行政機(jī)關(guān)會(huì)議記錄規(guī)范與模板行政機(jī)關(guān)的會(huì)議是凝聚共識(shí)、部署任務(wù)、解決問題的核心載體，會(huì)議記錄則是這些過程的“固態(tài)化”呈現(xiàn)——它既是決策落實(shí)的“路線圖”，也是責(zé)任追溯、合規(guī)審查的“憑證庫”。一套科學(xué)的記錄規(guī)范與實(shí)用模板，能讓會(huì)議成果從“口頭共識(shí)”轉(zhuǎn)化為“行動(dòng)指南”，助力行政工作提質(zhì)增效。一、會(huì)議記錄的核心規(guī)范（一）記錄原則：錨定“真實(shí)、完整、時(shí)效”三角1.真實(shí)性：以“原音重現(xiàn)”為目標(biāo)，如實(shí)記錄發(fā)言者觀點(diǎn)（包括分歧意見）、決策過程，杜絕主觀歸納或刻意刪減。例如，對(duì)“項(xiàng)目預(yù)算調(diào)整”的討論，需明確記錄不同部門的爭(zhēng)議焦點(diǎn)（如“財(cái)務(wù)處認(rèn)為超支風(fēng)險(xiǎn)需嚴(yán)控”“業(yè)務(wù)處強(qiáng)調(diào)進(jìn)度優(yōu)先”），而非簡(jiǎn)化為“就預(yù)算問題交換意見”。2.完整性：覆蓋“全流程、全主體、全細(xì)節(jié)”。全流程指從會(huì)議通知（若需追溯）、開場(chǎng)致辭到?jīng)Q議形成；全主體包含正式參會(huì)者、列席人員的關(guān)鍵發(fā)言；全細(xì)節(jié)需捕捉臨時(shí)動(dòng)議、投票結(jié)果（如“經(jīng)舉手表決，15人同意、2人棄權(quán)，決議通過”）等核心信息。3.時(shí)效性：會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿整理，重要會(huì)議（如黨組會(huì)、常務(wù)會(huì)）需同步提交審核，避免因時(shí)間延誤導(dǎo)致細(xì)節(jié)模糊。（二）內(nèi)容規(guī)范：構(gòu)建“三維記錄框架”1.基礎(chǔ)信息層：精準(zhǔn)錨定會(huì)議“身份”會(huì)議基本要素：時(shí)間（精確到“×年×月×日上午/下午×?xí)r”）、地點(diǎn)（具體會(huì)議室或線上會(huì)議ID）、主持人（姓名+職務(wù)）、記錄人（簽名確認(rèn)）。參會(huì)人員：采用“分層列舉法”——正式成員（按部門/職務(wù)排序，如“辦公室主任張三、政策法規(guī)處李四”）、列席人員（注明身份，如“法律顧問王五（列席）”）、請(qǐng)假人員（簡(jiǎn)要說明事由，如“人事處趙六因出差請(qǐng)假”）。2.議程內(nèi)容層：還原“決策的誕生過程”議題呈現(xiàn)：按會(huì)議議程順序編號(hào)，明確議題來源（如“議題一：關(guān)于××文件的貫徹落實(shí)（辦公室提請(qǐng)）”）。討論紀(jì)實(shí)：采用“發(fā)言人+核心觀點(diǎn)+互動(dòng)邏輯”結(jié)構(gòu)。例如：發(fā)言人（局長(zhǎng)李明）：“針對(duì)基層反映的審批時(shí)限問題，建議將承諾時(shí)限壓縮3個(gè)工作日，但需評(píng)估窗口人力是否匹配?！卑l(fā)言人（審批處王芳）：“人力方面現(xiàn)有儲(chǔ)備可支撐，但需協(xié)調(diào)技術(shù)科優(yōu)化系統(tǒng)流程，預(yù)計(jì)需2周調(diào)試?！被?dòng)結(jié)論：“李明局長(zhǎng)要求：審批處牽頭，聯(lián)合技術(shù)科10日內(nèi)拿出系統(tǒng)優(yōu)化方案，報(bào)局務(wù)會(huì)審議?！睕Q議事項(xiàng)：用“條目化+責(zé)任化”表述，明確“誰（責(zé)任主體）+做什么（任務(wù)）+何時(shí)完成（時(shí)限）+交付物（成果形式）”。例如：“1.