行政日常報(bào)銷管理工具快速報(bào)銷申請及審批流程指引一、適用范圍與背景說明本指引適用于公司全體員工在日常工作中發(fā)生的、符合公司規(guī)定的日常辦公費(fèi)用支出場景，包括但不限于：辦公文具采購、小額差旅交通費(fèi)（如市內(nèi)交通、短途城際交通）、業(yè)務(wù)招待費(fèi)（小額、常規(guī)）、通訊費(fèi)補(bǔ)貼、快遞費(fèi)、辦公設(shè)備維修費(fèi)（單筆金額在標(biāo)準(zhǔn)限額內(nèi)）等。為簡化報(bào)銷流程，提高費(fèi)用處理效率，減少員工墊資壓力及審批環(huán)節(jié)耗時(shí)，行政部推出快速報(bào)銷管理工具，通過標(biāo)準(zhǔn)化申請模板與線上審批流程，實(shí)現(xiàn)小額日常費(fèi)用的“快速申請-即時(shí)審批-及時(shí)到賬”，保證費(fèi)用支出合規(guī)、透明、高效。二、快速報(bào)銷全流程操作步驟（一）申請人端操作流程步驟1：登錄系統(tǒng)，進(jìn)入快速報(bào)銷模塊申請人通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、行政管理系統(tǒng)）登錄個(gè)人賬號，在“費(fèi)用管理”菜單欄選擇“快速報(bào)銷”模塊，“新建申請”。步驟2：填寫基礎(chǔ)信息與費(fèi)用明細(xì)基礎(chǔ)信息：填寫申請日期、申請人姓名（*某某）、所屬部門、費(fèi)用類型（從下拉菜單選擇，如“辦公費(fèi)”“差旅費(fèi)”“其他”）、申請事由（需簡明扼要，如“采購部門辦公用A4紙”“項(xiàng)目市內(nèi)交通費(fèi)”）。費(fèi)用明細(xì)：逐項(xiàng)錄入費(fèi)用內(nèi)容，包括費(fèi)用項(xiàng)目名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額（系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算小計(jì)），如“中性筆：10支×2元/支=20元”。若為多項(xiàng)費(fèi)用，可“添加行”繼續(xù)錄入，系統(tǒng)自動(dòng)匯總總金額。步驟3：必要附件根據(jù)費(fèi)用類型對應(yīng)證明材料（保證圖片清晰、信息完整），常見附件要求：辦公文具采購：供應(yīng)商清單、物品采購明細(xì)截圖；差旅交通費(fèi)：行程單（如打車軟件行程截圖、公共交通票據(jù)照片）；業(yè)務(wù)招待費(fèi)：招待事由說明、參與人員信息；其他費(fèi)用：相關(guān)合同或?qū)徟鷨危ㄈ缭O(shè)備維修需維修報(bào)價(jià)單）。步驟4：提交審批并跟蹤進(jìn)度確認(rèn)信息無誤后，“提交申請”，系統(tǒng)根據(jù)費(fèi)用金額自動(dòng)匹配審批層級（如單筆≤500元由部門負(fù)責(zé)人審批；500元＜單筆≤2000元由部門負(fù)責(zé)人+行政部雙重審批；單筆＞2000元需額外提交財(cái)務(wù)部審批）。提交后可在“我的申請”中查看審批進(jìn)度（顯示“待審批”“審批通過”“審批駁回”狀態(tài)）。步驟5：確認(rèn)到賬與歸檔審批通過后，財(cái)務(wù)部在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成款項(xiàng)支付（默認(rèn)支付至申請人工資卡，可選擇指定對公賬戶）。申請人收到款項(xiàng)后，可在系統(tǒng)中電子版“報(bào)銷審批單”存檔，便于后續(xù)查詢。（二）審批人端操作流程步驟1：接收待辦申請通知審批人通過系統(tǒng)或企業(yè)/釘釘收到待辦申請?zhí)嵝?，顯示申請人姓名、部門、費(fèi)用金額、事由及附件列表，“查看詳情”進(jìn)入審批頁面。步驟2：審核申請內(nèi)容完整性重點(diǎn)核對以下信息：基礎(chǔ)信息：申請人、部門、費(fèi)用類型、事由是否填寫完整；費(fèi)用明細(xì)：項(xiàng)目、數(shù)量、單價(jià)、金額是否邏輯一致，無漏填或錯(cuò)填；附件材料：是否對應(yīng)證明文件，內(nèi)容是否清晰、合規(guī)（如行程單需顯示日期、路線、金額）。