行政公文寫作規(guī)范模板企業(yè)通用一、適用范圍與典型應用場景本規(guī)范模板適用于企業(yè)內(nèi)部各類行政公文的擬制、審核與發(fā)布，涵蓋日常管理、工作部署、信息報送、跨部門協(xié)作、對外溝通等場景。具體包括但不限于：內(nèi)部工作部署：如年度工作計劃、專項任務通知、會議安排等；請示與匯報：如向上級單位請求指示、匯報項目進展或?qū)ｍ椆ぷ鞒晒?；跨部門協(xié)作：如聯(lián)合行動函、資源協(xié)調(diào)申請等；對外溝通：如合作邀請函、業(yè)務咨詢回復等；制度與規(guī)范：如管理辦法、實施細則等。二、公文擬制全流程操作指南（一）明確發(fā)文目的與受眾確定核心目標：清晰界定公文要解決的具體問題、傳達的信息或達成的效果（如“通知各部門2024年春節(jié)放假安排”“向總部匯報Q3銷售業(yè)績”）。分析受眾特征：區(qū)分內(nèi)部受眾（各部門、員工）與外部受眾（合作單位、監(jiān)管機構(gòu)），明確受眾的認知水平、關(guān)注點及需求，保證內(nèi)容針對性（如對基層員工的通知需簡潔明了，對上級的匯報需重點突出成果與數(shù)據(jù)）。（二）收集資料與梳理信息資料收集：根據(jù)發(fā)文目的，收集相關(guān)依據(jù)文件（如上級政策、公司制度）、數(shù)據(jù)支撐（如報表、案例）、背景信息（如項目背景、會議紀要）等，保證內(nèi)容真實、準確。信息梳理：對收集的資料進行分類整理，提煉核心要點，邏輯化組織信息（如按“背景-現(xiàn)狀-問題-建議-要求”結(jié)構(gòu)梳理工作匯報內(nèi)容）。（三）擬寫公文初稿規(guī)范標題格式：采用“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”三要素結(jié)構(gòu)（如“公司關(guān)于開展2024年度安全生產(chǎn)大檢查的通知”），標題應簡潔明了，不超過30字。主送機關(guān)明確：頂格書寫，指公文的主要受理機關(guān)（如“各部門、各子公司”“市市場監(jiān)督管理局”），多個機關(guān)用頓號分隔，統(tǒng)稱機關(guān)用“各有關(guān)單位”。結(jié)構(gòu)清晰：開頭：說明發(fā)文依據(jù)、目的或背景（如“為貫徹落實《市企業(yè)安全生產(chǎn)管理辦法》（安監(jiān)〔2023〕12號），保證公司生產(chǎn)安全，現(xiàn)就有關(guān)事項通知”）；主體：分條列項闡述具體內(nèi)容，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等層級序號，每條內(nèi)容單一，邏輯連貫（如通知類公文需包含“事項、要求、時間、責任人”等要素）；結(jié)尾：根據(jù)文種使用規(guī)范結(jié)束語（如通知用“特此通知”，請示用“妥否，請批示”，函用“專此函復”）。附件標注：如有附件，在下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱（如“附件：1.2024年度安全生產(chǎn)檢查表”），附件名稱后不加標點。（四）審核與修改初審（擬稿部門自查）：檢查內(nèi)容完整性（是否涵蓋核心要素）、邏輯性（條理是否清晰）、格式規(guī)范性（標題、主送機關(guān)、序號等是否符合要求）、語言準確性（有無錯別字、歧義表述）。復審（相關(guān)會簽部門審核）：涉及跨部門內(nèi)容的，需送相關(guān)部門會簽（如財務類公文送財務部審核，人事類公文送人力資源部審核），保證內(nèi)容無沖突、可執(zhí)行。終審（分管領(lǐng)導/簽發(fā)人審批）：由分管領(lǐng)導或授權(quán)的簽發(fā)人審核，重點把關(guān)政策合規(guī)性、內(nèi)容權(quán)威性、發(fā)文必要性，審核通過后簽字確認（簽發(fā)人姓名用“某某”代替，如“簽發(fā)人：某某”）。