)符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，語(yǔ)言表達(dá)應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。3.及時(shí)高效原則：文書的傳遞、處理應(yīng)及時(shí)，避免延誤，以提高工作效率。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守公司保密制度，確保文書信息的安全，防止泄露。二、文書分類及定義（一）行政公文1.定義：公司在行政管理活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，包括決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。2.適用范圍：用于傳達(dá)公司決策、部署工作、溝通情況、請(qǐng)示匯報(bào)等行政管理工作。（二）業(yè)務(wù)文書1.定義：公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文書，如合同、協(xié)議、訂單、報(bào)價(jià)單、項(xiàng)目計(jì)劃書、業(yè)務(wù)報(bào)告等。2.適用范圍：涵蓋公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，用于業(yè)務(wù)洽談、合作、執(zhí)行、總結(jié)等環(huán)節(jié)。（三）內(nèi)部文件1.定義：公司內(nèi)部形成的僅供內(nèi)部使用的文件，如工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、內(nèi)部通知等。2.適用范圍：用于公司內(nèi)部管理、溝通協(xié)調(diào)、工作安排等。（四）其他文書1.定義：除上述三類文書外的其他各類文書，如宣傳資料、培訓(xùn)教材、技術(shù)文檔等。2.適用范圍：根據(jù)公司實(shí)際需要，在不同工作場(chǎng)景中使用。三、文書格式規(guī)范（一）頁(yè)面設(shè)置1.紙張：一般采用A4紙（210mm×297mm）。2.頁(yè)邊距：上、下各2.54cm，左、右各3.17cm。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一般用二號(hào)宋體字，加粗，居中排列。2.正文：一般用三號(hào)仿宋體字，行距一般為固定值28磅。3.根據(jù)內(nèi)容需要，可適當(dāng)使用四號(hào)、小四號(hào)等字體。（三）段落格式1.每段開(kāi)頭空兩格。2.層次序號(hào)：一般使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等，依次類推。（四）頁(yè)眉頁(yè)腳1.頁(yè)眉：一般可設(shè)置公司名稱、文書名稱等。2.頁(yè)腳：可設(shè)置頁(yè)碼、日期等。（五）其他格式要求1.文書如有附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱及順序號(hào)，并與正文一起裝訂。2.文書中的數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。四、文書起草與審核（一）起草要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確：起草人員應(yīng)確保文書內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，數(shù)據(jù)可靠，符合實(shí)際情況。2.邏輯清晰：文書結(jié)構(gòu)應(yīng)合理，層次分明，邏輯連貫，便于閱讀和理解。3.語(yǔ)言規(guī)范：使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，避免使用模糊、歧義、生僻的詞匯和句子。4.格式符合：嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的格式要求進(jìn)行起草。（二）審核流程1.部門初審：文書起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核內(nèi)容是否準(zhǔn)確、格式是否規(guī)范等，提出修改意見(jiàn)。2.相關(guān)部門會(huì)簽：涉及多個(gè)部門的文書，需送相關(guān)部門會(huì)簽，各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出意見(jiàn)，如有不同意見(jiàn)應(yīng)充分溝通協(xié)商。3.法務(wù)審核：重要合同、協(xié)議等文書需送法務(wù)部門審核，確保符合法律法規(guī)要求。4.領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)初審、會(huì)簽、法務(wù)審核后的文書，按公司審批流程報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可印發(fā)或執(zhí)行。五、文書編號(hào)與歸檔（一）文書編號(hào)1.編號(hào)原則：為便于文書的管理和查詢，對(duì)各類文書進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性、系統(tǒng)性和連續(xù)性。2.編號(hào)方法：行政公文編號(hào)一般采用“年份+序號(hào)”的方式，如“[20XX]第XX號(hào)”；業(yè)務(wù)文書編號(hào)可根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需要自行設(shè)定，但應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定和規(guī)范。（二）文書歸檔1.歸檔范圍：公司形成的各類文書均應(yīng)歸檔保存，包括紙質(zhì)文書和電子文書。2.歸檔要求：文書辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)整理歸檔。歸檔時(shí)應(yīng)按照文書類別、年度、月份等進(jìn)行分類整理，確保歸檔文件齊全、完整、準(zhǔn)確。3.歸檔期限：一般文書應(yīng)在次年上半年歸檔完畢；重要合同、協(xié)議等文書應(yīng)長(zhǎng)期保存。六、文書傳遞與處理（一）傳遞方式1.紙質(zhì)文書：通過(guò)專人送達(dá)、郵寄、內(nèi)部流轉(zhuǎn)等方式傳遞。傳遞過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)文書的完整性和保密性，避免丟失、損壞或泄露。2.電子文書：通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式傳遞。發(fā)送電子文書時(shí)應(yīng)確保收件人準(zhǔn)確無(wú)誤，并注意文件格式的兼容性。（二）處理流程1.收文處理：收到文書后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，注明收文日期、文號(hào)、標(biāo)題、來(lái)文單位等信息。然后根據(jù)文書內(nèi)容和要求，送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門閱辦，并跟蹤處理情況。2.發(fā)文處理：發(fā)文時(shí)，應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)進(jìn)行排版、校對(duì)、印制等工作。印制完成后，應(yīng)及時(shí)分發(fā)至相關(guān)部門或人員，并做好發(fā)文登記。3.緊急文書處理：對(duì)于緊急文書，應(yīng)優(yōu)先處理，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成傳遞和辦理。七、文書保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息等敏感信息的文書。2.公司內(nèi)部尚未公開(kāi)的重要決策、工作計(jì)劃、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等文書。（二）保密措施1.分級(jí)管理：根據(jù)文書的保密程度，分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)，并采取相應(yīng)的保密措施。2.人員管理：接觸保密文書的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.存儲(chǔ)管理：保密文書應(yīng)存儲(chǔ)在安全的場(chǎng)所，如專用保險(xiǎn)柜、加密電子存儲(chǔ)設(shè)備等，并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。4.傳遞管理：保密文書的傳遞應(yīng)采用加密方式，確保信息安全。5.銷毀管理：對(duì)于過(guò)期或不再使用的保密文書，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，防止信息泄露。八、文書查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.內(nèi)部查閱：公司員工因工作需要查閱文書，應(yīng)填寫《文書查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文書帶出。2.外部查閱：因特殊原因需要向外部單位或個(gè)人提供文書查閱的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱過(guò)程中應(yīng)安排專人陪同，確保文書安全。（二）借閱規(guī)定1.借閱申請(qǐng)：?jiǎn)T工因工作需要借閱文書，應(yīng)填寫《文書借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文書的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限：一般文書借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日；重要文書借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。3.借閱歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借文書，如發(fā)現(xiàn)文書有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。九、文書修訂與廢止（一）修訂原則1.根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、政策變化、公司發(fā)展戰(zhàn)略調(diào)整等因素，及時(shí)對(duì)文書進(jìn)行修訂。2.修訂后的文書應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范，符合公司實(shí)際情況和管理需要。（二）修訂流程1.文件提出：由相關(guān)部門或人員根據(jù)實(shí)際工作需要，提出文書修訂建議。2.審核修訂：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，送相關(guān)部門會(huì)簽，再報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，由起草部門進(jìn)行修訂。3.發(fā)布實(shí)施：修訂后的文書應(yīng)及時(shí)發(fā)布實(shí)施，并做好相關(guān)培訓(xùn)和宣傳工作。（