機(jī)關(guān)單位文秘工作流程規(guī)范手冊(cè)前言本手冊(cè)旨在為機(jī)關(guān)文秘人員提供系統(tǒng)、規(guī)范的工作指引，明確辦文、辦會(huì)、辦事各環(huán)節(jié)的操作標(biāo)準(zhǔn)與要求，助力提升工作效率、保障工作質(zhì)量，確保機(jī)關(guān)政務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)范有序。手冊(cè)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)單位文秘崗位，涵蓋日常公文處理、會(huì)務(wù)組織、事務(wù)性工作、文書(shū)檔案管理及特殊情況處置等核心業(yè)務(wù)，供實(shí)際工作參照?qǐng)?zhí)行。第一章日常公文處理流程1.1收文辦理流程1.1.1簽收與登記收到各類(lèi)來(lái)文（含紙質(zhì)、電子文件）后，先檢查文件完整性（紙質(zhì)件核對(duì)密封性、份數(shù)；電子件核對(duì)附件、格式），標(biāo)注急件、密件、特提件等特殊類(lèi)型。隨后按機(jī)關(guān)收文規(guī)范，逐項(xiàng)登記文號(hào)、標(biāo)題、來(lái)文單位、收文時(shí)間、文件類(lèi)型、保密級(jí)別等信息，建立收文臺(tái)賬，確保文件流轉(zhuǎn)可追溯。1.1.2擬辦與批辦文秘人員需結(jié)合文件內(nèi)容、職責(zé)分工，提出明確擬辦意見(jiàn)（如“呈送××領(lǐng)導(dǎo)閱示”“轉(zhuǎn)交××科室承辦”“需多部門(mén)協(xié)同”），經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核后呈送領(lǐng)導(dǎo)批辦。領(lǐng)導(dǎo)需明確辦理責(zé)任主體、時(shí)限及具體要求，批辦意見(jiàn)需完整記錄。1.1.3承辦與催辦承辦部門(mén)需嚴(yán)格按批辦要求落實(shí)，多環(huán)節(jié)協(xié)作事項(xiàng)需明確牽頭人及時(shí)限。文秘人員定期跟蹤進(jìn)度，對(duì)超期或推進(jìn)緩慢的事項(xiàng)，以書(shū)面/口頭形式催辦（記錄催辦時(shí)間、對(duì)象、反饋結(jié)果），確保任務(wù)閉環(huán)管理。1.1.4辦結(jié)與反饋承辦完畢后，承辦人員需反饋辦理過(guò)程、最終結(jié)論及佐證材料。文秘人員核實(shí)后整理歸檔，按需向來(lái)文單位或簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)反饋（如請(qǐng)示類(lèi)文件需回文答復(fù)），確保辦文全程閉環(huán)。1.2發(fā)文辦理流程1.2.1文稿擬制擬稿需緊扣政策依據(jù)與工作需求，格式遵循《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，內(nèi)容主題明確、邏輯清晰。涉及專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的文稿需征求業(yè)務(wù)科室意見(jiàn)；重要文件需開(kāi)展調(diào)研或征求基層建議，確保務(wù)實(shí)可行。1.2.2審核會(huì)簽文稿經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核（重點(diǎn)查政策一致性、格式規(guī)范性）后，按需送相關(guān)部門(mén)會(huì)簽。會(huì)簽部門(mén)需在時(shí)限內(nèi)反饋意見(jiàn)（無(wú)意見(jiàn)也需書(shū)面確認(rèn)），分歧較大時(shí)由文秘人員協(xié)調(diào)，必要時(shí)提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)裁定。1.2.3簽發(fā)編號(hào)審核通過(guò)的文稿按權(quán)限呈送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（一般文件分管領(lǐng)導(dǎo)簽，重要文件主要領(lǐng)導(dǎo)或集體研究簽）。簽發(fā)后，文秘人員按機(jī)關(guān)規(guī)則編制文號(hào)（如年度+代字+順序號(hào)），確保文號(hào)唯一規(guī)范。1.2.4印制分發(fā)按發(fā)文范圍排版公文（涉密文件指定場(chǎng)所印制），準(zhǔn)確登記發(fā)文對(duì)象，通過(guò)機(jī)要通道、郵政特快或電子政務(wù)系統(tǒng)分發(fā)，確保文件安全及時(shí)送達(dá)。1.2.5歸檔備案發(fā)文后，及時(shí)將正式文件、簽批單、會(huì)簽意見(jiàn)、起草說(shuō)明等材料整理歸檔，按檔案要求組卷，確保發(fā)文全程資料完整可查。