機關單位檔案管理規(guī)范實施細則一、總則為全面加強機關單位檔案管理工作，切實維護檔案的真實性、完整性與安全性，充分發(fā)揮檔案在單位決策、業(yè)務開展及歷史傳承中的憑證與參考作用，依據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結合本單位檔案管理工作實際，特制定本實施細則。本細則適用于本機關及所屬各單位的檔案管理工作，涵蓋文書、科技、人事、會計、聲像、實物等各類檔案從形成、收集、整理、保管、利用到鑒定、銷毀及信息化管理的全流程，旨在規(guī)范檔案管理行為，提升檔案管理效能。檔案管理工作應遵循“統(tǒng)一領導、分級管理，誰形成誰負責，集中保管與有效利用相結合”的基本原則，確保檔案管理與業(yè)務工作同部署、同推進、同檢查，實現檔案資源的科學管理與高效利用。二、管理職責（一）組織領導單位成立檔案工作領導小組，由分管檔案工作的領導擔任組長，辦公室（或檔案管理部門）負責人任副組長，成員涵蓋各業(yè)務部門負責人。領導小組負責統(tǒng)籌規(guī)劃檔案工作，研究解決檔案管理中的重大問題，確保檔案工作與單位整體工作協(xié)調推進。（二）檔案管理部門職責辦公室（檔案管理部門）作為檔案工作的主管部門，承擔以下職責：1.制定并完善檔案管理制度體系，細化各類檔案的管理流程與操作規(guī)范；2.指導、監(jiān)督各業(yè)務部門開展文件材料的形成、積累與歸檔工作，定期開展業(yè)務培訓；3.負責檔案的集中保管，建立健全檔案庫房管理制度，確保檔案實體與信息安全；4.統(tǒng)籌檔案資源開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具、參考資料，為單位決策與業(yè)務開展提供檔案服務；5.組織開展檔案鑒定與銷毀工作，定期對檔案保管期限進行復核，提出存毀意見并按程序實施；6.推進檔案信息化建設，牽頭搭建檔案管理系統(tǒng)，指導電子檔案的形成、歸檔與管理工作。（三）業(yè)務部門職責各業(yè)務部門是檔案形成的責任主體，應履行以下職責：1.明確本部門檔案工作責任人，負責本部門文件材料的日常收集、整理與預歸檔工作；2.按照檔案管理要求，及時將歸檔文件材料移交檔案管理部門，確保移交檔案的齊全性、完整性與準確性；3.配合檔案管理部門開展檔案利用、鑒定等工作，對涉及本部門業(yè)務的檔案內容進行審核與確認；4.結合業(yè)務工作實際，提出檔案管理需求與改進建議，推動檔案管理與業(yè)務工作深度融合。（四）檔案工作人員職責檔案工作人員（含各部門兼職檔案員）應具備相應的檔案專業(yè)知識與職業(yè)素養(yǎng)，履行以下職責：1.嚴格遵守檔案管理與保密工作規(guī)定，做好檔案的收集、整理、保管與利用工作；2.熟練掌握檔案管理系統(tǒng)操作技能，確保電子檔案與紙質檔案的同步管理；3.定期參加檔案業(yè)務培訓，及時更新專業(yè)知識，提升檔案管理能力；4.發(fā)現檔案管理中的問題及時上報，配合做好整改落實工作。三、檔案收集（一）收集范圍機關單位在履行職能過程中形成的各類文件材料，凡對國家、社會及單位具有保存價值的，均應納入歸檔范圍：文書檔案：各類公文（請示、報告、批復、通知等）、會議材料（紀要、議程、發(fā)言稿等）、調研成果、工作計劃與總結、規(guī)章制度、合同協(xié)議等；科技檔案：基建項目（立項文件、設計圖紙、施工記錄、竣工驗收材料等）、設備檔案（購置合同、安裝調試記錄、維修手冊等）、科研項目（研究報告、實驗數據、成果鑒定材料等）；人事檔案：職工履歷表、考核鑒定、獎懲材料、職稱評審、工資調整、勞動合同等；會計檔案：會計憑證（原始憑證、記賬憑證）、會計賬簿（總賬、明細賬、日記賬）、財務報告（月報、季報、年報）、銀行對賬單、會計檔案移交清冊等；聲像檔案：照片（會議、活動、工作場景等）、錄音錄像（重要會議、專題活動、宣傳片等）；實物檔案：榮譽證書、獎牌、獎杯、禮品等具有紀念意義或憑證價值的實物。（二）收集要求1.及時性：各部門在文件材料形成后，應及時收集，確保不遺漏、不延誤。對于階段性工作或項目，應在工作結束后1個月內完成材料收集；2.