印章管理制度一、引言為規(guī)范公司印章的使用與管理，確保印章的合法性、安全性和有效性，維護(hù)公司權(quán)益，特制定本《印章管理制度》。本制度旨在明確印章的種類、申請審批、制作保管、使用權(quán)限、監(jiān)督檢查、遺失作廢處理、違規(guī)責(zé)任及定期審計評估等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管理要求，以促進(jìn)公司印章管理的規(guī)范化、制度化和信息化。二、印章種類與用途1.公章：用于公司正式文件、合同、協(xié)議、報表等需公司承擔(dān)法律責(zé)任的對外文件上。2.財務(wù)專用章：專用于公司財務(wù)憑證、票據(jù)、銀行結(jié)算等業(yè)務(wù)，具有財務(wù)專用性質(zhì)。3.法人代表章：代表公司法定代表人簽署文件、合同等，具有法律效應(yīng)。4.部門章：公司內(nèi)部各部門使用的印章，用于內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)、通知等，不具備對外法律效力。5.其他專用章：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)設(shè)立的其他專用印章。三、申請與審批流程1.申請：由需求部門或個人填寫《印章申請單》，明確印章種類、用途、使用范圍等信息。2.審批：申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報請公司總經(jīng)理或指定負(fù)責(zé)人審批。涉及重要事項或特殊印章的，需經(jīng)董事會或股東會批準(zhǔn)。3.備案：審批通過后，將申請單及審批結(jié)果報人力資源部或行政管理部門備案，以便統(tǒng)一管理。四、制作與保管規(guī)定1.制作：印章由公司指定的合法刻制單位制作，確保印章內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，符合國家規(guī)定。2.保管：印章應(yīng)存放在安全、防火、防潮的保險柜或?qū)Ｓ霉裰校蓪Ｈ素?fù)責(zé)管理。保管人員需定期更換密碼或鎖具，確保印章安全。3.交接：印章保管人員因故離職或調(diào)動時，需辦理印章交接手續(xù)，確保印章安全無損。五、使用權(quán)限與記錄1.使用權(quán)限：明確各印章的使用權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)人員不得擅自使用印章。使用印章需履行登記手續(xù)，注明使用人、用途、時間等信息。2.記錄：建立印章使用登記簿，詳細(xì)記錄每次使用印章的情況，包括但不限于文件名稱、用印時間、用印人、審批人等。六、監(jiān)督與檢查機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司管理層應(yīng)定期對印章管理情況進(jìn)行檢查，確保印章管理制度得到有效執(zhí)行。2.外部審計：必要時，可聘請外部審計機(jī)構(gòu)對印章管理進(jìn)行專項審計，以確保公司印章管理的合規(guī)性和有效性。七、遺失與作廢處理1.遺失處理：發(fā)現(xiàn)印章遺失，應(yīng)立即向公安機(jī)關(guān)報案，并書面報告公司管理層。同時，在公司內(nèi)部公告遺失信息，避免不法分子利用。2.作廢處理：對不再使用的印章，應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行作廢處理，包括銷毀或封存。作廢處理需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。八、違規(guī)責(zé)任與處罰1.責(zé)任追究：對違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.處罰措施：包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。九、定期審計與評估1.定期審計：公司應(yīng)定期對印章管理進(jìn)行審計，評估管理效果，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.評估反饋：審計結(jié)果應(yīng)向公司管理層報告，并作為改進(jìn)印章管理工作的依據(jù)。同時，將審計結(jié)果向全體員工公示，接受監(jiān)督