政策法規(guī)處牽頭，于×月×日前完成《××管理辦法》修訂草案，提交法律顧問審核；2.辦公室同步啟動(dòng)修訂后的宣傳方案編制，確保辦法實(shí)施時(shí)配套培訓(xùn)到位?！?.特殊場(chǎng)景層：捕捉“非常規(guī)信息”異議記錄：對(duì)未形成共識(shí)的觀點(diǎn)，需標(biāo)注“部分參會(huì)人員提出不同意見”并簡(jiǎn)要說明（如“財(cái)務(wù)處認(rèn)為預(yù)算追加需第三方審計(jì)，此意見暫未納入本次決議，將另行研究”）。臨時(shí)動(dòng)議：記錄動(dòng)議提出者、內(nèi)容及處理結(jié)果（如“李四提議增列‘干部輪崗交流’議題，經(jīng)舉手表決，多數(shù)同意列入下次會(huì)議議程”）。（三）格式與載體規(guī)范：兼顧“規(guī)范感”與“實(shí)用性”1.排版要求：采用“標(biāo)題層級(jí)+縮進(jìn)+編號(hào)”體系。一級(jí)標(biāo)題（如“一、會(huì)議基本信息”）黑體三號(hào)，二級(jí)標(biāo)題（如“（一）參會(huì)人員”）楷體四號(hào)，正文宋體小四，行間距1.5倍。議題、決議等核心板塊可加淺灰色底紋突出。2.電子記錄管理：優(yōu)先使用加密協(xié)同文檔（如政務(wù)云平臺(tái)文檔工具），設(shè)置“記錄人可編輯、審核人可批注、歸檔后只讀”權(quán)限。每次修改需保留版本痕跡，避免“無痕覆蓋”導(dǎo)致責(zé)任不清。3.紙質(zhì)記錄要求：使用機(jī)關(guān)專用會(huì)議記錄本，書寫用黑色中性筆，修改處需記錄人簽名并注明時(shí)間（如“2024.09.10張三修改”），禁止使用涂改液或大面積涂黑。（四）審核與歸檔：筑牢“質(zhì)量防線”1.三級(jí)審核機(jī)制自查：記錄人對(duì)照“完整性清單”（如“是否遺漏議題？決議是否明確責(zé)任主體？”）逐項(xiàng)核查。初審：部門負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核“決策合規(guī)性”（如“人事議題是否符合編制規(guī)定？資金使用是否匹配預(yù)算？”）。終審：會(huì)議主持人或指定領(lǐng)導(dǎo)審定，確認(rèn)“決議可執(zhí)行性”（如“任務(wù)時(shí)限是否合理？責(zé)任分工是否清晰？”），簽字后生效。2.歸檔管理分類：按會(huì)議類型（黨組會(huì)、局務(wù)會(huì)、專題會(huì)）、年度建立電子+紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案需加蓋騎縫章。保管期限：黨組會(huì)、常務(wù)會(huì)記錄長(zhǎng)期保存（≥30年），專題會(huì)記錄保存10年，一般性工作會(huì)議記錄保存5年（具體以機(jī)關(guān)檔案管理辦法為準(zhǔn)）。查閱權(quán)限：內(nèi)部查閱需填寫《會(huì)議記錄借閱單》，注明用途；外部單位（如審計(jì)、紀(jì)檢）查閱需持正式公函并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。二、實(shí)用模板示例（以“局務(wù)會(huì)”為例）××局××年第×次局務(wù)會(huì)議記錄一、會(huì)議基本信息時(shí)間：×年×月×日上午9:00—11:30地點(diǎn)：機(jī)關(guān)三樓第一會(huì)議室主持人：局長(zhǎng)張明記錄人：辦公室李華參會(huì)人員：副局長(zhǎng)王剛、趙梅；辦公室、財(cái)務(wù)處、業(yè)務(wù)一處、業(yè)務(wù)二處負(fù)責(zé)人（共8人）列席人員：法律顧問陳靜請(qǐng)假人員：業(yè)務(wù)三處劉強(qiáng)（赴基層調(diào)研）二、會(huì)議議程及內(nèi)容（一）議題一：研究××項(xiàng)目年度預(yù)算調(diào)整事宜（財(cái)務(wù)處提請(qǐng)）1.