企業(yè)法律合規(guī)管理工具合同審查與管理手冊本手冊旨在規(guī)范企業(yè)合同審查與全流程管理，防范法律風險，保障企業(yè)合法權益，提升合同管理效率。手冊適用于企業(yè)各部門在合同起草、審查、簽署、履行、歸檔等環(huán)節(jié)的操作指引，涵蓋業(yè)務合作、采購銷售、服務外包、勞動合同等常見合同類型，為企業(yè)合同管理提供標準化工具與合規(guī)參考。一、適用業(yè)務場景與觸發(fā)條件本手冊適用于以下場景，各部門需根據(jù)業(yè)務觸發(fā)條件啟動相應管理流程：（一）新業(yè)務合作場景企業(yè)開展新業(yè)務（如市場拓展、戰(zhàn)略合作、項目合作等）時，需與合作方簽訂合作框架協(xié)議、項目合同等，觸發(fā)合同起草與審查流程。（二）日常運營場景企業(yè)日常采購（原材料、設備、服務等）、銷售（產(chǎn)品、服務交付）、服務外包（設計、咨詢、運維等）業(yè)務中，涉及標的額≥5萬元或期限≥6個月的合同，需觸發(fā)正式審查流程。（三）風險排查場景企業(yè)定期開展合規(guī)檢查（如季度/年度風險評估）、歷史合同履約問題復盤、合作方資信異常（如失信、訴訟等）時，需觸發(fā)合同專項審查與整改流程。（四）合同變更場景已簽署合同在履行過程中需變更主體、標的、金額、期限等核心條款，或補充協(xié)議影響原合同權利義務時，需觸發(fā)合同變更審查流程。二、合同審查標準化操作流程合同審查需遵循“主體合規(guī)、內(nèi)容合法、權責清晰、風險可控”原則，按以下步驟執(zhí)行：（一）合同接收與初步登記接收主體：業(yè)務部門發(fā)起合同審查申請，通過企業(yè)OA系統(tǒng)或指定郵箱將合同草案（含電子版及蓋章掃描件）提交至法務部門。登記要素：法務部門收到合同后，1個工作日內(nèi)完成《合同審查臺賬》登記，記錄合同編號、合同名稱、合作方名稱、業(yè)務類型、標的額、提交部門、提交人、預計簽署日期等基礎信息。材料完整性檢查：若合同草案缺少必要附件（如合作方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明、技術協(xié)議、報價單等），法務部門應立即反饋業(yè)務部門補充，材料不完整則暫緩審查。（二）主體資格與基礎信息審查合作方主體資格查驗合作方營業(yè)執(zhí)照（需在有效期內(nèi)）、經(jīng)營范圍（是否包含合同業(yè)務內(nèi)容）、特殊資質(zhì)（如行業(yè)許可證、資質(zhì)等級證書等，如建筑行業(yè)需具備施工資質(zhì)）；核對合作方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權代表信息是否與合同簽署主體一致，避免“假章”“假人”風險；查詢合作方信用記錄（通過“信用中國”“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道），重點關注是否存在失信被執(zhí)行人、經(jīng)營異常名錄、重大行政處罰等風險?；A信息準確性審查合同當事人名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息是否準確無誤，避免因信息錯誤導致送達或主張權利困難；核對合同編號、簽訂日期、簽約地點等格式信息是否符合企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定。（三）合同條款專項審查法務部門需對合同核心條款逐項審查，重點關注以下內(nèi)容：標的與數(shù)量質(zhì)量條款標的描述是否清晰（如產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、服務內(nèi)容等），避免模糊表述（如“相關產(chǎn)品”“類似服務”）；數(shù)量、計量單位是否明確，質(zhì)量標準（國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準或雙方約定標準）是否具體，驗收流程、異議期限是否可操作。權利義務條款雙方主要權利義務（如交付義務、付款義務、保密義務、知識產(chǎn)權歸屬等）是否對等，是否存在單方加重企業(yè)責任、排除主要權利的“霸王條款”；約定義務是否明確履行主體、時間、地點、方式（如“乙方應于X年X月X日前將貨物送達甲方指定地點，運費由乙方承擔”）。價款支付條款價格是否明確（含單價、總價、幣種），是否包含稅費、運費、保險費等附加費用；支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票等）、支付節(jié)點（預付款、進度款、尾款比例及觸發(fā)條件）、賬戶信息（是否與合同主體一致）是否清晰，避免“現(xiàn)金交易”“個人賬戶”等風險。違約責任條款違約情形是否具體（如逾期交貨、質(zhì)量不合格、付款延遲等），違約責任（違約金計算方式、賠償范圍）是否合理，避免“過高”或“過低”（違約金一般不超過實際損失的30%）；約定違約責任是否涵蓋可預見的直接損失，是否設置責任上限（如“乙方違約責任總額不超過合同總金額的20%”）。