步驟3：合規(guī)性與合理性判斷合規(guī)性：費(fèi)用是否符合公司《日常費(fèi)用管理辦法》規(guī)定（如招待費(fèi)是否超標(biāo)、交通費(fèi)是否符合標(biāo)準(zhǔn)路線）；合理性：費(fèi)用支出是否與工作相關(guān)，是否存在重復(fù)報(bào)銷或虛報(bào)情況。步驟4：完成審批操作審核通過：“同意審批”，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至下一審批層級或財(cái)務(wù)部；審核駁回：“駁回申請”，填寫駁回原因（如“附件不清晰”“事由不明確”），系統(tǒng)將通知申請人修改后重新提交。步驟5：反饋審批結(jié)果審批完成后，系統(tǒng)自動(dòng)向申請人發(fā)送結(jié)果通知（通過短信或系統(tǒng)消息），審批人可在“審批記錄”中查看歷史審批流程，便于后續(xù)追溯。三、快速報(bào)銷申請單模板快速報(bào)銷申請單基礎(chǔ)信息內(nèi)容申請人姓名*某某所屬部門行政部申請日期2023年月日費(fèi)用類型□辦公費(fèi)□差旅費(fèi)□通訊費(fèi)□其他（請注明：______）申請事由采購部門季度辦公用紙（A4紙80g）費(fèi)用明細(xì)序號費(fèi)用項(xiàng)目名稱1A4紙（80g，500張/包）總金額人民幣（大寫）：壹佰貳拾伍元整附件清單名稱供應(yīng)商報(bào)價(jià)單1份物品采購清單截圖1張審批意見部門負(fù)責(zé)人審批簽字：_____________日期：_____________行政部審核簽字：_____________日期：_____________財(cái)務(wù)部復(fù)核簽字：_____________日期：_____________四、使用注意事項(xiàng)與常見問題（一）核心注意事項(xiàng)信息填寫規(guī)范：申請事由需簡明扼要（如“項(xiàng)目差旅交通費(fèi)”），避免模糊表述（如“辦公費(fèi)用”）；費(fèi)用明細(xì)需逐項(xiàng)填寫，不得合并填寫（如“辦公費(fèi)200元”需拆分為具體項(xiàng)目）。附件要求：所有附件需真實(shí)、清晰，關(guān)鍵信息（如金額、日期、供應(yīng)商名稱）需完整，不得遮擋或修改；文件格式支持JPG/PDF，單個(gè)文件不超過5MB。審批時(shí)限：審批人需在收到申請后1個(gè)工作日內(nèi)完成審批（緊急事項(xiàng)可標(biāo)注“加急”，審批人需2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)）；若因?qū)徟搜舆t導(dǎo)致流程卡頓，申請人可聯(lián)系行政部協(xié)調(diào)處理。金額限制：單筆快速報(bào)銷金額上限為2000元（含），超過2000元的費(fèi)用需按“常規(guī)報(bào)銷流程”提交，額外提供合同或預(yù)算審批單。（二）常見問題解答Q1：申請被駁回后如何修改？A：審批人駁回時(shí)會(huì)注明原因，申請人根據(jù)提示修改信息（如補(bǔ)充附件、調(diào)整事由），修改后“重新提交”即可，無需重新填寫全部信息。Q2：緊急費(fèi)用如何快速處理？A：在申請時(shí)勾選“加急”選項(xiàng)，系統(tǒng)將優(yōu)先推送審批；同時(shí)可通過電話或企業(yè)聯(lián)系部門負(fù)責(zé)人及行政部，同步說明緊急情況，縮短審批周期。Q3：款項(xiàng)到賬后如何查詢？A：申請人可通過財(cái)務(wù)部提供的“費(fèi)用查詢系統(tǒng)”輸入申請單號查詢到賬狀態(tài)；若未按時(shí)到賬，可聯(lián)系財(cái)務(wù)部核對賬戶信息（需提供申請人姓名、證件號碼號后四位）。Q4：跨部門費(fèi)用如何申請？A：由主要承擔(dān)費(fèi)用的部門作為申請人