PAGE配件訂購規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為了加強公司配件訂購管理，規(guī)范訂購流程，確保配件質(zhì)量，降低采購成本，提高公司運營效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及配件訂購的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：配件訂購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準。2.準確性原則：確保訂購配件的規(guī)格、型號、數(shù)量等信息準確無誤。3.及時性原則：根據(jù)生產(chǎn)、維修等需求及時訂購配件，避免因配件短缺影響工作進度。4.經(jīng)濟性原則：在保證配件質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，實現(xiàn)性價比最優(yōu)。5.責(zé)任性原則：明確各部門和人員在配件訂購過程中的職責(zé)，確保責(zé)任落實到人。二、訂購流程（一）需求提出1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃和設(shè)備運行狀況，提前預(yù)測所需配件，填寫《配件需求申請表》，詳細注明配件名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息，并提交給設(shè)備管理部門。2.維修部門在設(shè)備出現(xiàn)故障需要更換配件時，填寫《配件需求申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審核后提交給設(shè)備管理部門。3.其他部門因工作需要申請配件時，同樣填寫《配件需求申請表》，按規(guī)定流程審批后提交給設(shè)備管理部門。（二）需求審核1.設(shè)備管理部門收到《配件需求申請表》后，安排專人進行審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、配件的庫存情況等。2.如發(fā)現(xiàn)需求不合理或庫存有可滿足的配件，設(shè)備管理部門應(yīng)與申請部門溝通協(xié)調(diào)，提出調(diào)整建議。3.對于緊急需求的配件，設(shè)備管理部門應(yīng)優(yōu)先處理審核流程，確保盡快滿足需求。（三）供應(yīng)商選擇1.經(jīng)審核通過的配件需求，設(shè)備管理部門應(yīng)根據(jù)配件的性質(zhì)、采購金額等因素，選擇合適的供應(yīng)商。2.建立供應(yīng)商評估體系，定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進行評估。3.優(yōu)先選擇評估結(jié)果良好、信譽度高、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商。對于重要配件，應(yīng)選擇多家供應(yīng)商進行比較和備用。（四）訂購審批1.根據(jù)配件采購金額大小，按照公司的審批權(quán)限進行訂購審批。2.一般配件的訂購由設(shè)備管理部門負責(zé)人審批；金額較大的配件訂購需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大金額的配件訂購則需經(jīng)過公司總經(jīng)理審批。3.審批通過后，設(shè)備管理部門方可下達訂購指令。（五）合同簽訂1.與供應(yīng)商確定訂購意向后，設(shè)備管理部門應(yīng)及時簽訂采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確配件的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。2.合同簽訂過程中，應(yīng)嚴格審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和準確性。3.合同簽訂后，應(yīng)妥善保管合同原件，并及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便跟蹤合同執(zhí)行情況。（六）訂單跟蹤1.設(shè)備管理部門負責(zé)對配件訂購訂單進行跟蹤，及時了解訂單執(zhí)行進度。2.定期與供應(yīng)商溝通，掌握配件的生產(chǎn)、發(fā)貨等情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決。3.對于因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t的情況，應(yīng)要求供應(yīng)商說明原因并給出預(yù)計交貨時間，同時評估對公司工作的影響，采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。（七）到貨驗收1.配件到貨前，設(shè)備管理部門應(yīng)通知相關(guān)部門準備驗收工作。2.驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標準，對到貨配件的規(guī)格型號、數(shù)量、外觀質(zhì)量等進行仔細檢查。3.對于重要配件或技術(shù)要求較高的配件，可邀請專業(yè)技術(shù)人員參與驗收。驗收合格后，填寫《配件驗收單》。4.如發(fā)現(xiàn)配件存在質(zhì)量問題或與合同不符的情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。（八）入庫管理1.驗收合格的配件由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，按照規(guī)定的存儲方式進行存放。2.倉庫應(yīng)建立健全配件庫存管理制度，定期盤點庫存，確保賬實相符。3.對于庫存配件，應(yīng)做好防潮、防銹、防火等保管工作，防止配件損壞或變質(zhì)。（九）付款結(jié)算1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和《配件驗收單》等相關(guān)憑證，審核無誤后辦理付款手續(xù)。2.按照合同約定的付款方式和時間進行付款，確保付款的及時性和準確性。