爭議解決條款爭議解決方式（訴訟/仲裁）是否明確，管轄法院/仲裁機構是否具體（如“向甲方所在地有管轄權的人民法院起訴”“提交XX仲裁委員會仲裁”）；避免約定“由雙方協(xié)商解決”（無強制約束力），或約定管轄不明（如“甲方所在地法院”需明確至具體城市）。保密與知識產(chǎn)權條款保密范圍（技術信息、經(jīng)營信息等）、保密期限（一般至合同終止后2-5年）、保密義務主體是否明確；涉及知識產(chǎn)權的，需明確權利歸屬（如“乙方在履行合同過程中產(chǎn)生的工作成果歸甲方所有”）、侵權責任承擔。合同變更與解除條款變更/解除條件是否具體（如“因不可抗力導致合同無法履行”“一方嚴重違約致使合同目的不能實現(xiàn)”），變更/解除程序是否明確（如“書面通知”“協(xié)商一致”）；合同解除后，已履行部分的結算、保密、爭議解決等條款是否繼續(xù)有效。（四）風險反饋與修改完善審查意見出具：法務部門完成審查后，2個工作日內(nèi)出具《合同審查意見表》，明確列出審查發(fā)覺問題（如“合作方資質(zhì)缺失”“違約責任約定不明”）、修改建議及法律風險提示。溝通與修改：業(yè)務部門收到審查意見后，與法務部門溝通確認風險點，組織合作方修改合同草案；重大爭議（如核心條款分歧）需提交企業(yè)合規(guī)委員會協(xié)調(diào)解決。二次審查：業(yè)務部門將修改后的合同再次提交法務部門，法務部門重點核查修改是否落實審查意見，確認無重大風險后通過審查。（五）審批簽署與用印管理審批流程：通過審查的合同，按企業(yè)內(nèi)部審批權限逐級報批（如業(yè)務部門負責人→法務部門負責人→分管領導→總經(jīng)理），審批節(jié)點需在OA系統(tǒng)留痕。簽署規(guī)范：合同需由法定代表人或其授權代表簽署，授權委托書需明確授權范圍、權限及期限；簽署頁需加蓋合同專用章或公章（嚴禁以部門章、財務章替代），騎縫章需覆蓋合同所有頁；合同一式多份（如正本1份、副本3份），各方持有份數(shù)需明確，企業(yè)內(nèi)部至少留存正本+副本1份。（六）合同履行與歸檔管理履行跟蹤：業(yè)務部門負責合同履行跟蹤，記錄履行進度（如交付時間、驗收結果、付款節(jié)點），發(fā)覺履約異常（如對方逾期、違約）需及時向法務部門報告，啟動風險應對（如催告、索賠、解除合同）。資料歸檔：合同簽署后，業(yè)務部門在5個工作日內(nèi)將合同正本、附件、審批記錄、審查意見、履行憑證（如驗收單、付款憑證）等整理成冊，提交檔案管理部門歸檔；電子版合同需存儲至企業(yè)指定服務器，保證可追溯、防篡改。三、常用管理模板與工具（一）合同審查臺賬模板合同編號合同名稱合作方名稱業(yè)務類型標的額（萬元）提交部門提交人審查狀態(tài)審查人簽署日期歸檔編號HT-2024-001XX設備采購合同XX科技有限公司采購50.00采購部張*已完成李*2024-03-15DA-2024-005（二）合同審查意見表模板合同名稱合同編號提交部門審查人審查日期XX服務外包合同HT-2024-002市場部王*2024-03-10序號審查模塊存在問題修改建議風險等級（高/中/低）1主體資格合作方《高新技術企業(yè)資質(zhì)證書》未在附件中提供要求業(yè)務部門補充合作方資質(zhì)證書原件掃描件，核實證書有效性中2違約責任約定“乙方逾期交付，每日按合同總額1%支付違約金”，過高可能被法院調(diào)整調(diào)整為“每日按合同總額0.05%支付違約金，累計不超過合同總額10%”高3爭議解決約定“由雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成提交甲方所在地法院起訴”明確“甲方所在地”為XX市XX區(qū)有管轄權的人民法院中審查結論：□通過□修改后通過□不通過（需說明理由）法務部門負責人簽字：（三）合同審批流程表模板審批環(huán)節(jié)審批人審批意見審批日期簽字業(yè)務部門負責人張*同意簽署2024-03-12法務部門負責人李*同意（按意見修改）2024-03-13分管領導趙*同意2024-03-14總經(jīng)理劉*批準2024-03-15四、關鍵風險提示與合規(guī)要點（一）主體審查風險合作方為自然人時，需核驗證件號碼原件，留存復印件，確認其完全民事行為能力；合作方為分公司時，需審查總公司授權書，避免分公司無獨立簽約能力；禁止與被列入“嚴重違法失信企業(yè)名單”的合作方簽約，必要時要求合作方提供擔保。（二）條款合規(guī)風險避免約定“法律無強制性規(guī)定的，以行業(yè)慣例為準”（行業(yè)慣例可能不明確）；格式條款需提示對方注意免除或限制責任條款，按《民法典》要求采取加粗、下劃線等方式顯著提示；涉及涉外合同，需明確法律適用（優(yōu)先選擇中國法律）和爭議解決地（優(yōu)先選擇中國法院/仲裁機構）。（三）履行過程風險業(yè)務部門需建立“合同履行臺賬”，動態(tài)跟蹤履約進度，發(fā)覺對方違約需在法定訴訟時效內(nèi)（一般為3年）主張權利；合同變更需采用書面形式（補充協(xié)議），嚴禁口頭變更；合同履行完畢后，