完整性：收集的文件材料應完整反映工作的全過程，包括文件的正文、附件、簽報、審批單等相關材料，確保要素齊全；3.準確性：文件材料應字跡清晰、內容準確，不得有涂改、破損、缺頁等情況，電子文件應確保格式規(guī)范、元數據完整。（三）移交手續(xù)各部門完成文件材料整理后，應填寫《檔案移交清單》（見附件3），與檔案管理部門辦理移交手續(xù)：1.移交清單應注明檔案類別、案卷（件）數量、起止日期、保管期限、移交人、接收人等信息；2.紙質檔案與電子檔案應同步移交，電子檔案需提供可讀取的載體（如U盤、移動硬盤）及元數據說明；3.移交雙方應對檔案進行清點核對，確認無誤后簽字確認，移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份存檔。四、檔案整理（一）分類原則檔案整理應遵循“來源原則、時間原則、內容原則”相結合的原則，根據檔案類型采用不同的分類方法：文書檔案：采用“年度—機構（問題）—保管期限”分類法，即先按年度劃分，再按形成部門（或問題類別）細分，最后按保管期限（永久、30年、10年）歸類；科技檔案：采用“項目—階段—保管期限”分類法，以項目為單元，按項目實施階段（如立項、設計、施工、驗收）劃分，再按保管期限歸類；人事檔案：采用“人員類別—年度”分類法，按人員身份（在職、退休、離職）劃分，再按年度排序；會計檔案：采用“年度—類別—保管期限”分類法，按年度劃分，再按憑證、賬簿、報表等類別細分，最后按保管期限歸類。（二）編號與裝訂1.編號規(guī)則：檔案編號（檔號）應具有唯一性，由全宗號、年度、機構（項目）代碼、保管期限代碼、件（卷）號組成，具體規(guī)則按《機關檔案檔號編制規(guī)則》執(zhí)行；2.裝訂要求：文書檔案以“件”為單位裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保文件平整牢固；科技檔案以“卷”為單位裝訂，按文件形成順序排列，加裝卷皮、卷內目錄，填寫卷內文件頁碼；人事檔案按《干部檔案整理工作細則》要求，采用專用檔案夾裝訂，確保材料整齊規(guī)范。（三）編目與檢索1.編制《案卷目錄》《卷內文件目錄》《全引目錄》，目錄內容應包括檔號、題名、責任者、日期、頁數、保管期限等信息；2.電子檔案應建立數據庫，實現目錄與原文的關聯(lián)檢索，同時編制《電子檔案目錄》，注明電子文件的存儲路徑、格式、大小等信息；3.檔案管理部門應定期更新檢索工具，確保檔案查找的便捷性與準確性。五、檔案保管（一）保管條件檔案庫房應滿足“八防”要求（防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防塵、防鼠、防蟲），具體措施如下：配備溫濕度自動調控設備，將庫房溫度控制在14℃—24℃，相對濕度控制在45%—60%；安裝防火報警系統(tǒng)與滅火器材（如二氧化碳滅火器），嚴禁在庫房內吸煙、使用明火；采用防盜門窗、監(jiān)控攝像頭，庫房鑰匙由專人保管，非工作時間嚴禁進入；安裝遮光窗簾，避免陽光直射，檔案柜應遠離窗戶與水源；定期清理庫房衛(wèi)生，使用吸塵器或濕抹布除塵，投放防蟲藥劑（如樟腦丸），定期更換。（二）存放管理1.檔案應按類別、保管期限、檔號順序排列上架，檔案柜應編制柜號、層號，便于查找；2.編制《檔案存放位置索引》，注明檔案類別、保管期限、檔號范圍及存放柜號、層號；3.定期（每半年）對檔案進行清點核對，檢查檔案數量、完好情況，確保賬實相符，發(fā)現問題及時記錄并整改。（三）保管期限管理1.檔案保管期限分為永久、30年、10年，具體劃分標準按《機關檔案保管期限表》（見附件2）執(zhí)行；2.檔案管理部門應定期（每5年）對保管期限進行復核，結合檔案內容的利用價值，調整不準確的保管期限標注，確保檔案資源的科學管理。六、檔案利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關業(yè)務的檔案；2.外單位人員查閱檔案，需持單位介紹信，說明利用目的、范圍，經檔案管理部門負責人審批后方可查閱；3.涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私的檔案，按保密規(guī)定執(zhí)行，嚴禁擅自提供利用。