3.付款過程中，應(yīng)嚴格遵守公司的財務(wù)管理制度，確保資金安全。三、配件質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標準制定1.根據(jù)國家相關(guān)標準和公司實際需求，制定配件質(zhì)量標準。質(zhì)量標準應(yīng)明確配件的各項技術(shù)參數(shù)、性能指標、外觀要求等。2.對于定制配件，應(yīng)在訂購合同中明確質(zhì)量標準和驗收方法。（二）供應(yīng)商質(zhì)量管理1.要求供應(yīng)商提供配件的質(zhì)量證明文件，如產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗報告等。2.定期對供應(yīng)商進行質(zhì)量監(jiān)督檢查，可采取實地考察、抽檢產(chǎn)品等方式。3.對于質(zhì)量問題較多的供應(yīng)商，應(yīng)責(zé)令其限期整改，整改后仍不符合要求的，應(yīng)取消其供應(yīng)資格。（三）驗收環(huán)節(jié)質(zhì)量把控1.驗收人員應(yīng)嚴格按照質(zhì)量標準進行驗收，確保驗收工作的準確性和公正性。2.對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，應(yīng)詳細記錄，并及時反饋給供應(yīng)商和相關(guān)部門。（四）質(zhì)量問題處理1.如發(fā)現(xiàn)配件存在質(zhì)量問題，設(shè)備管理部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取換貨、退貨、補貨等措施解決問題。2.對于因質(zhì)量問題給公司造成損失的，應(yīng)按照合同約定要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.對質(zhì)量問題進行分析總結(jié)，采取措施防止類似問題再次發(fā)生。四、庫存管理（一）庫存規(guī)劃1.根據(jù)公司生產(chǎn)、維修等需求預(yù)測，結(jié)合配件的采購周期、供應(yīng)穩(wěn)定性等因素，制定合理的配件庫存規(guī)劃。2.確定各類配件的安全庫存、最高庫存和最低庫存水平，避免庫存積壓或缺貨。（二）庫存盤點1.定期對配件庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為季度或年度盤點。2.盤點過程中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧等情況，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定進行處理。3.根據(jù)盤點結(jié)果，對庫存管理情況進行分析評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，采取措施改進庫存管理工作。（三）庫存預(yù)警1.建立庫存預(yù)警機制，當(dāng)庫存水平接近最低庫存或超過最高庫存時，及時發(fā)出預(yù)警信息。2.設(shè)備管理部門根據(jù)預(yù)警信息，及時安排配件訂購或調(diào)整庫存使用計劃。（四）庫存報廢處理1.對于因損壞、過期、淘汰等原因無法使用的配件，由倉庫管理人員填寫《配件報廢申請表》，經(jīng)相關(guān)部門審核批準后進行報廢處理。2.報廢配件應(yīng)按照規(guī)定的程序進行處置，可采取變賣、回收等方式，確保資產(chǎn)的合理利用。五、責(zé)任與考核（一）部門職責(zé)1.設(shè)備管理部門負責(zé)配件訂購流程的統(tǒng)籌管理，包括需求審核、供應(yīng)商選擇、訂單跟蹤等工作。建立和維護配件庫存管理系統(tǒng)，定期分析庫存情況，提出庫存優(yōu)化建議。協(xié)調(diào)解決配件訂購和使用過程中的問題，與各部門保持密切溝通。2.采購部門根據(jù)設(shè)備管理部門下達的訂購指令，負責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。協(xié)助設(shè)備管理部門進行供應(yīng)商評估和管理，收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。負責(zé)采購資金的申請和支付手續(xù)辦理，確保采購資金的合理使用。3.倉庫管理部門負責(zé)配件的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作，確保配件的安全和完好。嚴格執(zhí)行配件出入庫管理制度，做好庫存記錄和盤點工作，保證賬實相符。對庫存配件進行定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理配件損壞、變質(zhì)等問題。4.使用部門準確提出配件需求，填寫《配件需求申請表》，并對需求的合理性負責(zé)。參與配件到貨驗收工作，對驗收結(jié)果進行確認。合理使用庫存配件，避免浪費和不合理損耗。（二）人員職責(zé)1.需求提出人員：負責(zé)準確填寫《配件需求申請表》，提供真實、準確的配件需求信息。2.審核人員：對配件需求進行認真審核，確保需求的合理性和必要性，對審核結(jié)果負責(zé)。3.供應(yīng)商選擇人員：按照規(guī)定選擇合適的供應(yīng)商，對供應(yīng)商的選擇和管理工作負責(zé)。4.訂購審批人員：根據(jù)審批權(quán)限對配件訂購進行審批，確保訂購行為符合公司規(guī)定。5.合同簽訂人員：負責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同，審核合同條款，確保合同的合法性和有效性。6.訂單跟蹤人員：及時跟蹤配件訂購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行過程中的問題。7.驗收人員：嚴格按照質(zhì)量標準進行配件驗收工作，確保驗收結(jié)果準確無誤。8.倉庫管理人員：做好配件的入庫、保管、發(fā)放等工作，對庫存管理負責(zé)。（三）考核辦法1.建立配件訂購管理考核指標體系，對各部門和人員的工作績效進行考核?？己酥笜税ㄓ嗁徏皶r性、配件質(zhì)量、采購成本、庫存管理等方面。2.定期對考核結(jié)果進行通報，對工作表