第二章會(huì)務(wù)組織工作流程2.1會(huì)前籌備階段2.1.1會(huì)議方案擬定結(jié)合會(huì)議目的，擬定方案明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、材料清單、后勤保障（如食宿、交通）等，方案經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，重要會(huì)議報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)審定。2.1.2通知發(fā)布與回執(zhí)收集通過(guò)公文、工作群、電話發(fā)布通知（明確時(shí)間、地點(diǎn)、主題、需帶材料），及時(shí)收集回執(zhí)，對(duì)未反饋人員電話確認(rèn)，確保參會(huì)信息準(zhǔn)確。2.1.3材料準(zhǔn)備與審核組織起草會(huì)議材料（如講話稿、匯報(bào)稿、議程表），內(nèi)容緊扣主題、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。文秘人員統(tǒng)一審核格式與內(nèi)容，重要材料報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定后印制。2.1.4會(huì)場(chǎng)布置與設(shè)備調(diào)試提前1-2天布置會(huì)場(chǎng)（擺桌椅、座位牌，調(diào)試音響、投影），檢查衛(wèi)生、通風(fēng)。涉密會(huì)議需屏蔽信號(hào)、清退無(wú)關(guān)人員；會(huì)前1小時(shí)再次調(diào)試設(shè)備，確保運(yùn)行正常。2.2會(huì)中服務(wù)階段2.2.1簽到引導(dǎo)與資料發(fā)放會(huì)議前組織簽到，發(fā)放材料，引導(dǎo)參會(huì)人員就座；重要領(lǐng)導(dǎo)/嘉賓安排專(zhuān)人引導(dǎo)至指定座位。2.2.2會(huì)議記錄與現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)指定專(zhuān)人錄音+手寫(xiě)結(jié)合記錄（含講話要點(diǎn)、討論意見(jiàn)、決議事項(xiàng)）。會(huì)中密切關(guān)注會(huì)場(chǎng)，及時(shí)遞茶水、調(diào)設(shè)備；遇突發(fā)情況（如設(shè)備故障、人員不適），立即啟動(dòng)預(yù)案（如換備用設(shè)備、聯(lián)系醫(yī)護(hù)）。2.2.3突發(fā)情況處置遇會(huì)議時(shí)間調(diào)整、人員變動(dòng)、材料錯(cuò)誤等，第一時(shí)間向主持人/領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，按指示快速調(diào)整（如重印材料、變更議程），確保會(huì)場(chǎng)秩序穩(wěn)定。2.3會(huì)后落實(shí)階段2.3.1紀(jì)要整理與簽發(fā)會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)（重要會(huì)議更短）整理紀(jì)要，包含時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、決議、任務(wù)分工及時(shí)限。紀(jì)要經(jīng)審核后簽發(fā)，分發(fā)至相關(guān)單位。2.3.2任務(wù)分解與督辦根據(jù)決議分解任務(wù)，明確責(zé)任人、時(shí)限，納入督查臺(tái)賬。定期跟蹤進(jìn)度，督促反饋；推進(jìn)困難時(shí)協(xié)調(diào)部門(mén)解決，確保決議落地。2.3.3資料歸檔與總結(jié)收集會(huì)議全過(guò)程資料（通知、回執(zhí)、材料、紀(jì)要、照片），按檔案要求歸檔。總結(jié)會(huì)務(wù)經(jīng)驗(yàn)與不足，為后續(xù)優(yōu)化提供參考。第三章事務(wù)性工作規(guī)范3.1信息調(diào)研工作3.1.1選題與計(jì)劃結(jié)合機(jī)關(guān)中心工作、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注或基層熱點(diǎn)，確定調(diào)研選題。制定計(jì)劃明確目的、對(duì)象、方法（走訪/座談/問(wèn)卷）、時(shí)間、分工，確?？刹僮鳌?.1.2調(diào)研實(shí)施與材料整理深入基層/企業(yè)收集一手資料（數(shù)據(jù)、案例、建議），客觀記錄、去偽存真，提煉核心問(wèn)題與典型案例。3.1.3報(bào)告撰寫(xiě)與報(bào)送撰寫(xiě)調(diào)研報(bào)告（含現(xiàn)狀、問(wèn)題、對(duì)策），對(duì)策需具體可行。報(bào)告經(jīng)審核后呈送領(lǐng)導(dǎo)，必要時(shí)專(zhuān)題匯報(bào)，為決策提供參考。