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案：填寫《檔案利用申請表》（見附件4），注明檔案名稱、檔號、利用目的，經部門負責人簽字后，到檔案管理部門查閱；2.借閱檔案：僅限本單位工作人員，借閱期限一般不超過15天，如需續(xù)借，應提前辦理續(xù)借手續(xù)；（三）利用要求1.利用檔案時應愛護檔案，不得涂改、圈劃、折疊、抽換檔案，嚴禁將檔案帶出規(guī)定的利用場所（借閱除外）；2.如需復制檔案，應填寫《檔案復制申請表》，經審批后由檔案管理部門負責復制，復制件加蓋“檔案復制件”印章；3.檔案利用完畢后，應及時歸還，檔案管理部門應檢查檔案的完好情況，確認無誤后注銷借閱記錄。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、業(yè)務部門、保密部門人員組成，小組組長由單位分管領導擔任，負責統(tǒng)籌檔案鑒定工作。（二）鑒定周期1.永久保管檔案每10年進行一次全面鑒定，評估其保存價值；2.定期保管檔案（30年、10年）在保管期限屆滿前1年進行鑒定，確認是否延長保管期限或予以銷毀。（三）鑒定程序1.鑒定小組對檔案進行逐卷（件）審查，結合檔案內容、利用頻率、保存價值等因素，提出“繼續(xù)保存”“延長保管期限”或“銷毀”的意見；2.編制《檔案鑒定意見書》，詳細說明鑒定依據、結論及處理建議，報單位分管領導審批；3.對審批同意銷毀の檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、檔號、數量、形成時間、銷毀原因等信息。（四）銷毀程序1.銷毀檔案應選擇安全可靠的場所，由兩人以上負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應核對檔案數量與銷毀清冊是否一致；2.銷毀過程應全程錄像（或拍照），銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字，注明銷毀時間、地點；3.電子檔案的銷毀應同步進行，刪除電子檔案數據庫中的相關記錄，并在《電子檔案銷毀清冊》中登記。八、檔案信息化管理（一）數字化建設1.對紙質檔案進行數字化加工，掃描分辨率不低于300dpi，格式采用PDF（文本型）或TIFF（圖像型），確保掃描圖像清晰、完整；2.建立電子檔案數據庫，實現檔案目錄與原文的關聯(lián)，為檔案檢索、利用提供便捷服務；3.數字化加工過程應做好檔案的保護，避免因掃描、拆卷等操作造成檔案損壞。（二）電子檔案管理1.電子文件的形成、收集、整理應符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T____），確保電子文件的真實性、完整性、可用性與安全性；2.電子檔案應定期備份，采用“異地、異質”備份方式（如云端備份、移動硬盤備份），防止數據丟失；3.電子檔案的元數據（如創(chuàng)建者、創(chuàng)建時間、修改記錄等）應完整保存，確保電子檔案的可追溯性。（三）系統(tǒng)安全1.檔案管理系統(tǒng)應設置訪問權限，根據崗位需求分配不同的操作權限（如查閱、修改、刪除等），并定期更新用戶權限；2.定期對檔案管理系統(tǒng)進行安全檢測，安裝殺毒軟件、防火墻，及時更新系統(tǒng)補丁，防止黑客攻擊與病毒感染；3.嚴禁在非涉密計算機上存儲、處理涉密檔案，涉密電子檔案應按照保密規(guī)定進行管理。九、監(jiān)督檢查（一）內部檢查檔案管理部門應定期（每季度）對各部門檔案工作進行檢查，內容包括：文件材料的收集、整理與移交情況；檔案保管條件的落實情況；檔案利用、鑒定與銷毀的合規(guī)性；檔案信息化建設的推進情況。對檢查中發(fā)現的問題，應下達《檔案整改通知書》，明確整改要求與期限，跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督接受檔案行政管理部門、上級主管部門的監(jiān)督檢查，配合做好年度檔案工作檢查、專項審計等工作，對檢查中提出的問題，應制定整改方案，限期整