PAGE用語規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為了確保公司/組織在各類業(yè)務(wù)活動中語言表達的準(zhǔn)確性、一致性和規(guī)范性，避免因用語不當(dāng)引發(fā)的誤解、溝通障礙以及潛在的法律風(fēng)險，特制定本用語規(guī)范化管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門、崗位的員工，包括但不限于正式員工、兼職人員、實習(xí)生等，在日常辦公、商務(wù)往來、對外宣傳、文件撰寫、會議發(fā)言等各類場景下的語言使用。（三）基本原則1.合法性原則：用語必須符合國家現(xiàn)行法律法規(guī)的要求，不得出現(xiàn)違法違規(guī)、違背公序良俗的表述。2.準(zhǔn)確性原則：表達清晰、準(zhǔn)確，避免模糊、歧義、生僻或容易引起誤解的詞匯和語句。3.一致性原則：在公司/組織內(nèi)部保持用語風(fēng)格和習(xí)慣的統(tǒng)一，確保不同部門、不同人員之間溝通順暢、協(xié)調(diào)一致。4.規(guī)范性原則：遵循行業(yè)通用的語言規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，參考權(quán)威的語言工具書、行業(yè)指南等，確保用語符合專業(yè)要求。二、用語規(guī)范細則（一）稱謂規(guī)范1.內(nèi)部稱謂對公司/組織內(nèi)部各級領(lǐng)導(dǎo)、同事的稱呼應(yīng)使用正式、禮貌的職務(wù)或崗位名稱，不得使用綽號、簡稱或不恰當(dāng)?shù)年欠Q。例如，“張總”應(yīng)稱為“張[職務(wù)全稱]”，“李工”應(yīng)稱為“李[具體技術(shù)職稱]”。在跨部門溝通中，如需提及其他部門人員，應(yīng)明確所屬部門，如“人力資源部的王[姓名]”。2.外部稱謂對合作伙伴、客戶、供應(yīng)商等外部機構(gòu)和人員的稱呼，應(yīng)根據(jù)對方的身份和溝通場景選擇恰當(dāng)、尊重的稱謂。一般可使用“[對方公司名稱]的[對方職務(wù)或稱呼]”，如“[合作公司名稱]的[對方項目負責(zé)人姓名]先生/女士”。在正式商務(wù)信函、合同等文件中，對對方公司的稱呼應(yīng)使用全稱，不得隨意簡化或縮寫。（二）數(shù)字使用規(guī)范1.一般原則除另有規(guī)定外，一般應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字表示數(shù)值，如日期（2023年10月15日）、時間（9:30）、數(shù)量（50個）、金額（￥1000.00）等。整數(shù)一至十，如果不是出現(xiàn)在具有統(tǒng)計意義的一組數(shù)字中，可以用漢字，但要照顧到上下文，求得局部體例上的一致。如“一個人”“三個部門”“請在十日內(nèi)完成”等。2.特殊情況定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數(shù)字，必須使用漢字。如“一律”“十全十美”“第三季度”“星期五”等。相鄰的兩個數(shù)字并列連用表示概數(shù)時，必須使用漢字，且中間不能用頓號隔開。如“三四天”“十七八歲”“五六百元”等。（三）標(biāo)點符號使用規(guī)范1.句號陳述句末尾用句號。例如：“公司今天召開了重要會議?！闭Z氣舒緩的祈使句末尾，也用句號。例如：“請你明天把文件整理好。”2.逗號句子內(nèi)部主語與謂語之間如需停頓，用逗號。例如：“我們公司，業(yè)務(wù)范圍廣泛，涵蓋多個領(lǐng)域?！本渥觾?nèi)部動詞與賓語之間如需停頓，用逗號。例如：“他每天都要處理大量的文件，包括合同、報告等?！?.頓號句子內(nèi)部并列詞語之間的停頓，用頓號。例如：“公司的產(chǎn)品包括手機、電腦、平板等?！辈⒘械闹^語、補語之間不用頓號，只用逗號。例如：“這個項目需要我們精心策劃、認真執(zhí)行?！?.問號疑問句末尾用問號。例如：“你今天什么時候下班？”反問句的末尾，也用問號。例如：“難道我們就這樣放棄嗎？”5.嘆號感嘆句末尾用嘆號。例如：“我們終于成功了！”語氣強烈的祈使句末尾，也用嘆號。例如：“立刻停止這種行為！”6.引號行文中直接引用的話，用引號標(biāo)示。例如：“他說：‘我一定會努力完成任務(wù)?！毙枰卣撌龅膶ο?