3.2督查督辦工作3.2.1任務(wù)立項(xiàng)與分解對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示、會(huì)議決議、上級(jí)交辦任務(wù)，立項(xiàng)明確內(nèi)容、責(zé)任單位、時(shí)限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，分解至具體責(zé)任人，形成督辦清單。3.2.2跟蹤反饋與協(xié)調(diào)定期跟蹤進(jìn)度，督促反饋；推進(jìn)困難時(shí)協(xié)調(diào)部門(mén)支持，跨部門(mén)任務(wù)明確牽頭單位，推動(dòng)合力落實(shí)。3.2.3結(jié)果評(píng)估與歸檔任務(wù)完成后對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)評(píng)估成效，核實(shí)佐證材料；對(duì)未達(dá)標(biāo)項(xiàng)要求整改。整理立項(xiàng)、跟蹤、驗(yàn)收資料，形成督辦檔案。3.3日常協(xié)調(diào)工作3.3.1內(nèi)部溝通與外部聯(lián)絡(luò)對(duì)內(nèi)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示，協(xié)調(diào)科室銜接；對(duì)外與上級(jí)、兄弟單位、基層聯(lián)絡(luò)，做好工作對(duì)接（報(bào)送材料、接待調(diào)研），維護(hù)工作關(guān)系。3.3.2事項(xiàng)交辦與反饋接到領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)（如文件傳閱、活動(dòng)組織），立即記錄要求、時(shí)限，交辦后第一時(shí)間反饋結(jié)果，做到“事事有回音”。3.4保密工作要求3.4.1文件保管與傳遞涉密文件存密碼柜、專(zhuān)人保管，借閱需審批；傳遞通過(guò)機(jī)要通道，嚴(yán)禁普通快遞、互聯(lián)網(wǎng)傳輸；電子涉密文件加密存儲(chǔ)、定期備份。3.4.2涉密事項(xiàng)處理參與涉密會(huì)議/活動(dòng)時(shí)嚴(yán)守紀(jì)律，不擅自記錄傳播；接觸涉密信息嚴(yán)格保密，泄密隱患/事件立即報(bào)告，配合處置。第四章文書(shū)檔案管理4.1檔案立卷規(guī)范4.1.1分類(lèi)與組卷按年度、文件類(lèi)型、保管期限分類(lèi)，同一主題/項(xiàng)目文件組卷，卷內(nèi)文件按時(shí)間/重要性排序，確保邏輯清晰。4.1.2編目與裝訂編制卷內(nèi)文件目錄（注文號(hào)、標(biāo)題、日期、頁(yè)數(shù)），紙質(zhì)文件去除金屬物，線裝/膠裝；電子檔案建立對(duì)應(yīng)目錄，與紙質(zhì)一一對(duì)應(yīng)。4.2歸檔流程4.2.1定期歸檔與檢查每年年底前整理當(dāng)年文件歸檔，填寫(xiě)登記表。檔案部門(mén)檢查文件齊全、組卷規(guī)范、目錄準(zhǔn)確，不符合要求的退回整改。4.2.2電子檔案管理電子文件與紙質(zhì)同步歸檔，內(nèi)容一致；存儲(chǔ)在專(zhuān)用服務(wù)器/介質(zhì)，定期備份；涉密電子檔案加密、權(quán)限管理，確保安全。4.3查閱與借閱制度4.3.1審批流程內(nèi)部人員查閱需科室負(fù)責(zé)人批，借閱需分管領(lǐng)導(dǎo)批；外部單位需持介紹信+證件，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.3.2借閱登記與歸還登記借閱人、時(shí)間、用途、期限，妥善保管檔案（不涂改、轉(zhuǎn)借、丟失）；到期歸還，續(xù)借重新審批；歸還后檢查完整性，確認(rèn)無(wú)誤歸檔。第五章應(yīng)急與特殊情況處置5.1突發(fā)任務(wù)應(yīng)對(duì)5.1.1任務(wù)接收與評(píng)估接到突發(fā)任務(wù)（如緊急起草、臨時(shí)會(huì)議），立即評(píng)估難度、所需資源（人員、時(shí)間、材料），判斷是否需協(xié)作。5.1.2資源調(diào)配與協(xié)作快速調(diào)配資源（如協(xié)調(diào)科室提供數(shù)據(jù)、文印室加急、增派人員），明確分工，緊盯節(jié)點(diǎn)，確保任務(wù)完成。5.2文書(shū)失誤處理5.2.1失誤識(shí)別與報(bào)告發(fā)現(xiàn)失誤（錯(cuò)發(fā)、文號(hào)重復(fù)、內(nèi)容錯(cuò)誤），立即停止操作，向科室負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，說(shuō)明情況、影響、處置建議。5.2.2補(bǔ)救措施與總結(jié)按領(lǐng)導(dǎo)指示補(bǔ)救（如追回錯(cuò)發(fā)文件、發(fā)布更正）；總結(jié)教訓(xùn)（如審核不嚴(yán)、操作失誤），制定改進(jìn)措施，避免再犯。5.3輿情與信訪應(yīng)對(duì)5.3.1信息收集與研判通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、信訪、基層反饋收集信息，分析性質(zhì)、