點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本高校檔案文件實(shí)行卷改件整理淺見點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本一、以“件”為單位整理的依據(jù)2000年12月6日，國家檔案局發(fā)布《歸檔文件整理規(guī)則》（中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2000）。規(guī)則規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法，適用于各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織。規(guī)則定義歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本二、歸檔文件按“件”整理的意義

歸檔文件按“件”進(jìn)行整理是為適應(yīng)新條件下檔案現(xiàn)代化管理的需要，將“簡化整理、深化檢索、細(xì)化鑒定、優(yōu)化館藏”作為出發(fā)點(diǎn)，是對傳統(tǒng)檔案整理方法的改進(jìn)，提高了檔案工作的效率。其意義主要體現(xiàn)在以下方面：點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本(一)降低了工作難度，減少了工作量

傳統(tǒng)按“卷”整理遵循檔案材料的形成規(guī)律，檔案材料之間保持著緊密聯(lián)系。這些特點(diǎn)對基層的檔案工作人員業(yè)務(wù)水平、工作經(jīng)驗(yàn)要求高。

改為按“件”整理后，在不違背形成規(guī)律和檔案整理原則的前提下，只需對檔案材料分類整理，省去組卷、編制卷內(nèi)目錄等環(huán)節(jié)。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本

（二）便于檔案文件的及時(shí)利用

按“件”進(jìn)行整理可以通過將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行有效對接，將歸檔工作變?yōu)槿粘９ぷ?，將辦完文件直接進(jìn)入檔案整理環(huán)節(jié)，通過檔案館提供利用服務(wù)，使檔案館真正成為學(xué)校的信息資源中心，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本

（三）利于檔案的安全和保密

按“件”整理的檔案取用靈活，在利用過程中只需取出某件檔案，不會(huì)造成其它材料損壞，利于延長檔案壽命。利用者接觸不到申請使用之外的檔案，有效保障檔案信息保密。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本

二、歸檔文件按“件”整理應(yīng)注意的問題

（一）“件”的確定“件”歸檔文件的整理單位。一般以單份文件為一件,必要時(shí)可以組相關(guān)的幾份自然件為一件。（1）文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件,來文與復(fù)文可為一件。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本（二）歸檔文件應(yīng)按件裝訂。

裝訂時(shí)，正本在前，發(fā)文單、定稿在后；辦文單在前，文件在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；復(fù)印件在前，原件在后。文件的裝訂要便于利用和利于保存?？刹捎冕樉€左裝訂、三角袋、不銹鋼訂書釘、塑管熱鉚裝訂。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本（三）分類、排列、編號

歸檔文件可以采用年度——機(jī)構(gòu)（問題）——保管期限分類，一級、二級目錄由檔案館統(tǒng)一設(shè)置，保持穩(wěn)定性、唯一性和連續(xù)性。在歸檔單位日常收集過程中為保障同一問題檔案的連續(xù)性，可以根據(jù)需要設(shè)置三級目錄。歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。件號在分類方案的最低一級類目內(nèi)，從1開始流水編號；數(shù)量較少時(shí)永久和定期用同一流水號。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本（四）歸檔文件應(yīng)逐件編目。

來文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等。項(xiàng)目責(zé)任者：文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者；文號：文件的發(fā)文字號。題名：標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，需自擬標(biāo)題，

外加“[]”；對于標(biāo)題中出現(xiàn)“XXX等人”的文件，在文件名稱的后面列出所有本單位涉及人員名字，外加（）。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本（五）裝盒

將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。整理人：負(fù)責(zé)整