，用引號標(biāo)示。例如：“‘用語規(guī)范化’是我們公司的重要工作內(nèi)容。”7.括號行文中注釋性的文字，用括號標(biāo)明。注釋句子里某些詞語的，括注緊貼在被注釋詞語之后；注釋整個句子的，括注放在句末標(biāo)點之后。例如：“我們公司（成立于2000年），發(fā)展至今已有多年歷史。”（四）詞匯和語法規(guī)范1.詞匯選擇優(yōu)先使用通用、規(guī)范、簡潔的詞匯，避免使用生僻、晦澀、不常見的詞匯。如“商榷”可替換為“商量”，“蒞臨”可替換為“來到”，但在正式商務(wù)或書面表達中，應(yīng)根據(jù)語境合理選擇。慎用網(wǎng)絡(luò)流行語、方言、口語化表述，除非在特定的、與目標(biāo)受眾相契合的溝通場景中，且確保對方能夠理解其含義。例如，在面向年輕客戶群體的宣傳文案中，可適當(dāng)使用一些積極、正面的網(wǎng)絡(luò)流行語，但要注意把握分寸。2.語法規(guī)則遵循現(xiàn)代漢語的基本語法規(guī)則，確保句子結(jié)構(gòu)完整、成分搭配合理。例如，主謂賓、主系表等結(jié)構(gòu)要正確使用，避免出現(xiàn)成分殘缺、搭配不當(dāng)?shù)日Z病。如“通過這次培訓(xùn)，使我提高了業(yè)務(wù)能力。”應(yīng)改為“通過這次培訓(xùn)，我提高了業(yè)務(wù)能力?！被颉斑@次培訓(xùn)使我提高了業(yè)務(wù)能力?！弊⒁庠~語的詞性、詞義和用法，避免誤用、濫用或錯用。例如，“截止”表示到某個時間停止，強調(diào)“停止”；“截至”表示截止到某個時間，強調(diào)“時間”。應(yīng)根據(jù)語境正確使用，如“截至目前，項目已完成80%。”（五）公文格式用語規(guī)范1.標(biāo)題公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括公文的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。例如：“[公司名稱]關(guān)于[具體事由]的[文種]”。標(biāo)題應(yīng)簡潔明了、重點突出，避免冗長、復(fù)雜或表意不清的表述。字體、字號應(yīng)根據(jù)公文格式要求統(tǒng)一設(shè)置，一般使用二號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布。2.主送機關(guān)主送機關(guān)是公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。3.正文公文正文應(yīng)使用仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。正文內(nèi)容應(yīng)層次分明、邏輯清晰，段落首行縮進2個字符。正文中如需引用其他公文，應(yīng)先引用公文標(biāo)題，再引用發(fā)文字號，如“根據(jù)《[公文標(biāo)題]》（[發(fā)文字號]）的規(guī)定……”。4.附件說明如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.[附件名稱1]”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。5.發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章發(fā)文機關(guān)署名應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱，編排于正文（或附件說明）下空一行位置，右空四字。聯(lián)合行文時，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排。成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。6.附注如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。附注主要用于對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項等進行說明。（六）商務(wù)溝通用語規(guī)范1.郵件溝通郵件主題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確概括郵件內(nèi)容，避免使用模糊、歧義的表述。