（五）定稿排版與發(fā)布格式排版：頁面設(shè)置：A4紙張，頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，行距28磅，字體用仿宋GB2312，字號一般用三號（標題可二號加粗，三號，附件說明三號）。成文日期：用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全（如“2024年3月15日”），右空四字編排。文號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成（如“公司辦〔2024〕8號”），年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入，發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（如“01”應為“1”）。發(fā)布歸檔：內(nèi)部公文：通過OA系統(tǒng)、內(nèi)部郵件或公告欄發(fā)布，同步抄送相關(guān)部門存檔；外部公文：加蓋公司公章（騎年蓋月），通過快遞、正式函件或指定平臺送達，留存發(fā)送憑證與回執(zhí)。三、通用公文要素規(guī)范模板表要素類別必備要素說明示例標題發(fā)文機關(guān)+事由+文種，簡潔明確《公司關(guān)于2024年春季員工培訓計劃的通知》文號發(fā)文機關(guān)代字+年份+順序號（年份用六角括號）公司人資〔2024〕5號主送機關(guān)頂格書寫，明確公文受理對象各部門、各子公司開頭說明發(fā)文依據(jù)、目的或背景“為提升員工專業(yè)技能，適應公司業(yè)務發(fā)展需求，根據(jù)2024年度培訓計劃安排，現(xiàn)就春季員工培訓有關(guān)事項通知”主體分條列項闡述核心內(nèi)容，層級清晰（一、（一）1.（1））“一、培訓時間：2024年4月10日至4月20日；（一）培訓對象：全體在職員工；1.培訓內(nèi)容：崗位技能、公司制度、安全生產(chǎn)?！备郊缬懈郊?，標注“附件：”及附件名稱附件：2024年春季員工培訓課程安排表發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱公司成文日期阿拉伯數(shù)字標明年、月、日2024年3月20日印章內(nèi)部公文加蓋部門章，外部公文加蓋公司公章（騎年蓋月）（此處為公章位置示例）四、公文擬制常見問題與規(guī)避要點（一）內(nèi)容規(guī)范性問題問題：表述模糊（如“盡快完成”“適當調(diào)整”）、數(shù)據(jù)不準確、政策依據(jù)缺失。規(guī)避：使用具體量化表述（如“3月31日前完成”“調(diào)整幅度不超過5%”），數(shù)據(jù)需經(jīng)核實無誤，引用政策需標注文號及全稱（如“依據(jù)《公司考勤管理辦法》（辦〔2023〕6號）第十二條”）。（二）格式標準化問題問題：標題缺少文種（如“公司2024年度工作計劃”未明確“通知”或“報告”）、主送機關(guān)頂格縮混用、文號年份用方括號“[]”、成文日期用漢字“二〇二四年”。規(guī)避：嚴格按“三要素”擬寫標題，主送機關(guān)頂格書寫，文號年份用六角括號“〔〕”，成文日期用阿拉伯數(shù)字“2024年”。（三）語言表達問題問題：口語化（如“大家注意一下”“這事得趕緊辦”）、歧義表述（如“部分員工反映”未明確比例）、濫用簡稱（如“人資部”未規(guī)范為“人力資源部”）。規(guī)避：使用公文常用語（如“請”“特此通知”“現(xiàn)就有關(guān)事項明確如下”），避免歧義（如“30%員工反映”），首次出現(xiàn)用全稱并標注簡稱（如“人力資源部（以下簡稱‘人資部’）”）。（四）流程合規(guī)性問題問題：未經(jīng)審核直接發(fā)布、跨部門內(nèi)容未會簽、外部公文未蓋章。規(guī)避：嚴格執(zhí)行“擬稿-初審-復審-終審”流程，涉及多部門內(nèi)容提前會簽，外