提請(qǐng)背景：財(cái)務(wù)處匯報(bào)項(xiàng)目當(dāng)前支出進(jìn)度（已完成年度預(yù)算的65%），因新增2個(gè)試點(diǎn)任務(wù)，申請(qǐng)追加預(yù)算××萬元。2.討論要點(diǎn)：王剛副局長(zhǎng)：“需核實(shí)試點(diǎn)任務(wù)的必要性，是否符合上級(jí)政策要求？”業(yè)務(wù)一處：“試點(diǎn)任務(wù)是落實(shí)省廳‘?dāng)U面提質(zhì)’要求，前期已獲口頭認(rèn)可，建議支持?！必?cái)務(wù)處補(bǔ)充：“追加預(yù)算可從預(yù)備費(fèi)中調(diào)劑，不影響其他項(xiàng)目?！?.決議：原則同意追加預(yù)算××萬元，由財(cái)務(wù)處2日內(nèi)完成預(yù)算調(diào)劑方案，報(bào)分管局長(zhǎng)審批；業(yè)務(wù)一處同步提交試點(diǎn)任務(wù)詳細(xì)實(shí)施方案，確保資金使用合規(guī)。（二）議題二：審議《××管理辦法（修訂稿）》（政策法規(guī)處提請(qǐng)）1.修訂重點(diǎn)：政策法規(guī)處說明修訂聚焦“簡(jiǎn)化審批流程、強(qiáng)化事中事后監(jiān)管”兩大方向，新增“信用分級(jí)管理”條款。2.討論要點(diǎn)：趙梅副局長(zhǎng)：“‘信用分級(jí)’的評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)需更細(xì)化，避免自由裁量權(quán)過大?！狈深檰栮愳o：“建議參考《優(yōu)化營商環(huán)境條例》，明確分級(jí)后的監(jiān)管措施邊界?！?.決議：政策法規(guī)處根據(jù)討論意見，5日內(nèi)修改《辦法》，重點(diǎn)完善信用分級(jí)條款；辦公室協(xié)調(diào)司法局，下周組織合法性審查。三、其他事項(xiàng)臨時(shí)動(dòng)議：王剛副局長(zhǎng)提議“研究干部輪崗交流方案”，經(jīng)表決，全體同意列入下次會(huì)議議題。下次會(huì)議時(shí)間：×年×月×日上午9:00備注：本次會(huì)議決議事項(xiàng)由辦公室納入“重點(diǎn)工作臺(tái)賬”，每周跟蹤進(jìn)度并向局長(zhǎng)匯報(bào)。三、實(shí)操注意事項(xiàng)（一）記錄人的“能力雙維”速記能力：熟練使用符號(hào)（如“↑”代表“提升”“↓”代表“降低”）、縮寫（如“局”代“××局”），復(fù)雜議題可借助錄音筆（需提前聲明）輔助整理，但核心內(nèi)容需人工校驗(yàn)。政策素養(yǎng)：熟悉機(jī)關(guān)常用術(shù)語（如“三重一大”“放管服”）、議事規(guī)則（如黨組會(huì)“一把手末位表態(tài)”），確保記錄符合行政規(guī)范。（二）細(xì)節(jié)把控時(shí)間精度：會(huì)議開始/結(jié)束時(shí)間精確到分鐘，決議時(shí)限避免“盡快”“近期”等模糊表述，需明確到“×月×日前”或“×個(gè)工作日內(nèi)”。術(shù)語準(zhǔn)確：對(duì)專業(yè)概念（如“權(quán)責(zé)清單”“負(fù)面清單”）嚴(yán)格沿用官方表述，若有新提法需標(biāo)注定義（如“‘智慧政務(wù)’指依托大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)的智能化審批服務(wù)”）。（三）數(shù)字化升級(jí)工具賦能：采用“會(huì)議管理系統(tǒng)+協(xié)同文檔”組合，會(huì)前自動(dòng)生成參會(huì)名單、議程模板；會(huì)中實(shí)時(shí)同步討論內(nèi)容，支持多人在線批注；會(huì)后一鍵導(dǎo)出帶水印的正式記錄。安全防護(hù)：電子記錄需定期