例如：“關(guān)于[項目名稱]合作方案的溝通郵件”。郵件正文開頭應(yīng)使用恰當(dāng)?shù)姆Q呼和問候語，如“尊敬的[對方稱呼]：您好！”。正文內(nèi)容應(yīng)條理清晰、邏輯連貫，分段表述不同的內(nèi)容要點。結(jié)尾應(yīng)使用禮貌的結(jié)束語，如“感謝您的支持與配合！”“期待您的回復(fù)！”等，并注明自己的姓名和部門。郵件中涉及重要事項、數(shù)據(jù)、時間節(jié)點等關(guān)鍵信息時，應(yīng)確保準(zhǔn)確無誤，并適當(dāng)重復(fù)或強調(diào)，以引起對方重視。2.電話溝通接通電話后，應(yīng)先自報家門（公司/組織名稱、部門、姓名），確認對方身份后再開始正式溝通。例如：“您好，我是[公司名稱][部門]的[姓名]，請問您是[對方稱呼]嗎？”通話過程中，語言表達要清晰、簡潔，語速適中，避免使用口頭禪或含混不清的表述。如有重要內(nèi)容需要記錄，應(yīng)提前征得對方同意，并確保記錄準(zhǔn)確。結(jié)束通話時，應(yīng)禮貌道別，如“感謝您的接聽，祝您工作順利！再見！”，待對方掛斷電話后再放下聽筒。3.會議溝通會議發(fā)言應(yīng)主題明確、觀點清晰，避免冗長、拖沓或偏離主題的表述。使用規(guī)范的語言表達自己的意見和建議，尊重他人的發(fā)言，不隨意打斷。在會議討論環(huán)節(jié)，發(fā)言前應(yīng)先表明自己的觀點，然后有條理地闡述理由和依據(jù)。與他人交流時，應(yīng)使用禮貌、謙遜的語言，避免使用攻擊性、指責(zé)性的言辭。會議主持人應(yīng)使用規(guī)范、簡潔且具有引導(dǎo)性的語言組織會議流程，確保會議順利進行。例如：“下面請[發(fā)言人姓名]發(fā)言，請大家注意傾聽?！薄皩τ谶@個問題，我們先請幾位同事發(fā)表一下看法，然后再進行討論?！保ㄆ撸┬麄魍茝V用語規(guī)范1.產(chǎn)品宣傳產(chǎn)品宣傳文案應(yīng)突出產(chǎn)品的核心賣點、優(yōu)勢和價值，語言表達要生動、形象、富有感染力，但不得夸大其詞、虛假宣傳。例如：“[產(chǎn)品名稱]具有卓越的性能，能夠為您帶來前所未有的便捷體驗?！毙麄髦猩婕爱a(chǎn)品的技術(shù)參數(shù)、功能特點等專業(yè)內(nèi)容時，應(yīng)確保準(zhǔn)確無誤，并使用通俗易懂且規(guī)范的語言進行解釋說明，以便消費者理解。避免使用低俗、夸張、誤導(dǎo)性的詞匯和表述，如“最先進”“獨一無二”“絕對安全”等絕對化用語，除非有充分的事實依據(jù)和權(quán)威認證。2.企業(yè)形象宣傳企業(yè)形象宣傳文案應(yīng)傳達公司/組織的價值觀、使命、愿景等核心信息，展示企業(yè)的實力、文化和社會責(zé)任感。語言風(fēng)格要大氣、穩(wěn)重、積極向上。例如：“[公司名稱]始終秉持創(chuàng)新、誠信、共贏的理念，致力于為社會創(chuàng)造更大的價值?！毙麄鲀?nèi)容應(yīng)符合企業(yè)的實際情況，不得虛構(gòu)或編造企業(yè)的發(fā)展歷程、業(yè)績成果等信息。同時，要注意與企業(yè)品牌形象保持一致，維護企業(yè)的良好聲譽。三、用語審核與監(jiān)督（一）審核流程1.文件撰寫審核各部門在起草重要文件、報告、合同等材料時，應(yīng)首先進行內(nèi)部自查，確保用語符合本制度規(guī)范。自查完成后，提交部門負責(zé)人進行初審。部門負責(zé)人初審?fù)ㄟ^后，將文件送交由公司/組織內(nèi)具有豐富語言文字功底和相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)驗的人員進行復(fù)審。復(fù)審人員應(yīng)重點檢查文件中的用語是否準(zhǔn)確、規(guī)范、一致，是否存在語法錯誤、歧義表述等問題，并提出修改意見。復(fù)審?fù)ㄟ^后的文件，根據(jù)文件的性質(zhì)和審批流程，提交給相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)或?qū)徟块T進行最終審批。審批通過后方可正式印發(fā)或?qū)ν獍l(fā)布。2.商務(wù)溝通審核對于重要的郵件、合同、商務(wù)函件等商務(wù)溝通文件，在發(fā)送前應(yīng)由起草人所在部門負責(zé)人進行審核，重點審核用語是否恰當(dāng)、禮貌、符合商務(wù)禮儀，是否可能引發(fā)法律風(fēng)險或誤解。涉及重大商務(wù)合作或法律風(fēng)險較高的文件，應(yīng)提交公司/組織的法務(wù)部門或?qū)I(yè)法律顧問進行審核，確保文件中的用語符合法律法規(guī)要求，不存在潛在的法律漏洞或糾紛隱患。（二）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督公司/組織設(shè)立專門的用語規(guī)范化監(jiān)督小組，成員由各部門推選的語言文字能力較強的員工組成。監(jiān)督小組定期對公司內(nèi)部的各類文件、溝通記錄等進行抽查，檢查用語是否符合本制度規(guī)范。對于發(fā)現(xiàn)的用語不規(guī)范問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時記錄并反饋給相關(guān)部門和人員，要求其限期整改。整改完成后進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。鼓勵全體員工對身邊發(fā)現(xiàn)的用語不規(guī)范現(xiàn)象進行監(jiān)督和舉報，對于積極參與監(jiān)督并提供有效線索的員工，給予適當(dāng)?shù)莫剟睢?.外部監(jiān)督在與外部合作伙伴、客戶進行業(yè)務(wù)往來過程中，注意收集對方對公司/組織用語規(guī)范性的反饋意見。對于反饋中指出的問題，應(yīng)認真對待并及時整改。關(guān)注行業(yè)動態(tài)和法律法規(guī)變化，及時調(diào)整公司/組織的用語規(guī)范，確保始終符合外部環(huán)境要求。同時，參考同行業(yè)其他企業(yè)在用語規(guī)范化方面的先進經(jīng)驗和做法，不斷完善自身的用語管理制度。四、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃1.人力資源部門應(yīng)制定年度用語規(guī)范化培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、對象、方式和時間安排等。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋本制度的各項細則、語言文字基礎(chǔ)知識、公文寫作規(guī)范、商務(wù)溝通技巧等方面。2.根據(jù)不同崗位的需求和特點，有針對性地設(shè)計培訓(xùn)課程。例如對于文案撰寫崗位，重點培訓(xùn)寫作規(guī)范和詞匯運用；對于商務(wù)談判崗位，加強商務(wù)溝通用語和禮儀方面的培訓(xùn)。3.培訓(xùn)計劃應(yīng)確保覆蓋公司/組織內(nèi)所有員工，新員工入職培訓(xùn)應(yīng)將用語規(guī)范化作為重要內(nèi)容之一，使新員工盡快熟悉和掌握公司的用語規(guī)范要求。（二）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)定期組織內(nèi)部培訓(xùn)課程，邀請公司內(nèi)部的語言文字專家、資深員工或外部專業(yè)講師進行授課。培訓(xùn)課程可采用集中授課、案例分析、小組討論、模擬演練等多種形式，增強培訓(xùn)的趣味性和實效性。鼓勵員工之間分享語言使用的經(jīng)驗和技巧，組織開展內(nèi)部交流活動，如語言文字知識競賽、優(yōu)秀文案評選等，營造良好的說規(guī)范話、寫規(guī)范文的氛圍。2.在線學(xué)習(xí)建立用語規(guī)范化在線學(xué)習(xí)平臺，上傳相關(guān)的培訓(xùn)資料、課件、視頻等學(xué)習(xí)資源，供員工自主學(xué)習(xí)。在線學(xué)習(xí)平臺應(yīng)具備學(xué)習(xí)進度跟蹤、測試考核、互動交流等功能，方便員工隨時學(xué)習(xí)和鞏固知識。定期推送用語規(guī)范化方面的學(xué)習(xí)資料和案例分析，通過郵件、即時通訊工具等方式提醒員工關(guān)注和學(xué)習(xí)，持續(xù)提升員工的語言素養(yǎng)。（三）教育與引導(dǎo)1.在公司內(nèi)部營造重視用語規(guī)范化的文化氛圍，通過張貼宣傳標(biāo)語、發(fā)放宣傳手冊、在內(nèi)部